Mitarbeiter kündigen: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Motiviertes und qualifiziertes Personal ist der Schlüssel zum Erfolg – doch manchmal stellt sich eine Einstellung als Fehlentscheidung heraus oder Dein Unternehmen entwickelt sich anders als gedacht. Wenn Kündigungen notwendig werden, solltest Du alles richtig machen: Wir erklären, worauf Du bei ordentlichen Kündigungen und Entlastungen achten musst und geben Tipps zum Kündigungsgespräch.

“Du bist gefeuert!!” – einmal brüllen und tschüss? So einfach geht es nur im Film. Tatsächlich gibt es einige Grundvoraussetzungen, die zu beachten sind:

• eindeutige Willenserklärung, das Arbeitsverhältnis durch Kündigung zu beenden (mündlich oder schriftlich, ohne Inhalts- oder Formvorgabe)
• erst bei Zustellung wirksam
• nicht auf Arbeitnehmerseite nicht zustimmungsbedürftig, aber empfangsbedürftig (z.B. genügt die Abmeldung bei der Gebietskrankenkasse mit dem Vermerk “Kündigung” allein nicht): Sie muss also ausgesprochen oder zugestellt werden. 
• ggf. Vorverfahren einhalten
• Rückwirkendes Kündigen ist nicht möglich. 

Nachfolgend erklären wir noch einmal im Detail, worauf Du achten musst.

1. Mögliche Vorverfahren einhalten

Idealerweise sollte Feedback zu Deiner Unternehmenskultur gehören, um Deine Mitarbeiter zu motivieren und auf Erfolgskurs zu halten. Wenn der Ernstfall jedoch aus gegebenen Gründen nicht zu vermeiden ist, muss in einigen Fällen vor Aussprechen der Kündigung ein bestimmtes Vorverfahren eingehalten werden, z.B. wenn

• ein Betriebsrat vorhanden ist
• es Kündigungen besonders geschützter Personen betrifft, z.B. von werdenden Müttern, von Arbeitnehmern in Elternkarenz, von Präsenz-, Ausbildungs- oder Zivildienern oder Betriebsratsmitgliedern: Hier ist die vorherige Zustimmung des Arbeits- und Sozialgerichtes erforderlich
• es Kündigungen von begünstigten Behinderten betrifft: Hier ist die vorherige Abstimmung mit dem Sozialministeriumsservice erforderlich.

Kündigungen, die hier ohne verpflichtendes Vorverfahren oder ohne die notwendige Zustimmung ausgesprochen werden, sind unwirksam.

2. Schriftform und Zustellungsnachweis 

Aus Beweisgründen ist die Schriftform und ggf. der Versand mit Zustellungsnachweis zu empfehlen. Manche Kollektivverträge schreiben die Schriftform ebenfalls vor. Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte auch der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses konkret genannt werden.

Die Kündigung benötigt keine Zustimmung des Empfängers, um rechtswirksam zu sein. Sie ist lediglich empfangsbedürftig. Allerdings schützt Annahmeverweigerung nicht vor Kündigung, da hier die Lagerung beim Postamt als Bestätigung ausreicht.

3. Kündigungsgrund formulieren – ja oder nein?

Begründen musst – und solltest – Du die Kündigung allerdings nicht: Um Rechtsstreitigkeiten vorzubeugen, solltest Du niemals den Grund für die Kündigung schriftlich niederlegen. 

Um eine Kündigung wirksam auszusprechen, musst Du keinen Grund angeben. Unter bestimmten Voraussetzungen kann es aber dazu kommen, dass der Arbeitnehmer die Kündigung mittels Verfahren beim Arbeits- und Sozialgericht anfechtet – etwa wegen sozialer Härte oder wegen eines unerlaubten Kündigungsmotivs. In diesem Fall musst Du als Arbeitgeber die sachliche Rechtfertigung der Kündigung begründen und beweisen.

Hier unterscheidet man die ordentliche Kündigung und die sogenannte “Entlastung”.

Ordentliche Kündigung (mit Kündigungsfrist)

In der Regel werden ordentliche Kündigungen ausgesprochen, die mit einer bestimmten Kündigungsfrist einhergehen. Dies ist auch für Dich als Arbeitgeber der sichere Weg, um nicht im Nachhinein mit Rechtsstreitigkeiten konfrontiert zu werden.

