Die E-Rechnung ist da! Das musst Du wissen

Ab sofort stellt ready2order ab sofort das strukturierte Datenformat “ZUGFeRD” nach der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 bereit. Eine Verpflichtung zur Nutzung gibt es in der Schweiz (noch) nicht, aber wir erklären, wie Du die Funktion für Dich verwenden kannst.

Aus technischer Sicht ist der Begriff E‑Rechnung nicht eindeutig und umgangssprachlich werden sowohl rein bildhafte Darstellungen (also PDFs) als auch strukturierte Datenformate als “E‑Rechnung” bezeichnet. Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU gibt es jedoch eindeutige Unterschiede zwischen den verschiedenen Formaten, die wir nachfolgend kurz zusammenfassen. 

Die Papierrechnung ist das traditionelle Format: Diese bildhaft repräsentierte Rechnung eignet sich nicht für die automatische, elektronische Verarbeitung. Selbst digitalisiert (als Scan oder Foto) liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor, d.h. sie können trotzdem nur manuell oder über zusätzliche Systeme verarbeitet in die Buchführungssoftware übernommen werden.

Eine PDF-Rechnung wird elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen. Die papiergleiche, visuelle Darstellung der Inhalte ist aber trotzdem auch eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung. Sie kann in einer Buchführungssoftware also ebenfalls nur manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) elektronisch weiterverarbeitet werden. Dasselbe gilt für weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx”.

All diese Formate – digital oder analog – sind also keine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Der wesentliche Unterschied zu den vorab beschriebenen Formaten liegt darin, dass die E‑Rechnung eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe und ohne Medienbrüche ermöglicht. Dies ist möglich, weil sie …

• als rein semantisches Datenformat konzipiert ist und damit den direkten Import von Rechnungsdaten in verarbeitende Systeme ermöglicht.
• auf einem XML-Format basiert, das der rein maschinellen Verarbeitung dient. Im Gegensatz zu bildhaften Darstellungen eignet sich dieses Format  (ohne die Verarbeitung in einem Visualisierungsprogramm) nicht für eine menschliche Sichtprüfung.

In unserem Hilfe-Center findest Du eine Anleitung für die Erstellung von E-Rechnungen im “ZUGFeRD”-Format in Deiner ready2oder-Kasse sowie alle Hinweise, was Du dabei beachten musst.