Kalkulation in der Gastronomie: Jetzt richtig!

Kalkulation in der Gastronomie ist der Erfolgsfaktor für Deinen Umsatz: Wir zeigen, was Preiskalkulation ist und welche Punkte Du beachten solltest, damit der Gewinn ausreicht. Außerdem erklären wir drei bewährte Kalkulations-Methoden.

Preiskalkulation ist die Berechnung des Konsumentenpreises durch bestimmte Formeln, die Marge und Kosten berücksichtigen. Damit ist die richtige Kalkulation das Gegenteil von Preisgestaltung “nach Gefühl”.

Besonders in der Gastronomie entscheidet die korrekte Preiskalkulation für Getränke und Speisen darüber, ob Dein Unternehmen erfolgreich ist oder nicht:

• Wird zu eng kalkuliert, kann das zur Pleite führen, obwohl jeden Tag genügend Gäste im Haus sind.
• Wird der Preis zu hoch kalkuliert, bleiben die Gäste möglicherweise aus.

Bei der Preiskalkulation in der Gastronomie sind folgende Faktoren einzubeziehen:

• Warenpreise: Preise für Lebensmittel im Einkauf.
• Warenkosten: Liefer- und Transportkosten sowie Kosten durch Lagerung, Haltbarkeit, Qualitätskontrollen und Ähnliches. 
• Gemeinkosten: alle fixen und variablen Betriebskosten wie Wasser, Strom, Gas, Wartung und Instandhaltung, Lagerung, Schwund, Reinigung, Pacht- bzw. Mietgebühren (auch z.B. für eine Registrierkasse), Versicherungen, Abschreibung, Leasinggebühren und Marketingausgaben.
• Personalkosten: Lohnkosten mit Löhnen, Lohnnebenkosten, Urlaubsgeld und Sozialversicherungsabgaben für Service, Küchenkräfte, Buchhaltung, Reinigung sowie Geschäftsführung.
• Gewinnmarge: der Anteil des Umsatzes, den Du als Gewinn einkalkulierst (bei Getränken im Regelfall mehr als bei Speisen).
• Steuern: vor allem die Mehrwertsteuersätze für Speisen (2,6%) und Getränke (8,1%), aber auch Gewerbesteuer und Einkommenssteuer.

Bei der genauen Kalkulation setzt sich der Verkaufspreis aus mehreren Berechnungen und Kosten zusammen:

• Warenpreis (Einkaufspreis)
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinnmarge
• Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer

Vorteil: Die genaue Preiskalkulation liefert exakte Ergebnisse. 

Nachteil: Durch die vielfältigen Faktoren ist die genaue Kalkulation anfällig für Fehler. Du musst also aufmerksam rechnen und prüfen, ob wirklich alles stimmt.

Die Faustformel für die genaue Kalkulation in der Gastronomie lautet:

1. Grundpreis = Einkaufspreis + 40% für Lagerung + 30% Gemeinkosten und Eigenkosten + 20–40% kalkulierter Profit = Grundpreis
2. Nettoverkaufspreis = Grundpreis + 17–20% Personalkosten
3. Bruttoverkaufspreis = Nettoverkaufspreis + Mehrwertsteuer

Beispiel “Wiener Schnitzel”

Die einfache Aufschlagskalkulation geht nicht von spezifischen Kosten, sondern von Branchen-Durchschnittskosten aus. Damit ist sie die einfachste und schnellste Berechnung und eignet sich vor allem für kleine Betriebe. 

Die Faustformel lautet:

Verkaufspreis = Materialkosten x 3 oder 4*

Die drei- bis vierfachen Materialkosten entsprechen dabei Warenkosten + Personal/Reinigungskosten + Gewinn. 

* Noch vor einigen Jahren genügte der dreifache Satz. Durch die erhöhten Kosten bei Wareneinsatz und Energie empfiehlt sich inzwischen jedoch oft der vierfache Satz – gerade, wenn Du teure Zutaten verwendest und hohe Energiekosten für die Zubereitung/Lagerung anfallen. 

Achtung: Bevor Du Dich für den höheren Satz entscheidest, prüfe die Preissensibilität Deiner Kunden. Wenn weniger Gäste den höheren Preis zahlen wollen, steigt Dein Gewinn nicht automatisch.

Die Vorteile der Methode sind Zeitersparnis und Einfachheit, besonders für Einsteiger. 

Der Nachteil der schnellen Kalkulation ist, dass sie nicht alles berücksichtigt:

• Bei doppelten Portionen – auch bei Getränken – verdoppeln sich nicht nur die Warenkosten, sondern alle Kostenfaktoren. Hier solltest Du manuell nachbessern, damit die Preise für Gäste attraktiv bleiben. So werden 0,4 Liter Cola eher bestellt, wenn sie etwas günstiger sind als zwei einzelne Gläser mit 0,2 Liter.
• Wichtige Faktoren wie Konkurrenz und Standort bleiben ausser Acht.

Beispiel “Wiener Schnitzel”

Bei der Mischkalkulation setzt Du die Preise für manche Produkte bewusst zu niedrig und für andere bewusst zu hoch an. Diese Methode wird auch Ausgleichskalkulation genannt, denn hier gleichen sich Gewinne und Verluste einzelner Produkte insgesamt aus. 

