Das starke Kassenbuch für Schweizer Unternehmen

Ob kleines gewerbliches Unternehmen, nebengewerbliches Kleinunternehmen oder Selbstständiger – Wer ein Unternehmen betreibt, bei dem Bargeschäfte einen Teil der Einnahmen ausmachen, muss ein Kassenbuch führen. In welcher Form das Kassenbuch geführt wird, lässt der Gesetzgeber offen. Für den richtigen Überblick über alle Geschäftsvorfälle ist eine digitale Lösung der beste Weg. Denn es sind eine ganze Menge von Daten vorzuhalten:

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Beschreibender Buchungstext des Geschäftsvorfalls
• Belegnummer (Rechnungsnummer)
• Betrag und Währung der Einzahlung bzw. der Auszahlung
• Umsatzsteuersatz
• Absoluter Betrag der Umsatzsteuer
• Aktualisierter Kassenbestand

Damit ein Kassenbuch auch vom Steueramt anerkannt wird, müssen einige Punkte beachtet werden. Ansonsten kann das Kassenbuch als ordnungswidrig eingestuft werden – mit allen sich daraus ergebenden Konsequenzen.

• Revisionssicherheit: Ein Kassenbuch darf nachträglich nicht veränderbar sein. Darum ist ein Kassenbuch per Excel-Liste beispielsweise nicht empfehlenswert. Wer seine Geschäftsvorfälle noch per Hand erfasst, sollte darauf achten, einen Kugelschreiber oder Füller zu verwenden. 
• Zeitnahe Bearbeitung: Jedes Bargeschäft sollte unmittelbar festgehalten werden. Andernfalls kann das Steueramt unterstellen, dass Geschäftsvorfälle unterschlagen oder Vorfälle festgehalten werden, die niemals stattgefunden haben – mit dem Ziel, die eigene Bilanz zu fälschen.
• Chronologie: Das Steueramt verlangt eine Auflistung aller Buchungen in chronologischer Form.
• Einzelaufzeichnungspflicht: In einem Kassenbuch müssen grundsätzlich sämtliche Buchungen einzeln aufgeführt werden.
• Verständlichkeit: Ein Kassenbuch muss von einem sachverständigen Dritten verstanden werden können. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein.
• Sprache: Nach dem Art. 957 A Abs. 5 OR kann das Kassenbuch in einer der Landessprachen oder in Englisch geführt werden.

Auch Gastronomen sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen – schließlich machen Bargeschäfte einen großen Anteil ihrer Einnahmen aus. Deshalb müssen sämtliche Geschäftsvorfälle dokumentiert und samt relevanter Unterlagen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft beispielsweise auch Speise- und Getränkekarten! Angesichts der vielfältigen Anforderungen, die die Finanzverwaltung an ein Kassenbuch hat, empfiehlt es sich gerade für Gastronomen auf eine digitale Lösung zu setzen. Das erleichtert nicht nur die Kassenführung, es vermeidet auch unnötigen Stress im Fall einer Kassenprüfung.

Es gibt viele Methoden ein Kassenbuch zu führen. Für die ordnungsgemäße Kassenführung ist ein  elektronisches Kassensystem mit einem digitalen Kassenbuch die angenehmste und sicherste Art. Mit unserem ready2order Kassenbuch ist jeder Unternehmer auf der sicheren Seite - von der Dateneingabe bis zum -export.