Kalkulation für Friseure: Preise berechnen und Gewinn erzielen

Damit Du langfristig erfolgreich arbeiten kannst, solltest Du die Preise für Deine Dienstleistungen nicht nach Gefühl festlegen, sondern genau berechnen. Für welches Preis-Modell Du Dich dabei letztlich entscheidest, hängt auch vom Image Deines Salons ab – und wir zeigen Dir Schritt für Schritt den Weg dorthin. Dazu erklären wir, welche Kosten Du einbeziehen musst und wie Du Deine Gewinnspanne vergrößerst, ohne die Preise zu erhöhen.

• Für eine korrekte Preiskalkulation müssen sämtliche Kosten einbezogen werden – dazu gehören u.a. Materialkosten, Personalkosten, Mehrwertsteuer und Arbeitszeit.
• Durch die Preiskalkulation kannst Du den Preis pro Arbeitsminute für jede Dienstleistung ermitteln – und genau abrechnen.
• Die Gewinnspanne – also das, was vom Umsatz nach Abzug aller Kosten übrigbleibt – ansetzen, hängt auch von Deiner (gewünschten) Zielgruppe und dem Image Deines Salons ab.
• Kosten sparen kannst Du am einfachsten, wenn Du bei Materialkosten und Verwaltungszeit streichen kannst – z.B. mit einer ready2order Registrierkasse, die Deine Buchhaltung vereinfacht.

Diese Schritte sind notwendig, wenn Du Deine Preise richtig kalkulieren willst:

• Jahres-Soll-Umsatz und Kostenfaktoren kennen
• Zeitfaktoren berücksichtigen 
• Personalfaktor berechnen
• Preis pro Arbeitsminute berechnen
• Preis pro Behandlung ermitteln
• Gewinnspannen richtig ansetzen 

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie unter Berücksichtigung aller Kostenfaktoren Ihre Preise richtig kalkulieren. Die verwendeten Formeln basieren auf den Empfehlungen von Friseurmeister Peter Lehmann (Betriebswirt HWK).

Um den Jahresumsatz zu berechnen, benötigst Du alle relevanten Kosten. Dazu gehören:

• Materialkosten: Diese umfassen alle Kosten, die durch das Angebot und Durchführen von Leistungen entstehen – z.B. Anschaffung neuer Bürsten oder Föne, Shampoo und Farbe, Schutzkleidung oder Getränke für Kunden.
• Personalkosten: Dazu gehören Bruttolöhne, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, sonstige Beiträge und auch steuerfreie Geschenke (zum Beispiel zu Weihnachten).
• Gemeinkosten: Gemeint sind Miete, Kosten für Energie und Wasser, Marketing, Versicherungen, Verwaltung, Kredite oder Steuern. Diese Kosten lassen sich nicht direkt einer Dienstleistung am Kunden zuweisen.
• Privatentnahmen: Dies bezeichnet sozusagen den “Lohn”, den Du Dir als Inhaber:in auszahlst. Er sollte gerade zu Beginn nicht zu großzügig ausfallen und auch später im Verhältnis zum Umsatz bzw. Gewinn stehen.

Rechne diese Kosten zusammen: 

Materialkosten + Personalkosten + Gemeinkosten + Privatentnahmen

So erhältst Du den Jahres-Soll-Umsatz: Er gibt an, wie viel Umsatz Du pro Jahr mindestens erwirtschaften musst, um Deine Kosten zu decken.

Wichtig: Bei allen Kosten ist hier von der Jahressumme auszugehen: Diese wird später gleichmäßig auf den Preis pro Minute umgelegt.

Wie viel Zeit braucht welcher Arbeitsschritt? Um diese Zeitspannen für Deine Berechnung zu erfassen, kannst Du eine Liste mit allen Leistungen erstellen und Deine realistischen Erfahrungswerte notieren. Zu den einzelnen Arbeitsschritten gehören – ggf. nach Haarlänge aufgeteilt – z.B. 

• Waschen 
• Spülung auftragen + Einwirkzeit
• Trocknen
• Haarschnitt 
• Föhnen 
• Farbe auftragen 
• Kassiervorgang
• Terminvereinbarung
• Abschließende Reinigung des Platzes

Dabei geht es um den Auslastungsfaktor: Die Arbeitszeit am Kunden sollte 100% der Anwesenheitszeit Deiner Mitarbeiter:innen decken. Den Auslastungsfaktor am Kunden gibst Du also in Prozent an.

