10 Fragen zur Registrierkassenpflicht

Seit 2016 gilt für Bareinnahmen die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht in Österreich. Wir sind dem Gesetz auf den Grund gegangen und helfen Dir dabei die Registrierkassenpflicht zu erfüllen – vom richtig ausgestellten Kassenbon bis zu geltenden Ausnahmen.

Eine Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen, das zur Abrechnung von Barumsätzen und zur Bonerstellung eingesetzt wird und alle einzelnen Bareinnahmen lückenlos für die Buchführung dokumentiert. Dabei muss es sich nicht zwingend um ein stationär gebundenes Kassenterminal handeln: Auch mobile, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Taxameter mit Kassenfunktionen oder Waagen können als Registrierkasse dienen.

Seit dem 1. Jänner 2016 gelten für Betriebe mit Barumsätzen neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung, wobei vom VfGH der endgültige Start der Registrierkassenpflicht schlussendlich auf den 1. Mai 2016 verschoben wurde.

Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) und eine Möglichkeit zur Bonausgabe verfügen (Belegausgabepflicht). Sie kann mit einer oder mehreren Eingabestationen verbunden sein. Seit dem 1. April 2017 müssen Registrierkassen zusätzliche über eine technische Sicherheitseinrichtung zum Manipulationsschutz verfügen, die ein dem Unternehmen eindeutig zugeordnetes Zertifikat besitzt (Signatur). Außerdem muss jedes Unternehmen seine Registrierkasse(n) über FinanzOnline anmelden.

Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Unternehmer ab dem ersten Barumsatz (unabhängig davon, ob Kassenpflicht besteht oder nicht) seit 1. Januar 2016.

Jedes Unternehmen ist dadurch verpflichtet, bei Barzahlungen einen Bon zu erstellen und diesem der Kundschaft zur Verfügung zu stellen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen. Im Unternehmen muss von jedem Beleg eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung angefertigt und sieben Jahre aufbewahrt werden.

Damit ein Kassenbon die Bestimmungen erfüllt, müssen folgende Daten auf dem Beleg vorhanden sein:

• Name des leistenden/liefernden Unternehmens
• fortlaufende Nummer
• Datum und Uhrzeit
• Betrag
• Aufsplittung des Betrags nach Steuersätzen
• Kassen-Identifikationsnummer
• QR-Code oder Link
• Menge sowie „handelsübliche Bezeichnung“ der Ware oder der Dienstleistung

Wichtig: Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie z. B. Speisen / Getränke, Obst, Lebensmittel, Textil, Reinigungs- oder Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Wäsche, Werkzeuge, usw. sind nicht zulässig. Stattdessen muss die Bezeichnung so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen eindeutig identifiziert werden können.

Es gibt Sonderregelungen von der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Diese betreffen bestimmte Branchen:

• Umsätze im Freien (sogenannte „Kalte-Hände-Regelung“, gültig für z. B. Maronibrater und Christbaumverkäufer oder Verkäufe bei Feuerwehr- und Vereinsfesten) mit einem Jahresumsatz von bis zu 30.000 Euro
• Automaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro wie z. B. Zigarettenautomaten, Tischfußballautomaten, Wuzzler, Musikautomaten, Jukeboxes oder Münzprägeautomaten
• Onlineshop-Umsätze, die nicht mit Barzahlungen erzielt werden
• Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten (Almhütten, Berghütten, Skihütten etc.)

Eine Erleichterung gibt es auch für mobile Dienstleister, die ihren Service außerhalb des Betriebsstandorts und direkt beim Kunden ausführen: Sie können ihren Kunden auch einen (handgeschriebenen) Papierbeleg ausstellen. Jedoch muss davon eine Kopie aufbewahrt und der Umsatz nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfasst werden.

Hier kannst Du auf der Website der WKO weitere Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht nachlesen.

Wenn ein Unternehmer über der genannten Umsatzgrenze liegt und keine Registrierkasse bzw. eine Registrierkasse ohne technische Sicherheitseinrichtung nutzt, stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Dies kann mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro bestraft werden.

Außerdem läuft das Unternehmen Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird: Das hätte die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Behörde zur Folge und kann empfindliche Nachzahlungen zur Folge haben.

Bis zum 1. April 2017 gab es als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme eine beim Finanzamt beantragbare Prämie in Höhe von 200 Euro pro Kassensystem. Inzwischen ist leider keine Subvention mehr möglich.