Außerordentliche oder fristlose Kündigung (Entlastung)

Die sogenannte “Entlastung” bewirkt die sofortige und fristlose Auflösung eines Arbeitsverhältnisses. Dafür muss ein hieb- und stichfester Entlassungsgrund – etwa schwerwiegendes Fehlverhalten, welches die Weiterbeschäftigung des entsprechenden Arbeitnehmers unzumutbar macht. Auch Fehlverhalten im Krankenstand kann hier ein Entlassungsgrund sein.

Wonach bemisst sich die Kündigungsfrist?

Die Kündigungsfristen für Angestellte sind im Angestelltengesetz (AngG) geregelt, sofern der Kollektivvertrag nichts anderes bestimmt. Die auf Arbeitgeberseite einzuhaltende Frist ergibt sich dabei aus der Dauer der Dienstzugehörigkeit des betreffenden Angestellten:

Bei den angegebenen Werten handelt es sich um Mindestfristen: Du kannst sie also verlängern, aber nicht verkürzen.

Was ist der Kündigungstermin?

Der Kündigungstermin ist nicht der Tag der Kündigung, sondern der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses. Gesetzlich vorgesehen ist grundsätzlich das jeweilige Quartalsende (d.h. der 31. März, der 30. Juni, der 30. September bzw. der 31. Dezember). 

In einem Einzelarbeitsvertrag kannst Du als Arbeitgeber aber vereinbaren, dass Kündigungen auch zum 15. oder Letzten eines Kalendermonats möglich sind. Allerdings sind derartige Vereinbarungen nur gültig, wenn es keine einschränkenden kollektivvertraglichen Sonderregeln gibt.

Ausnahme: Kündigung durch den Angestellten

Der Angestellte selbst kann mit einer einmonatigen Kündigungsfrist zum Monatsletzten kündigen. Diese Kündigungsfrist kann allerdings auch anders vereinbart werden (max. 6 Monate). 

In diesem Fall darf die Kündigungsfrist des Arbeitgebers nicht kürzer ausfallen als die des Arbeitnehmers – bei Ausdehnung auf sechs Monate würde der Arbeitnehmer also unabhängig von der Betriebszugehörigkeit ebenfalls sechs Monate Schutz genießen, wenn ihm von Arbeitgeberseite gekündigt würde.

Wie kann in der Probezeit gekündigt werden?

In der (maximal einmonatigen) Probezeit darf das Arbeitsverhältnis jederzeit und ohne Angaben von Gründen gelöst werden. Hier handelt es sich offiziell nicht um eine Kündigung.  

Nein. Wenn eine Abfindung gezahlt wird, ist dies eine freiwillige Leistung auf Arbeitgeberseite. 

Je nachdem, wie das Arbeitsverhältnis beendet wird, können allerdings möglicherweise Ansprüche bestehen auf

• Urlaubsersatzleistung
• “Abfertigung Alt” (ein einmaliges und außerordentliches Entgelt 
• Kündigungsentschädigung. 

Wichtig: Wenn Du Deinem Angestellten eine teure Ausbildung finanziert hast, kannst Du die Kosten bei Kündigung zurückfordern.

Arbeitnehmer haben außerdem generell Anspruch auf ein Dienstzeugnis und die sogenannten “Postensuchtage”, um eine neue Stelle zu finden. Wurde im Arbeitsvertrag allerdings ein Konkurrenzverbot vereinbart, ist dieses auch während der Kündigung einzuhalten. 

Zulagen, Lohn- oder Gehaltsforderungen verjähren innerhalb von drei Jahren ab Fälligkeit. Für Ersatzansprüche (Kündigungsentschädigung, Schadenersatz) gilt eine Verjährungsfrist von sechs Monaten. Beides gilt, wenn laut Kollektivvertrag keine andere Regelung getroffen wurde.

Ein professionell geführtes Kündigungsgespräch soll den Trennungsprozess für beide Parteien möglichst reibungslos gestalten. Das ist nicht einfach – doch mit etwas Vorbereitung kannst Du diese heikle Situation besser meistern. 

