Kassensystem mieten – besser als Kauf?

Soll ich eine Kasse kaufen oder mieten? Vor allem in Saisonbetrieben und Pop-Up-Stores stellt sich die Frage häufig. Was ist günstiger, was geht schneller, was ist praktischer? Wir haben hilfreiche Antworten zusammengestellt und geben Tipps, wie Du Kosten sparen kannst.

Wie bei einem geleasten Auto fallen bei einer Leasing-Kasse monatlich Gebühren an und sobald alle Raten gezahlt sind, geht die Kasse in Deinen Besitz über. Dies ist jedoch nicht ohne Risiko: Falls das Kassensystem sich als nicht praktikabel herausstellt, lässt sich der Kaufvertrag zwar während der Vertragslaufzeit auflösen, allerdings ist dies mit Kosten verbunden. Auch die eingespeicherten Daten bleiben in vielen Fällen nicht zugänglich. Eine Leasingvertrag empfiehlt sich also nur in Kombination mit einer ausführlichen, kostenlosen Testphase und einer Zusicherung auf Datenzugang auch nach Vertragskündigung.

Achtung: Manche Hersteller locken auch mit Gratis-Kassensystemen. Wir haben überprüft, wann Du mit kostenlosen Kassensystemen wirklich sparen kannst.

Hier muss zwischen den Kosten für die Kassenhardware – d. h. die physische Kasse mit Display und Kassenlade – und der Kassensoftware – d. h. dem Betriebssystem – unterschieden werden. Achte außerdem genau darauf, welche Funktionen und Services im Leistungspaket des Anbieters inbegriffen sind: So kannst Du genau kalkulieren, was sich lohnt.

1) Kostenlos vorab testen

Seriöse Hersteller bieten eine kostenlose Testphase an: Hier kannst Du die enthaltenen Funktionen auf Bedienerfreundlichkeit prüfen. Außerdem findest Du so heraus, wie schnell Du Dich in das neue System einarbeiten kannst und ob alle für Dich wichtigen Funktionen enthalten sind. Entscheidest Du Dich nach dem Test für den Kauf hast Du außerdem den Vorteil, dass alle eingegebenen Daten in den Echtbetrieb übernommen werden – das spart viel Arbeit und Zeit.

2) Hardwarekosten sparen 

Hier gibt es gleich zwei Möglichkeiten, wie Du Kosten sparen kannst. Achte zum einen darauf, ein cloudbasiertes Kassensystem zu erwerben, dass mit Deinen vorhandenen Geräten und ihrem Betriebssystem kompatibel ist. So brauchst Du keine neuen Geräte zu kaufen.

Falls Du Deine vorhandene Hardware noch ergänzen willst – z. B. mit Bondrucker, Scanner oder Kartenlesegerät –, kannst Du auch gebrauchte Geräte erwerben und damit Geld sparen. Achte hier nur darauf, dass sie mit der neuen Kassensoftware kompatibel sind.

Auch ein All-in-One kann hier eine Lösung sein: Hier bietet ein mobiles Gerät wie etwa der readyP2 von ready2order in einem handlichen Gerät alle Kassen- und Verwaltungsfunktionen inklusive Bondruck und Kartenzahlung.

3) Softwarekosten planen

Das Abonnement für eine Kassensoftware bieten manche Hersteller für unterschiedliche Zeiträume an. Achte hier darauf, ob der Anbieter unterschiedliche Vertragsintervalle anbietet. Idealerweise gibt es nicht nur die Möglichkeit ein Jahresabonnement zu erwerben, sondern auch eine monatsweise Nutzung. Wichtig: Ein Monatstarif sollte sicherstellen, dass Du bei wechselnden Nutzungszeiten Deine Daten nicht jedes mal aufs Neue eingeben musst.

ready2order bietet neben den Jahresabos auch Monats-Tarife für Saisonunternehmer an.

Das sind Deine Vorteile mit unserem Kassensystem:

• Kostenlos testen: Während der Testphase kannst Du bereits Produkte einpflegen und alle Funktionen testen. Außerdem gibt es auch später die Möglichkeit, während des Echtbetriebs in den Testmodus zu wechseln, um Funktionen auszutesten – so kannst Du nichts falsch machen. Übrigens: Nach der Testphase bleiben alle angelegten Produkte, Rabatte, Kunden- und Lieferantendaten etc. erhalten. 
• Rechtssicherheit: Sobald Deine Kasse im Echtbetrieb arbeitet, entspricht sie allen Vorgaben einer ordnungsgemäßen Kassenführung, die für Steuerberater und Finanzamt wichtig sind. Updates spielen wir cloudbasiert auf und informieren Dich über neue Entwicklungen – Deine Kasse ist also jederzeit auf der sicheren Seite.
• Mit der vorhandenen Hardware arbeiten: ready2order kann auf jedem kompatiblen Endgerät verwendet werden. Du musst also keine neuen Geräte kaufen, sondern kannst einfach vorhandene Smartphones, Tablets oder Laptops nutzen. 
• Einfache Einarbeitung: Besonders bei Saisonbetrieben ist es wichtig, dass die Kasse intuitiv und einfach zu bedienen ist. Dies spart Zeit und Kosten und ist durch die Verwendung von vertrauter Hardware in Verbindung mit einer selbsterklärenden Software sichergestellt.
• Kostenloser Support: Wir sind bei technischen Fragen in unserem Hilfe-Center oder von 6-24 Uhr telefonisch, per Chat und Kontaktformular für Dich da.
• Zuverlässige Datensicherung: Auch wenn Du das Kassensystem nur für einen Monat oder eine Woche nutzt, bleiben alle Daten gespeichert und sind jederzeit nutzbar. Dies hat den Vorteil, dass Du Deine Kasse bei Erwerb eines neuen Monatsabos einfach wie gewohnt in Betrieb nehmen kannst.  
• Starke Statistiken: Du hast auch dann auf die Statistiken Zugriff, wenn Du nicht mehr für die Kasse zahlst. So kannst Du anhand der Vorjahresanalyse z. B. die Warenwirtschaft für Dein Saisongeschäft schon planen, bevor Du Dein neues Abo erwirbst. 

Bis zu 7 Monate kostenlos kassieren – mit ready2order

Wusstest Du, dass sich das ready2order Jahresabo schon ab sieben Monaten Betrieb pro Jahr rentieren kann? Genaue Rechenbeispiele und weitere Infos, warum Du in der Praxis sogar noch mehr sparst, findest Du in unserem Blogpost zum Thema “Bis zu 7 Monate kostenlos kassieren – mit dem ready2order Jahresabo”. 

Welche Kasse brauche ich überhaupt? Wenn Du noch an dieser Frage festhängst, geben wir Dir einige Kriterien an die Hand, um zu entscheiden, welche Kassen-Hardware für Dich passend ist. Auch zum Thema Kassenführung mit wenig Aufwand haben wir einige Tipps vorbereitet.