Fahrtkosten

Was sind Fahrtkosten? Dies sind die Kosten, die für die Fahrt zur Wirkungsstätte entstehen. Berücksichtigt werden dabei auch betriebliche Fahrten oder Geschäftsreisen – sowohl mit dem eigenen Fahrzeug als auch mit einem Firmenwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln.

Welche Fahrtkosten werden ersetzt?

Die durch Fahrten zum Arbeitsort entstehenden Kosten werden unterschiedlich vergolten.

Verkehrsabsetzbetrag

Grundsätzlich werden die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei aktiven Arbeitnehmer:innen durch den Verkehrsabsetzbetrag in Höhe von 400 Euro (bzw. 690 Euro bei einem Einkommen bis zu 12.200 Euro) abgegolten. Dieser Betrag steht Dir unabhängig von den tatsächlichen Kosten zu und ist in den Lohnsteuertabellen bereits berücksichtigt, da er die Lohnsteuer vermindert.

Pendlerpauschale

Darüber hinaus kannst Du Werbungskosten in Form der Pendlerpauschale geltend machen. Diese gilt nur die Anzahl der tatsächlichen Pendlertage: Ein ausschließlicher Homeoffice-Tag ist nicht als Pendlertag zu werten. Auch bei Nutzung eines Dienstwagens oder eines Jobtickets entfällt die Pauschale.

Kleine Pendlerpauschale

Wenn Dein Arbeitsweg eine Entfernung von mindestens 20 Kilometern umfasst, die Du mit einem Privatfahrzeug zurücklegst, gelten folgende Regelungen:

• ab 20 Kilometer Entfernung: 696 Euro/jährlich bzw. 58 Euro/monatlich
• ab 40 Kilometern: 1.356 Euro/ jährlich bzw. 113 Euro/monatlich
• ab 60 Kilometern: 2.016 Euro/jährlich bzw. 168 Euro/monatlich

Große Pendlerpauschale

Wenn bei einer Entfernung von mindestens 2 Kilometern die Nutzung eines Massenbeförderungsmittels mindestens für die halbe Wegstrecke nicht zumutbar oder nicht möglich ist, gilt: 

• ab 2 Kilometer Entfernung: 372 Euro/jährlich bzw. 31 Euro/monatlich
• ab 20 Kilometern: 1.476 Euro/ jährlich bzw. 123 Euro/monatlich
• ab 40 Kilometern: 2.568 Euro/jährlich bzw. 214 Euro/monatlich
• ab 60 Kilometern: 3.672 Euro/jährlich bzw. 306 Euro/monatlich

Die Pendlerpauschale reduziert die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer. Sie darf vom Arbeitgeber nur berücksichtigt werden, wenn Du einen unterschriebenen Ausdruck der persönlichen Pendlerrechnerabfrage vorlegst. Dieser gilt als amtlicher Vordruck und ist zum Lohnkonto zu nehmen.  

Alle Dienstnehmer:innen, denen die Pendlerpauschale zusteht, haben seit 1.1.2013 außerdem Anspruch auf den Pendlereuro. 

Pendlereuro

Der Pendlereuro reduziert als sogenannter “Absetzbetrag” die Lohnsteuer selbst und wird durch den Arbeitgeber in der laufenden Lohnabrechnung berücksichtigt. Pro Jahr sind dabei pro Kilometer Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zwei Euro anzusetzen. So werden für eine Distanz von bspw. 35 Kilometern jährlich 70 Euro abgezogen. 

Kilometergeld

Wenn Dir als Arbeitnehmer:in für Dienstfahrten oder Dienstreisen Fahrtkosten erwachsen, musst Dein Arbeitgeber Dir in der Regel die Ausgaben ersetzen. Dabei werden die tatsächlichen Ausgaben laut Beleg (z.B. für Taxi, Bahn, Flug) oder – bei Nutzung Deines eigenen Fahrzeugs – die amtlichen Kilometergelder für maximal 30.000 km steuerfrei ausbezahlt.  

Voraussetzung für die steuerfreie Erstattung ist die genaue fortlaufende Führung eines Fahrtenbuches oder eines gleichwertigen Nachweises (z.B. Reisekosten). Das genutzte Fahrzeug muss dabei nicht auf Dich selbst zugelassen sein. Es muss sich aber um ein Fahrzeug handeln, für dessen Betrieb Du als Nutzer:in selbst aufkommst.

Die Höhe des Kilometergeldes hängt dabei von der Art des Fahrzeugs ab, mit dem Du gefahren bist:

• PKW: 42 Cent pro Kilometer
• Für jede weitere Person, die notwendigerweise im PKW befördert wurde: 5 Cent pro Kilometer
• Motorrad: 24 Cent pro Kilometer
• Fahrrad und E-Bike (bis 1.500 Kilometer): 38 Cent pro Kilometer.

