Was sind Fahrtkosten? Dies sind die Kosten, die für die Fahrt zur Wirkungsstätte entstehen. Berücksichtigt werden dabei auch betriebliche Fahrten oder Geschäftsreisen – sowohl mit dem eigenen Fahrzeug als auch mit einem Firmenwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln.
Die durch Fahrten zum Arbeitsort entstehenden Kosten werden unterschiedlich vergolten.
Grundsätzlich werden die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei aktiven Arbeitnehmer:innen durch den Verkehrsabsetzbetrag in Höhe von 400 Euro (bzw. 690 Euro bei einem Einkommen bis zu 12.200 Euro) abgegolten. Dieser Betrag steht Dir unabhängig von den tatsächlichen Kosten zu und ist in den Lohnsteuertabellen bereits berücksichtigt, da er die Lohnsteuer vermindert.
Darüber hinaus kannst Du Werbungskosten in Form der Pendlerpauschale geltend machen. Diese gilt nur die Anzahl der tatsächlichen Pendlertage: Ein ausschließlicher Homeoffice-Tag ist nicht als Pendlertag zu werten. Auch bei Nutzung eines Dienstwagens oder eines Jobtickets entfällt die Pauschale.
Wenn Dein Arbeitsweg eine Entfernung von mindestens 20 Kilometern umfasst, die Du mit einem Privatfahrzeug zurücklegst, gelten folgende Regelungen:
Wenn bei einer Entfernung von mindestens 2 Kilometern die Nutzung eines Massenbeförderungsmittels mindestens für die halbe Wegstrecke nicht zumutbar oder nicht möglich ist, gilt:
Die Pendlerpauschale reduziert die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer. Sie darf vom Arbeitgeber nur berücksichtigt werden, wenn Du einen unterschriebenen Ausdruck der persönlichen Pendlerrechnerabfrage vorlegst. Dieser gilt als amtlicher Vordruck und ist zum Lohnkonto zu nehmen.
Alle Dienstnehmer:innen, denen die Pendlerpauschale zusteht, haben seit 1.1.2013 außerdem Anspruch auf den Pendlereuro.
Der Pendlereuro reduziert als sogenannter “Absetzbetrag” die Lohnsteuer selbst und wird durch den Arbeitgeber in der laufenden Lohnabrechnung berücksichtigt. Pro Jahr sind dabei pro Kilometer Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zwei Euro anzusetzen. So werden für eine Distanz von bspw. 35 Kilometern jährlich 70 Euro abgezogen.
Wenn Dir als Arbeitnehmer:in für Dienstfahrten oder Dienstreisen Fahrtkosten erwachsen, musst Dein Arbeitgeber Dir in der Regel die Ausgaben ersetzen. Dabei werden die tatsächlichen Ausgaben laut Beleg (z.B. für Taxi, Bahn, Flug) oder – bei Nutzung Deines eigenen Fahrzeugs – die amtlichen Kilometergelder für maximal 30.000 km steuerfrei ausbezahlt.
Voraussetzung für die steuerfreie Erstattung ist die genaue fortlaufende Führung eines Fahrtenbuches oder eines gleichwertigen Nachweises (z.B. Reisekosten). Das genutzte Fahrzeug muss dabei nicht auf Dich selbst zugelassen sein. Es muss sich aber um ein Fahrzeug handeln, für dessen Betrieb Du als Nutzer:in selbst aufkommst.
Die Höhe des Kilometergeldes hängt dabei von der Art des Fahrzeugs ab, mit dem Du gefahren bist:
Mit diesem Kilometergeld werden alle Aufwendungen abgegolten, z.B.:
Hier kommt es darauf an, welche Fahrten betrachtet werden:
Diese regelmäßigen Fahrten gelten als “privat”, sodass sie durch den Verkehrsabsetzbetrag und allenfalls durch die Pendlerpauschale und den Pendlereuro abgegolten werden. Falls Dein Arbeitgeber hier Fahrtkostenersatz zahlt, musst Du diesen Betrag versteuern.
Eine Dienstreise liegt laut Gesetz dann vor, wenn Du Deinen regulären Dienstort vorübergehend verlässt, um einen betrieblichen Auftrag auszuführen. Hier bekommst Du den Fahrtkostenersatz zeitlich unbegrenzt und steuerfrei ausgezahlt.
Wenn Du immer von zu Hause aus arbeitest und Dir beim arbeitgebenden Unternehmen kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, gelten Fahrten zwischen Deiner Wohnung und dem Firmensitz als Dienstreise. Der Kostenersatz ist also steuerfrei.
Wenn Du auf Dauer versetzt wirst, gelten die Fahrten zum Arbeitsplatz als reguläre Fahrten zum Dienstort, also als Privatfahrten. Hier muss der Fahrtkostenersatz versteuert werden.
Wirst Du jedoch nur befristet an einen neuen Dienstort versetzt,
Wenn Du hier Dein privates Fahrzeug nutzt, gelten die Fahrten zwischen Deiner Wohnung und dem Haupteinsatzort als privat. Die Fahrten zwischen den verschiedenen Arbeitsstätten sind als Dienstreisen zu betrachten und das zugehörige Kilometergeld bleibt steuerfrei.
Wenn Du die verschiedenen Dienstorte nicht vom Haupteinsatzort, sondern von zu Hause aus ansteuerst, ist das Kilometergeld nur für die Strecke frei, welche die Länge des “üblichen Weges” zwischen Wohnung und Haupteinsatzort übersteigt.
Fahrten zu einer Baustelle oder einem Einsatzort für Montage oder Dienstleistungen, gelten nie als Privatfahrten: Hier bekommst Du Fahrtkostenvergütungen (Kostenersatz für öffentliche Verkehrsmittel oder amtliches Kilometergeld) zeitlich unbegrenzt und steuerfrei ausgezahlt bzw. kannst sie als Pendlerpauschale berücksichtigen.
Achtung: Werden sowohl die Pendlerpauschale als auch Fahrtkostenersatz in Anspruch genommen, sind letztere bis zur Höhe der Pendlerpauschale steuerpflichtig.
Wenn Du im Rahmen einer Dienstreise weiter als 120 Kilometer von Deiner Wohnung entfernt arbeitest, kann Dir die tägliche Rückreise nicht zugemutet werden. Fahrtkostenvergütung und Kilometergelder werden hier höchstens einmal wöchentlich steuerfrei ausbezahlt. Voraussetzung ist, dass Du die Fahrt tatsächlich antrittst und dies Deinem Arbeitgeber nachweist.
Allerdings gibt es auch hier eine Ausnahme: Wenn Du aufgrund einer Durchzahlregelung für arbeitsfreie Tage ebenfalls Tagegeld erhältst, sind die Fahrtkostenvergütungen generell steuerpflichtig.
Die meisten Unternehmen stellen vor allem für Dienstreisen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung zur Verfügung. Dieses sollte folgende Angaben enthalten:
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