Urlaubsplanung im Unternehmen – so geht’s einfach

Als Einzelunternehmer:in musst Du den Spagat zwischen benötigter Erholung und “selbst” und “ständig” bewältigen – und das kann schon schwer genug sein. Beschäftigst Du Angestellte, kommen Urlaubswünsche dazu, die miteinander kollidieren und zu unkollegialen Streitereien führen können. Um das zu vermeiden, kannst Du als Chef:in mit ein paar Regeln und Tipps arbeiten: Diese haben wir in diesem Beitrag für Dich zusammengestellt.

Arbeitnehmer:innen haben in jedem Arbeitsjahr Anspruch auf bezahlten 25 Arbeitstage Urlaub bei einer Fünf-Tage-Woche bzw. 30 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche) – also insgesamt fünf Kalenderwochen. Ab einer Dienstzeit von mehr als 25 Dienstjahren besteht Anspruch auf 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche bzw. 36 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche).

Beachte dazu branchenspezifische Besonderheiten wie z.B. die neu eingeführte, zusätzliche “Entlastungswoche” für Beschäftigte im Gesundheits- und Pflegebereich.

Grundsätzlich müssen Deine Mitarbeiter ihren Jahresurlaub innerhalb des Kalenderjahres nehmen. Grundsätzlich bestimmen die Arbeitnehmer:innen, wie sie ihren Urlaub verteilen. 

Müssen Urlaubsanträge genehmigt werden?

Wichtig zu wissen ist, dass eingereichte Urlaubswünsche formell betrachtet erst einmal nur Anträge sind: Für ein gutes Betriebsklima empfiehlt es sich, den Wünschen Deiner Mitarbeiter:innen so weit wie möglich zu folgen. Ausnahmen können wichtige Projekte oder Arbeitskräftemangel zu bestimmten Zeiten sein. In diesen Fällen solltest Du möglichst frühzeitig offizielle Urlaubssperren verhängen – im Einzelhandel ist dies z.B. oft von November bis Jahresende der Fall, um das Weihnachtsgeschäft zu sichern.

Welche Urlaubswünsche haben Vorrang?

Der Urlaubswunsch eines Mitarbeiters hat bei der Planung generell Vorrang, wenn keine Betriebsabläufe dagegen sprechen. Zusätzlich sind auf Arbeitgeberseite auch soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen, wenn sich mehrere Anträge überschneiden:

• So sind z.B. Arbeitnehmer:innen mit schulpflichtigen Kindern sind bei Urlaubsanträgen in den Schulferien bevorzugt zu behandeln
• Ähnliches gilt auch für Mitarbeiter:innen, deren Ehegatten an bestimmte Zeiten gebunden sind (z.B. als Lehrer). 

Kann ich als Arbeitgeber:in Urlaubszeiten vorgeben?

Als Chef:in hast Du die Möglichkeit, einen Teil der Urlaubsplanung in Form eines Betriebsurlaubs vorzugeben.

Kann man Urlaubstage aufsparen?

Nehmen Arbeitnehmer:innen Urlaubstage mit ins neue Jahr, sollten diese in den ersten drei Monaten aufbraucht werden. Wenn betriebliche oder persönliche Gründe dafür vorliegen, können die Urlaubstage nach Absprache aber darüber hinaus “mitgenommen” werden.

Wichtig: Urlaubstage werden nicht ausgezahlt. Sie dienen der Erholung Deiner Mitarbeiter:innen und eine Auszahlung würde diesem Zweck zuwiderlaufen.

Damit die Urlaubsplanung möglichst reibungslos abläuft, gibt es einige Tipps zu beachten, die wir hier gesammelt haben.

1. Stelle klare Regeln für die Urlaubsplanung auf und mach diese am besten über die Betriebsvereinbarung für alle zugänglich. So ist klar, wessen Wünsche vorrangig behandelt werden müssen und wie die Urlaubsplanung generell erfolgt.
2. In Form einer Checkliste kann dieses Regelwerk an Entscheidungsträger (z.B. Teamleads) weitergereicht werden, damit diese Urlaubsanträge entsprechend priorisieren können.
3. Richte einen digitalen Urlaubskalender ein, in dem Schulferien, Feiertage und Betriebsurlaub ebenso wie Urlaubssperrzeiten und schließlich auch die genehmigten Urlaubstage für alle Mitarbeiter:innen zugänglich abgebildet werden.
4. Plane rechtzeitig und vorausschauend: Wann kommen arbeitsintensive Zeiten auf das Unternehmen zu? Soll es Urlaubssperren oder Betriebsferien geben? Bis wann sollen Deine Mitarbeiter:innen ihren Urlaub eingereicht haben?
5. Besonders beliebte Urlaubszeiten wie z.B. Brückentage oder Weihnachten sollten rotierend genehmigt werden, um Ungerechtigkeiten zu vermeiden und die Zufriedenheit im Team zu wahren. Vermeide verdeckte Konflikte: Entscheide bei Problemen nicht über die Köpfe Deiner Mitarbeiter:innen hinweg, sondern setze Dich mit ihnen zusammen, um die bestmögliche Lösung zu finden. Kommuniziere dabei stets fair, transparent und direkt.
6. Sorge für Urlaubsvertretung: Triff ggf. nötige Absprachen in den einzelnen Bereichen, unter verschiedenen Abteilungen und mit externen Dienstleistern, um mögliche Unerreichbarkeit zu vermeiden.