Die unterschiedliche Nachfrage nach den einzelnen Produkten, d.h. die Marktlage, sorgt dabei für ein wirtschaftliches Gesamtergebnis.

Bei der Mischkalkulation unterscheidet man entsprechend drei Produkttypen:

• Schlüsselartikel mit guter Qualität zu einem günstigen Preis: Sie sollen Dich von der Konkurrenz abheben. Dazu gehören oft Schnitzel, Pastagerichte oder ein günstiges Mittagsmenü.
• Zugartikel als besondere Angebote, die Gäste anlocken, aber kaum Gewinn erzielen. Dazu gehören spezielle Menüs oder Aktionsgerichte wie Schweinebraten zu Weihnachten.
• Kompensationsartikel mit normalen bis höheren Preisen, um die Verluste auszugleichen. Dazu gehören oft Kaffee, Getränke und Desserts.

Welche Produkte besonders gut funktionieren und sich deswegen z.B. als Zugartikel eignen können, kannst Du mithilfe Deiner Verkaufsstatistiken herausfinden. Diese werden bei einem elektronischen Kassensystem wie ready2order automatisch in Echtzeit erstellt. 

So gehst Du bei der Mischkalkulation vor:

• Addiere die gesamten Kosten (Einkaufspreis, Gemeinkosten etc.) für ein Produkt: So erhältst Du den Mindestpreis.
• Zum Mindestpreis kommt ein variabler Aufschlagsfaktor hinzu: Beim Bierverkauf sind das z.B. 300%, bei einem Kaffee sogar 700–1.000%.

Bei der Festsetzung des Verkaufspreises gelten folgende Faustregeln:

• Der Verkaufspreis sollte mindestens dem Deckungsbeitrag entsprechen.
• Die Produkte mit dem höchsten Gewinn müssen aktiv durch Dein Servicepersonal verkauft werden, z.B. durch aktives Nachfragen bei Getränken oder Empfehlungen bei Dessert und Kaffee.  Die Mischkalkulation braucht eine optimale Wareneinsatzquote, um rentabel zu sein.

Warum ist die Wareneinsatzquote wichtig?

Die Wareneinsatzquote zeigt, ob Du Waren und Material effizient einsetzt. Als Prozentzahl informiert sie darüber, wie viel Ware bzw. Material benötigt wurde, um einen Umsatz von 100 € zu erzielen:

• Damit Deine Mischkalkulation rentabel ist, sollte die Wareneinsatzquote für alle Speisen und Getränke insgesamt nicht über 30% steigen. 
• Du solltest also nicht mehr als 30 € aufwenden, um 100 € Umsatz zu machen.
• Je niedriger die Wareneinsatzquote ist, desto gewinnträchtiger das Produkt.

So findest Du die Wareneinsatzquote heraus: 

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz in Euro (= Einkauf) / Nettoumsatz in Euro (= Verkauf) x 100

Beispiel “Wiener Schnitzel”

Neben den Kosten haben weitere Faktoren Einfluss auf Deine Preiskalkulation und damit auf den Erfolg Deiner Gastronomie. Einige davon kannst Du zu Deinem Vorteil nutzen:

• Portionsgrösse: Festgelegte Portionsgrössen helfen bei der Zielkostenkalkulation, damit Du genau weisst, welcher Wareneinsatz pro Teller entsteht. 
• Preissensibilität: Die Zahlungsbereitschaft Deiner Gäste hängt von der jeweiligen Zielgruppe ab. Hat sie höhere Ansprüche an Qualität und Zutaten, können auch Deine Preise höher ausfallen. Trotzdem darf eine gewisse Preisschwelle als “Gewöhnungswert” für eine Speise oder ein Getränk nicht überschritten werden.
• Wahl des Lieferanten (Marktangebot): Vergleiche stetig die Preise verschiedener Lieferanten. Prüfe auch, ob Lieferanten mit sich handeln lassen oder Sonderangebote bzw. Rabatte anbieten.
• Qualität: Achte beim Einkauf auf die grösstmögliche Qualität zum kleinsten Preis. So stellst Du sicher, dass Du die Lebensmittel zu einem idealen Preis-Leistungsverhältnis einkaufst. 
• Saisonale Artikel: Viele Zutaten sind ausserhalb der Saison deutlich teurer. Hier kann es sich lohnen, die Speisekarte anzupassen und Saisonprodukte nur als abwechslungsreiches Tages- oder Wochenangebot anzubieten. 
• Zubereitung: Exklusive Zutaten erhöhen den Verkaufspreis. Das kann ins Geld gehen und ist dabei nicht immer nötig. Ausserdem kannst Du darauf achten, Verluste zu minimieren – z.B. bei der Zubereitung (Schneiden, Reinigen usw.), aber auch durch zu grosse Portionen, bei denen viel auf dem Teller bleibt. 
• Haltbarkeit: Protokolliere Warenvorräte und Bestände im Lager sorgfältig. So hast Du verderbliche Artikel immer im Blick. Mit einem geeigneten Kassensystem kannst Du ausserdem einen Melde- und Sicherheitsbestand als “eiserne Reserve” festlegen. So weisst Du genau, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Menge Du nachbestellen musst.Gewinn: Kalkuliere den Gewinn nicht zu gering. Denn sonst kannst Du nicht unternehmerisch wachsen und Investitionen wie z.B. den Kauf von Maschinen und Geräten absichern.