Reisekosten

Was sind Reisekosten? Darunter fallen alle Kosten, die Dir während einer Auswärtstätigkeit bzw. Dienstreise entstanden sind. Dazu gehören die Fahrtkosten, die Nächtigungsgelder und die Tagesgelder. Sie werden vom Unternehmen ausgezahlt und sind häufig steuerfrei.

Wann liegt eine Dienstreise vor?

Laut Einkommenssteuergesetz handelt es sich um eine Dienstreise, wenn

• Du als Arbeitnehmer:in im Auftrag Deines arbeitgebenden Unternehmens Deinen regulären Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager etc.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt.

• wenn Dein arbeitgebendes Unternehmen mehr als 120 Kilometer von Deinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) entfernt ist und Dir aufgrund dessen die tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann. 
• wenn eine lohngestaltende Vorschrift (z.B. ein Kollektivvertrag) eine andere Regelung des Begriffes “Dienstreise” vorschreibt.  

Ist der Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift zur Zahlung von Tagesgeldern verpflichtet ist, können diese für folgende Tätigkeiten zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden. Bei einer lohngestaltenden Vorschrift kann es sich um Folgendes handeln:

• gesetzliche Vorschriften
• Dienst- oder Besoldungsordnung
• Kollektivvertrag oder
• gesetzlich geregelte Betriebsvereinbarungen.

Dabei kann es sich in der Praxis etwa um folgende Tätigkeiten handeln:

Außendiensttätigkeiten (z.B. Kundenbesuch, Patrouillendienst oder Servicedienst außerhalb des Betriebsgeländes) 

• Fahrtätigkeiten (z.B. Zustelldienst, Taxifahrten, Linienverkehr oder Transportfahrten außerhalb des Betriebsgeländes) 
• Baustellen- und Montagetätigkeiten außerhalb des Betriebsgeländes 
• Arbeitskräfteüberlassung 
• Vorübergehende Tätigkeiten an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde
• Entsendung für Ausbildungszwecke an einen Schulungsort
• Springer- oder Aushilfstätigkeiten in einer anderen Filiale.

Welche Gelder erhalte ich für Dienstreisen?

Für Dienstreisen im Ausland gelten für jedes Land unterschiedliche Sätze. Nachfolgende Regelungen gelten für Dienstreisen im Inland:

1) Tagesgelder

Tagesgeld steht Dir grundsätzlich dann zu, wenn Du nach der 24-Stunden-Regelung von zu Hause abwesend bist. Doch falls eine arbeitsrechtliche Vorschrift die Berechnung nach Kalendertagen vorsieht oder Dein Arbeitgeber nach Kalendertagen abrechnet, ist diese Berechnungsmethode auch steuerrechtlich maßgebend. 

Der Arbeitgeber entscheidet über die Höhe des Tagesgeldes, doch nicht der gesamte Betrag ist auch immer steuerfrei. Hier muss unterschieden werden:

1. Wie viel Tagesgeld steht dem Arbeitnehmer arbeitsrechtlich (z.B. nach Kollektivvertrag) zu?
2. Wie viel davon ist steuerfrei und wie viel davon ist steuerpflichtig? 

Steuerfrei ausgezahlt werden kann das Tagesgeld wie folgt:

Wichtig: Zahlt das Unternehmen ein der Werbung dienendes Arbeitsessen, ist das Tagesgeld steuerlich um 13,20 Euro zu kürzen; ab zwei bezahlten Arbeitsessen pro Tag steht Arbeitnehmer:innen kein steuerfreies Tagesgeld mehr zu.

2) Nächtigungsgelder 

Das Nächtigungsgeld ist nur dann steuerfrei, wenn auch tatsächlich eine Übernachtungsmöglichkeit in Anspruch genommen wird. Dies musst Du grundsätzlich nachweisen – es sei denn, es handelt sich um Entfernungen von mindestens 120 Kilometern zwischen Einsatzort und Wohnort. 

Das steuerfreie Nächtigungsgeld beträgt 

• ohne Nachweis: 15 Euro (pauschal einschließlich Frühstück) 

• mit Nachweis: Ersatz in voller Höhe (einschließlich Frühstück)  

Wichtig: Wenn sich Dein Arbeitsort mehr als 120 Kilometer von Deinem Wohnort entfernt befindet, geht das Finanzamt nach sechs Monaten davon aus, dass es sich hier nicht mehr um eine Dienstreise, sondern um einen ständigen Dienstort handelt. Ab dem 7. Monat sind pauschale Nächtigungsgelder (ohne Nachweis) daher steuerpflichtig; mit Beleg nachgewiesene und tatsächlich bezahlte Nächtigungskosten (inkl. Frühstück) können hingegen zeitlich unbegrenzt steuerfrei ersetzt werden. 

3) Fahrtkosten

Wenn Du mit Deinem privaten Fahrzeug auf Dienstreise gehst und ein Fahrtenbuch führst, kannst Du das amtliche Kilometergeld in Höhe von 42 Cent pro betrieblich gefahrenen Kilometer (max. 12.600 Euro pro Jahr) steuerfrei verrechnen. Damit sind sämtliche Kosten im Zusammenhang mit der betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs abgegolten.

Steuerrechtliche Regelungen

Lohnsteuerfrei ausgezahlte Tages- und Nächtigungsgelder sind auch von der Sozialversicherung, vom Dienstgeberbeitrag zum Familienausgleichsfonds (DB), vom Zuschlag zum DB und von der Kommunalsteuer befreit. 

Für diese Beträge ist auch ein Vorsteuerabzug möglich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Erstattung der Reisekosten an die Dienstnehmer:innen
• Lohnsteuerfreiheit der Reisespesen
• Vorliegen einer Dienstreise im Inland und nach Definition des Einkommensteuergesetzes oder des entsprechenden Kollektivvertrages 
• Nachweise durch (Eigen-) Beleg ausgestellt werden (sofern nicht entsprechende Aufzeichnungen in der Lohnverrechnung vorhanden sind).