Urlaub ist Urlaub

Ein bereits freigegebener Urlaubsantrags kann nur schwierig wieder zurückgenommen werden: Prüfe also vorab, dass die Urlaubszeit im betrieblichen Ablauf zeitlich und wirtschaftlich Sinn macht. 

Auf Arbeitnehmerseite muss der Urlaub ebenfalls respektiert werden: Mitarbeiter:innen sollten während der Urlaubszeit nur im größten Notfall kontaktiert werden.  Eine Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Civey im Auftrag des Telekommunikationsunternehmens Cisco ergab, dass im Jahr 2022 24% der Beschäftigten in Deutschland im Urlaub berufliche E-Mails oder Chats lesen würden und 15% diese sogar beantworten wollten.

Was erst einmal nach Loyalität und Motivation klingt, sollte jedoch hinterfragt werden: Schließlich sollen Deine Arbeitnehmer:innen im Urlaub abschalten, sich ausruhen und neue Kraft sammeln – damit sie nach dem Urlaub wieder mit neuer Energie an die Arbeit gehen können.

Wird der Urlaub jedoch ständig durch schriftliche Anfragen oder gar Anrufe unterbrochen, kann dieser Erholungseffekt nicht eintreten – was sich auf lange Sicht möglicherweise negativ auf Krankheitstage oder Fluktuation auswirkt. Achte daher darauf, Probleme bereits im Vorfeld zu beseitigen.

Nicht immer läuft alles glatt: Ob unerwartetes Arbeitsaufkommen, dringend benötigtes Fachwissen oder Krankheitsfall – hier sind oft schnelle Lösungen gefragt.

Sorge für verlässliche Vertretung.

Nicht nur bei Urlaub, auch im Krankheitsfall sollte für jeden Mitarbeiter ein:e Vertreter:in festgelegt werden: So können Prozesse und Projekte im Falle einer Abwesenheit problemlos weiterlaufen. Außerdem fällt es Deinen Mitarbeiter:innen so auch leichter, zukünftige Übergaben effizienter zu gestalten.

Ist ein bewilligter Urlaub für Arbeitnehmer sicher?

Grundsätzlich ist ein bewilligter Urlaubsantrag als sicher anzusehen. Allerdings kann in schweren Ausnahmefällen – z.B. Bedrohung der Unternehmensexistenz – ein Urlaub kurzfristig gestrichen werden. In diesem solchen Fall musst Du als Arbeitgeber:in für eventuell entstandene Kosten wie Stornogebühren, Umbuchung oder ähnliche Ausgaben Deines Arbeitnehmers aufkommen. 

Wichtig: Befindet sich Dein:e Mitarbeiter:in bereits im Urlaub, hast Du auch dann keinen Anspruch darauf, dass er/sie extra zurückkommt oder überhaupt erreichbar ist.

Organisiere Resturlaub und Überstundenausgleich.

Nicht nur für das Einreichen der Urlaubsanträge, auch für die Planung von Resturlaubstagen und den Überstundenausgleich solltest Du feste Regeln aufstellen, die allen Mitarbeiter:innen bekannt sind:

• Bis zu welchem Zeitpunkt muss Resturlaub aus dem Vorjahr genommen werden?
• Wann gilt evtl. Mehrarbeit als Überstunde?
• Wie werden Überstunden abgegolten?

Auch hier kann ein digitaler Urlaubsplaner oder eine elektronische Stechuhr hilfreich sein.

Bekommen Arbeitnehmer bei Krankheit Urlaubstage zurück?

Erkranken oder verunglücken Arbeitnehmer:innen während des Urlaubs, so wird der Urlaub unterbrochen und die Tage der Erkrankung werden wieder zum Urlaubsguthaben dazugerechnet. Dies ist allerdings nur der Fall, wenn die Krankheit mehr als 3 Kalendertage dauert. Außerdem muss die Erkrankung entweder unverzüglich gemeldet werden oder nach Wiederantritt des Dienstes durch ein ärztliches Zeugnis nachgewiesen werden.

Erkrankt ein:e Arbeitnehmer:in beim Urlaub im Ausland, muss neben dem ärztlichen Zeugnis auch eine behördliche Bestätigung beilegen, welche die zeugnisstellende Person als qualifiziert ausweist. Bei einer Behandlung durch ein Krankenhaus – stationär oder ambulant – ist eine solche Bestätigung allerdings nicht notwendig. 

Auch als Selbstständige:r solltest Du darauf achten, Deine Arbeitskraft zu erhalten. Natürlich kann dies gerade in den ersten Betriebsjahren schwierig sein, wenn finanzielle Nöte bestehen und Geschäftsbedingungen erst geknüpft werden müssen.

Hier kann eine gute Planung sowie eine offene Kommunikation mit Kunden und Zulieferern helfen: Versuche Dir zwischen einzelne Projekten oder außerhalb der Stoßzeiten ein paar wohlverdiente Tage freizuschaufeln. Damit Du nicht immer “Stand-by” sein musst, solltest Du auch alle wichtigen Kontakte informieren, wie lange Du nicht bzw. wie Du im absoluten Notfall zu erreichen bist.