Ebenfalls wichtig ist der Personalfaktor (PSF): “1” ist hier der Referenzwert für eine Vollzeitkraft nach tariflicher Regelung; Teilzeitkräfte erhalten einen entsprechend niedrigeren Wert (z.B. “0,5” für eine 20-Stunden-Kraft). Berechne diesen Wert für jeden Angestellten einzeln. Für Dich als Inhaber:in berechnest Du den PSF abzüglich Deiner Büroarbeit: Stehst Du von 40 Stunden nur 30 im Laden und verbringst den Rest mit Verwaltung, hast Du einen PSF von 0,75.

Auszubildende werden wie folgt berücksichtigt:

• 1. Jahr: 0,1 – 0,2 PSF
• 2. Jahr: 0,3 – 0,4 PSF
• 3. Jahr: 0,5 – 0,6 PSF

Formel für den gesamten Personalfaktor Deines Salons

Für den gesamten Personalfaktor (PSF) eines Salons müssen die Personalfaktoren aller Mitarbeiter:innen zusammengerechnet werden:

PSF Mitarbeiter 1 + PSF Mitarbeiter 2 + PSF Chef(in) = PSF Salon 

Hier sind verschiedene Schritte erforderlich – doch keine Sorge: Rechne hier einfach eine Position nach der anderen durch. Alles zusammen sieht komplex aus, ist im Einzelnen aber unkompliziert zu berechnen.

4.1. Preis der Personalkosten pro Arbeitsminute ermitteln

Dafür brauchst Du einige Werte:

• Personalkosten pro Tag: Hier nimmst Du an, dass Deine Mitarbeiter:innen abzüglich Urlaub und Krankheit 200 Tage im Jahr arbeiten.

Personalkosten pro Jahr / 200 Tage = Personalkosten pro Tag

• Personalkosten pro Tag pro PSF: Hier ermittelst Du die Personalkosten am Tag pro Personalfaktor des Salons.

Personalkosten pro Tag / PSF Salon = Personalkosten pro Tag pro PSF

• Personalkosten pro Stunde pro PSF: Dazu brauchst Du die durchschnittliche (Ø) Arbeitszeit einer Vollzeitkraft pro Tag. Bei einer 40-Stunden_Woche liegt sie z.B. bei 8 Stunden pro Tag.

Personalkosten pro Tag pro PSF /  Ø Arbeitszeit pro Tag = Personalkosten pro PSF pro Stunde

Nun kannst Du den Preis pro Minute berechnen:

Personalkosten pro PSF pro Stunde / 60 = Personalkosten pro Minute

4.2. Auslastungsfaktor einbeziehen

Damit Du die Personalkosten auf den Preis umlegen kannst, muss der Auslastungsfaktor – also die exakte Zeit am Kunden – in Prozent einbeziehen.

Die Formel dafür lautet:

(Personalkosten pro Minute ÷ Auslastungsfaktor) × 100 = Personalkosten pro Arbeitsminute 

4.3. Preis der Gemeinkosten pro Arbeitsminute ermitteln

Hier kommen dieselben Berechnungen zum Einsatz wie bei den Personalkosten:

• Gemeinkosten pro Tag = Gemeinkosten pro Jahr / 200 Tage 
• Gemeinkosten pro Tag pro PSF = Gemeinkosten pro Tag / PSF Salon Gemeinkosten pro Stunde pro PSF = Gemeinkosten pro Tag pro PSF /  Ø Arbeitszeit pro Tag 
• Gemeinkosten pro Minute = Gemeinkosten pro PSF pro Stunde / 60  

4.4. Materialkosten pro Behandlung ermitteln

Die Materialkosten lassen sich nicht pro Minute kalkulieren, sondern kommen durch die Art der Leistung zustande: Ein reiner Haarschnitt verursacht weniger Materialkosten als eine aufwändige Bahandlung mit Farbe oder Extensions. Daher sollten sie für jede Leistung extra kalkuliert werden – abzüglich Rabatten und ähnlichen Nachlässen.