• Kündige das Gespräch mit einer neutralen, intern etablierten Formulierung an, z.B. “Ich würde gern in Ruhe etwas mit Ihnen besprechen.”
• Lege den Termin idealerweise auf den Wochenanfang, damit ein mögliches Folgegespräch noch in derselben Woche stattfinden kann.
• Zeitlich empfiehlt sich der frühe Nachmittag, damit der gekündigte Arbeitnehmer den Arbeitstag schon weitgehend hinter sich hat und bald nach dem Gespräch gehen kann, um die Kündigung zu verarbeiten.
• In der Regel dauert ein Kündigungsgespräch 10–20 Minuten. Plane jedoch genügend Reserve ein, um den Termin nicht überstürzt verlassen zu müssen, wenn mehr Klärungsbedarf besteht.
• Stelle vorab alle relevanten Unterlagen zusammen und arbeite sie gründlich durch, damit Du alle wichtigen Eckdaten und Argumente im Kopf hast.
• Achte auf eine abgeschlossene Umgebung, in der das Gespräch ungestört bleibt – wähle also eher einen Meetingraum als die Cafeteria.
• Biete ein Glas Wasser an und halte ggf. Taschentücher in Griffweite.
• Übe vorab, was Du sagen willst, damit Dir die Formulierungen auch unter Anspannung gut über die Lippen gehen. 

Das eigentliche Gespräch gliedert sich anschließend in sechs Phasen:

1. Eröffnung: Halte die Einleitung am besten kurz und erkläre deutlich, dass sich das Gespräch um das Arbeitsverhältnis drehen wird.
2. Aussprechen der Kündigung: Sprich die Kündigung in den ersten fünf Sätzen unmissverständlich aus. Wähle eine Formulierung, die eindeutig von Kündigung, Trennung oder Vertragsaufhebung spricht und benenne auch das fristgerechte Datum, zu dem die Kündigung erfolgt.
3. Mitgefühl: Drücke Dein Mitgefühl aus und rechne mit unterschiedlichen Reaktionen von Wut bis Trauer. Äußere Verständnis und gib Deinem Gegenüber verständnisvoll Zeit, sich wieder zu fassen. Entlasse ihn erst aus dem Gespräch, wenn er wieder stabil erscheint – alternativ hole eine Vertrauensperson zur Begleitung dazu.
4. Begründung: Die Erklärung kann in einem Zug oder in einem Folgegespräch stattfinden (abhängig vom emotionalen Zustand). Nenne hier die Gründe, die zur Kündigung geführt haben. Mache dabei deutlich, dass die ausgesprochene Kündigung jedoch rechtskräftig ist und an dieser Stelle nicht diskutiert wird.
5. Weiteres Vorgehen abstimmen: Biete Unterstützung bei der Arbeitsplatzsuche an, stelle Referenzen (Arbeitszeugnis) zur Verfügung und biete ggf. Freistellung an. Es kann auch nötig sein, die Weiterarbeit mit sensiblen Daten sofort zu untersagen oder den Gekündigten (z.B. bei fristloser Kündigung) persönlich zu begleiten, während er seine Sachen packt und die Firma verlässt.
6. Abschluss: Händige das Kündigungsschreiben aus, signalisiere nochmals Deine Unterstützung bei Fragen und verabschiede Dich anteilnehmend.
7. Nachbereitung: Informiere das Team über die Kündigung und weiteres Vorgehen.

In Österreich gilt das System der sozialen Marktwirtschaft, das u.a. die “schwachen” Elemente schützen soll. Neben dem allgemeinen Kündigungsschutz gibt es daher den besonderen Kündigungsschutz für besondere Fälle. Er gilt für

• werdende Mütter sowie Mütter und Väter, die eine Karenz oder eine Teilzeitbeschäftigung in Anspruch nehmen (Elternteilzeit)
• Betriebsratsmitglieder oder gleichgestellte Personen
• Präsenz- und Zivildienstpflichtige sowie Frauen im Ausbildungsdienst
• begünstigte Behinderte und Opferbefürsorgte
• Hausbesorger

Wenn Du eine Kündigung aussprichst, kann der Arbeitnehmer diese unter gewissen Voraussetzungen durch Klage beim Arbeits- und Sozialgericht anfechten. Wenn Du als Arbeitgeber dieses Verfahren verliest, musst Du das Arbeitsverhältnis nicht nur fortsetzen, sondern auch die bereits erfolgte Endabrechnung aufrollen und die Entgeltansprüche für die Zwischenzeit nachzahlen. Es wird also teuer – daher halte unbedingt ggf. notwendige Vorverfahren ein und hole nötige Zustimmungen der entsprechenden Stellen wie oben beschrieben ein.

Achte auch darauf, dass Deine Kündigung weder wegen eines verpönten Motivs, noch wegen Sozialwidrigkeit angefochten werden kann.