Faktura
Was bedeutet Faktura? Der lateinische Begriff „factura“ steht grundsätzlich für “Rechnung”, aber in der heutigen Praxis handelt es bei “Faktura” um einen Oberbegriff, der mehrere Dokumente bezeichnen kann. In der Buchhaltung wird die Rechnungsstellung auch oft als “Fakturierung” bezeichnet.
In Österreich und in der Schweiz werden “Rechnung” und “Faktura” häufig synonym verwendet; korrekt ist aber die in Deutschland übliche Trennung nach Oberbegriff (Faktura) und Unterbegriff für einen Teilbereich (Rechnung).
Was ist eine Faktura?
Die durch Rechnungslegung oder -stellung erzeugte Faktura ist die Grundlage, um einen Geschäftsvorfall in der Buchhaltung auf den entsprechenden Konten zu erfassen.
Unter Faktura fallen dabei vor allem drei Arten von Belegen, nämlich
- Rechnungen
- Quittungen
- Eigenbelege
Insgesamt gehören alle Dokumente dazu, die eine Rechnungsstellung belegen oder veranlassen – also auch sämtliche Belege, Gutschriften, Lastschriften, Pro-forma-Rechnungen und Stornobelege.
Hier wird deutlich, dass die einfache Übersetzung des lateinischen Wortes “factura” nicht ausreicht: Denn obwohl jede Rechnung als Faktura bezeichnet werden kann, ist umgekehrt nicht jede Faktura auch eine Rechnung – sondern kann eben auch eine Quittung oder einen Eigenbeleg bezeichnen. Doch wo sind hier eigentlich die Unterschiede?
Rechnung
Die klassische Rechnung ist eine der drei möglichen Belegarten, die im Rahmen der Rechnungslegung als gültiges Dokument für einen Auftrag gelten.
Die Rechnung informiert die Kundschaft als Folge eines Kaufvertrages über das fällige Entgelt. Auf der Rechnung ist demnach ersichtlich, welche Dienstleistungen zu welchem Preis erbracht wurden.
Dabei muss eine Rechnung übersichtlich dargestellt bestimmte Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des/der Rechnungsempfänger:in
- Steuernummer und Umsatzsteuer-ID
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung
- evtl. Zusatzkosten
- Falls abweichend vom Ausstellungsdatum: Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt für die einzelnen Rechnungspositionen
- Gesamtbetrag der Brutto- und Nettoforderungen
- Steuersatz der Umsatzsteuer
- Kontoverbindung
- Zahlungsziel
- möglicher Rabatt oder Skonto
Eine Ausnahme stellt die sogenannte Kleinbetragsrechnung dar, die für Beträge unter 400 Euro ausgestellt werden kann. Sie kommt mit deutlich weniger Pflichtangaben aus:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Genaue Bezeichnung und Menge der Leistung
- Ausstellungsdatum
- Steuersatz der Umsatzsteuer
Wichtig: Auch wenn “Rechnung” und “Faktura” oft synonym verwendet werden, gibt es einen eindeutigen Unterschied. “Faktura” ist ein Oberbegriff für verschiedene Dokumente und “Rechnung” ein Unterbegriff für eine bestimmte Art von Dokument.
Quittung
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung: Sie dokumentiert die Übergabe einer Lieferung oder einer – meist – baren Geldleistung. Bei Barzahlungen sind Quittungen deswegen so wichtig, weil sie – anders als Zahlungen per Überweisung o.ä. – nicht durch einen Kontoauszug nachgewiesen werden können.
Eigenbeleg
Er ist üblich, um kleinere Ausgaben zu dokumentieren (z.B. nicht quittierte Trinkgeldausgaben, Kopiergeld). Im Gegensatz zum Fremdbeleg, der Dir von Dritten ausgestellt wird, stellst Du den Eigenbeleg als Unternehmer:in selbst für Dich aus.
Eine Unterart des Eigenbelegs ist außerdem der Notbeleg: Er dient als Notlösung bei verloren gegangenen oder nicht ausgestellten Rechnungen oder Quittungen.
Vom Finanzamt wird er als gültiger Ersatzbeleg anerkannt, muss aber dafür alle Merkmale des ersetzten Belegs enthalten. D.h. es genügt nicht “200 Euro für Heizungsreparatur” zu dokumentieren; vielmehr müssen auch auf dem Notbeleg alle Pflichtangaben der verlorenen Heizungsmonteurs-Rechnung aufgeführt werden.
Was ist die Faktura-Nummer?
Die Faktura-Nummer ist die Nummer, mit der sich ein Beleg eindeutig identifizieren lässt. Sie wird auch als Rechnungsnummer bezeichnet und dient dazu, Unternehmensprozesse im Rechnungswesen zu strukturieren.
Was ist das Faktura-Datum?
Das Faktura-Datum ist das Datum, an dem eine Faktura ausgestellt und in der Finanzbuchhaltung verbucht wird.