4.5. Gewinnaufschlag berechnen

Hier geht es zunächst einmal nicht um Deinen Wunschgewinn, sondern darum, die für Deine privaten Ausgaben wirklich nötigen Privatentnahmen zu decken:

(Privatentnahmen / Gesamtumsatz) x 100 = Gewinnaufschlag in %

Nun hast Du alle Werte beisammen, um den Preis für jede Leistung zu ermitteln. 

5.1. Ergebnis vor Gewinnaufschlag berechnen

Dazu berechnest Du zuerst die Kosten ohne Gewinnaufschlag wie folgt:

Materialkosten pro Behandlung

+ benötigte Zeit für die Behandlung x Personalkosten pro Minute

+ benötigte Zeit für die Behandlung x Gemeinkosten pro Minute

= Ergebnis vor Gewinnaufschlag

5.2. Netto-Preis kalkulieren (ohne Mehrwertsteuer)

Zu diesem Ergebnis vor Gewinnaufschlag musst Du nun noch den Gewinnaufschlag dazurechnen. Dazu gehören mehrere Schritte:

• Prozentsatz des Ergebnisses vor Gewinnaufschlag berechnen:

100% – Gewinnaufschlag in % = Prozentsatz des Ergebnisses vor Gewinnaufschlag

• Gewinnaufschlag in Euro berechnen:

(Ergebnis vor Gewinnaufschlag / Prozentsatz des Ergebnisses vor Gewinnaufschlag) × Prozentsatz des Gewinnaufschlags = Gewinnaufschlag in Euro

• Netto-Preis für die Leistung berechnen:

Ergebnis vor Gewinnaufschlag + Gewinnaufschlag in Euro = Netto-Preis

5.3. Mehrwertsteuer einbeziehen

Nun musst Du noch die Mehrwertsteuer in Höhe von 19% dazurechnen:

Netto-Preis x 1,19 = Mindestpreis für die Leistung

Der kalkulierte Mindestpreis ist der geringste Wert, den Du für Deine Leistung auf Deine Preisliste setzen solltest – alles darunter würde Verlust bedeuten.

Um mehr Gewinn zu erzielen, kannst Du den endgültigen Preis allerdings höher ansetzen. Wie hoch? Das sollte gut durchdacht sein. Grundsätzlich kannst Du hier zwei verschiedene Orientierungspunkte für ein passendes Pricing-Modell heranziehen.

• Konkurrenzorientierte Preise: Hier recherchierst Du die Preise Deiner unmittelbaren Mitbewerber – sprich: Du kopierst (oder unterbietest) preislich die Salons, die dieselben Leistungen anbieten wie Du. Nachteil ist hier die Gefahr des Preisdumpings, welches letztlich allen Friseurbetrieben in Deinem Einzugsgebiet einschließlich Dir schaden kann.
• Preise nach der Zahlungsbereitschaft Deiner Kunden: Beim sogenannten “Value-based pricing” geht es darum, welche Zielgruppe Du anzielen willst. Als High-End-Friseur in einer teuren Einkaufsstraße kannst Du so z.B. höhere Preise ansetzen als ein Salon für Laufkundschaft in einem Studentenviertel. Vorteil ist natürlich ein besserer Verdienst und mehr Wertschätzung/Motivation für Deine Arbeit; Nachteile sind das erforderliche Alleinstellungsmerkmal (USP), eine ggf. kleinere Zielgruppe und ein möglicherweise hoher Standard für Qualität und Image, der gewissen Investitionen erfordern kann.

Mehr Gewinn – ohne die Preise zu erhöhen? Gerade in Krisenzeiten ist das eine echte Win-Win-Situationen für Kundschaft und Saloninhaber:innen! Hier kannst Du folgende Möglichkeiten nutzen:

• Preisvergleich von qualitativ gleichwertigen Produkten bei Lieferanten
• Materialeinsatz reduzieren
• ggf. Reparatur oder Gebrauchtkauf statt Neukauf von Geräten und Einrichtung
• Bei Rechnungszahlung Skonto nutzen
• Mithilfe einer elektronischen Registrierkasse Verwaltungszeit reduzieren, indem die Buchhaltung erleichtert wird und für Kartenzahlung günstige Konditionen gelten (z.B. readyPay) 
• Konditionen für Energie- und Versicherungen regelmäßig prüfen und ggf. wechseln