Jahresbelegprüfung

Was steckt hinter der Prüfung des Jahresbelegs? Die Jahresbelegprüfung soll nachweisen, dass Deine Registrierkasse ordnungsgemäß und RKSV-konform betrieben wird. 

Seit dem 1. April 2017 müssen Registrierkassen laut RKSV über eine Sicherheitseinrichtung verfügen, welche die in der Registrierkasse gespeicherten Daten vor Manipulation schützt. Dieser Schutz erfolgt durch Verkettung und Signierung der Einzelumsätze; außerdem müssen Start-, Monats- und Jahresbelege erstellt werden. Alles zusammen gewährleistet, dass alle Barumsätze ordnungsgemäß und nachprüfbar im Kassensystem erfasst werden. 

Bis wann muss die Jahresbelegprüfung erfolgen?

Die verpflichtende Prüfung bzw. Übermittlung des Prüfergebnisses an das BMF musst Du spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchführen. Dies gilt auch, wenn die Überprüfung durch Deine Steuerberatung erfolgt.

Wie erfolgt die Prüfung des Jahresbelegs?

Hier gibt es drei Möglichkeiten:

1) Jahresbelegprüfung mit der klassischen Registrierkasse

Wenn Deine Kasse nicht über den sogenannten „FinanzOnline Registrierkassen Webservice Benutzer“ mit FinanzOnline verknüpft ist, musst Du manuell einige Schritte vornehmen, um den Jahresbeleg zu prüfen. 

Dafür benötigst Du neben Kasse und Bondrucker Folgendes:

• ein Smartphone 
• die BMF-Prüf-App für iOS oder Android.

1. Schritt

Drucke den Jahresbeleg aus und vergewissere Dich vor dem Ausdruck, dass die Signaturerstellungseinheit an Deine Registrierkasse angesteckt und betriebsbereit ist. Wie dieser sogenannte “Nullbeleg” jeweils zu erzeugen ist, kannst Du in der Bedienungsanleitung Deiner Kasse nachlesen oder beim Kassenhersteller oder -händler erfragen. In unserem Blogbeitrag erfährst Du etwa, wie Du mit ready2order den Jahresbeleg in 5 Minuten prüfen kannst.

2. Schritt

Bevor Du den Jahresbeleg mithilfe der App prüfen kannst, musst Du über FinanzOnline zuerst einen Authentifizierungscode zur Belegprüfung anfordern. Dies geschieht unter der Funktion „Verwaltung von Authentifizierungscodes für Prüf-App für Kassenbelege“. Probleme? Im BMF Handbuch Registrierkassen findest Du unter Punkt 3.4.1.3. “Authentifizierungscode für App zur Prüfung der Kassenbelege” eine einfache Anleitung, wie Du den Code mit einem Klick anforderst.

Wichtig: Falls Du Dein Smartphone schon einmal zur Kontrolle des Start- oder Jahresbelegs verwendet wurde, ist der Code bereits gespeichert und muss nicht nochmals angefordert oder eingegeben werden.

3. Schritt

Halte folgende Informationen und Unterlagen griffbereit:

• Jahresbeleg mit Signatur (z. B. QR-Code)
• Smartphone mit installierter und geöffnete BMF Prüf-App
• Authentifizierungscode von FinanzOnline.

4. Schritt

Scanne den QR-Code des Jahresbelegs mit der BMF Prüf-App und gebe den Authentifizierungscode ein. Das Ergebnis der Prüfung erhältst Du sofort: Im Display erscheint ein grünes Häkchen für eine erfolgreiche Prüfung – ein rotes “X” zeigt dagegen an, dass ein Fehler vorliegt.

2) Automatische Jahresbelegprüfung mit dem Webservice zur Registrierkassenmeldung auf FinanzOnline

Manche Kassenanbieter – wie etwa ready2order – bieten die Möglichkeit, Deine Registrierkasse direkt bei FinanzOnline zu registrieren und auch alle erforderlichen Meldungen wie etwa die Überprüfung des Jahresbeleges automatisch vorzunehmen. Wenn Du diesen Dienst in Anspruch nimmst, brauchst Du selbst keinerlei Schritte durchzuführen und Dein Jahresbeleg wird automatisch geprüft. 

Wichtig: Damit wir von ready2order Dich hier unterstützen können, musst Du die automatische Jahresbelegprüfung durch ready2order in Deinem Kassensystem aktivieren. 

3) Manuelle Übermittlung des Jahresbelegs

Am einfachsten lässt sich die manuelle Jahresbelegprüfung mithilfe eines Smartphones durchführen. Falls Du selbst keines besitzt, empfehlen wir Dir daher, Dir ein Gerät auszuleihen. 

Falls Du den Jahresbeleg mangels technischer Möglichkeiten (sprich: kein Internetzugang und kein Smartphone) nicht digital prüfen kannst, hast Du die Möglichkeit, Deine Steuerberatung damit zu beauftragen.

Wenn auch dies nicht möglich ist, kannst Du die Prüfung des Jahresbelegs beim Finanzamt auch über das Ersatzverfahren FinanzOnline für Registrierkassen (FON-RK) und das Formular RK1 durchführen. 

Wichtig: Auch dieses Formular muss mithilfe eines Computers ausgefüllt werden; handschriftliche Eintragungen werden nicht akzeptiert. Wir empfehlen Dir daher, für die Jahresbelegprüfung ein Smartphone von Familie oder Freunden auszuleihen und Dir den Ablauf so zu erleichtern.