Mit diesem Kilometergeld werden alle Aufwendungen abgegolten, z.B.: 

• Absetzung für Abnutzung (anteilige Anschaffungskosten)
• Treibstoff und Öl
• Servicekosten und Reparaturkosten aufgrund des laufenden Betriebes
• Notwendige Zusatzausrüstung (Winterreifen, Autoradio usw.)
• Steuern und Gebühren
• Versicherungen (Vollkasko-, Insassenunfall und Rechtsschutz)
• Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs
• Finanzierungskosten
• Parkgebühren und Maut
• Autobahnvignetten

Welche Regelungen zur Fahrtkostenvergütung gelten? 

Hier kommt es darauf an, welche Fahrten betrachtet werden:

Fahrten zwischen Wohnort und Dienstort

Diese regelmäßigen Fahrten gelten als “privat”, sodass sie durch den Verkehrsabsetzbetrag und allenfalls durch die Pendlerpauschale und den Pendlereuro abgegolten werden. Falls Dein Arbeitgeber hier Fahrtkostenersatz zahlt, musst Du diesen Betrag versteuern.

Dienstreise

Eine Dienstreise liegt laut Gesetz dann vor, wenn Du Deinen regulären Dienstort vorübergehend verlässt, um einen betrieblichen Auftrag auszuführen. Hier bekommst Du den Fahrtkostenersatz zeitlich unbegrenzt und steuerfrei ausgezahlt.

Fahrten bei vertraglich vereinbartem Homeoffice

Wenn Du immer von zu Hause aus arbeitest und Dir beim arbeitgebenden Unternehmen kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, gelten Fahrten zwischen Deiner Wohnung und dem Firmensitz als Dienstreise. Der Kostenersatz ist also steuerfrei.

Fahrten aufgrund von Versetzungen

Wenn Du auf Dauer versetzt wirst, gelten die Fahrten zum Arbeitsplatz als reguläre Fahrten zum Dienstort, also als Privatfahrten. Hier muss der Fahrtkostenersatz versteuert werden.

Wirst Du jedoch nur befristet an einen neuen Dienstort versetzt, 

• bekommst Du im 1. Monat, in dem mehr als die Hälfte Deiner Fahrten den neuen Dienstort angesteuert haben, steuerfreien Fahrtkostenersatz
• gelten alle Fahrten zum neuen Dienstort ab dem 2. Monat als reguläre Fahrten, die mit dem Verkehrsabsetzbetrag und der Pendlerpauschale abgegolten sind. Ein Fahrtkostenersatz durch den Arbeitergeber ist hier steuerpflichtig. 

Fahrten bei mehreren Dienstorten

Wenn Du hier Dein privates Fahrzeug nutzt, gelten die Fahrten zwischen Deiner Wohnung und dem Haupteinsatzort als privat. Die Fahrten zwischen den verschiedenen Arbeitsstätten sind als Dienstreisen zu betrachten und das zugehörige Kilometergeld bleibt steuerfrei.

Wenn Du die verschiedenen Dienstorte nicht vom Haupteinsatzort, sondern von zu Hause aus ansteuerst, ist das Kilometergeld nur für die Strecke frei, welche die Länge des “üblichen Weges” zwischen Wohnung und Haupteinsatzort übersteigt.

Fahrten zwischen Wohnort und Baustelle

Fahrten zu einer Baustelle oder einem Einsatzort für Montage oder Dienstleistungen, gelten nie als Privatfahrten: Hier bekommst Du Fahrtkostenvergütungen (Kostenersatz für öffentliche Verkehrsmittel oder amtliches Kilometergeld) zeitlich unbegrenzt und steuerfrei ausgezahlt bzw. kannst sie als Pendlerpauschale berücksichtigen.

Achtung: Werden sowohl die Pendlerpauschale als auch Fahrtkostenersatz in Anspruch genommen, sind letztere bis zur Höhe der Pendlerpauschale steuerpflichtig.

Familienheimfahrten

Wenn Du im Rahmen einer Dienstreise weiter als 120 Kilometer von Deiner Wohnung entfernt arbeitest, kann Dir die tägliche Rückreise nicht zugemutet werden. Fahrtkostenvergütung und Kilometergelder werden hier höchstens einmal wöchentlich steuerfrei ausbezahlt. Voraussetzung ist, dass Du die Fahrt tatsächlich antrittst und dies Deinem Arbeitgeber nachweist. 

Allerdings gibt es auch hier eine Ausnahme: Wenn Du aufgrund einer Durchzahlregelung für arbeitsfreie Tage ebenfalls Tagegeld erhältst, sind die Fahrtkostenvergütungen generell steuerpflichtig.

Wie setze ich meine Fahrtkosten ab?

Die meisten Unternehmen stellen vor allem für Dienstreisen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung zur Verfügung. Dieses sollte folgende Angaben enthalten:

• Grund/Anlass der Reise
• Reisedatum
• Genutztes Verkehrsmittel
• Gefahrene Kilometer bzw. Gesamtkosten
• ggf. Nachweise für Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Fahrkarten) etc.
• Bankverbindung zur Kostenerstattung
• Datum des Antrags auf Fahrtkostenerstattung
• Unterschrift des Antragstellers