Kleinunternehmerregelung

Was ist die Kleinunternehmerregelung? Diese Ausnahme- bzw. Vereinfachungsregelung im Umsatzsteuerrecht gilt für Kleinunternehmen nach §19 UStG. Sie ermöglicht Unternehmen mit niedrigem Umsatz die Wahl für oder gegen die Ausweisung der Umsatzsteuer. Konkret bedeutet das, dass ein Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 22.000 Euro – zuzüglich der darauf entfallenen Steuern – im vorangegangenen Kalenderjahr und bis zu 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr, weder eine Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen, noch eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen muss. 

Gewusst wie: Die Kleinunternehmerregelung

Wer ein Kleinunternehmen gründen will, kann den bürokratischen Aufwand dank der Kleinunternehmerregelung so gering und überschaubar wie möglich halten. So entfallen nach §19 UStG für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer sowohl die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung als auch die Ausweisung der Umsatzsteuer in Rechnungen. Das wiederum bedeutet allerdings auch, dass bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung auch die Möglichkeit entfällt, die Umsatzsteuer über die Vorsteuer zurückzuholen. 

Ab wann also ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll und wann eignet sich diese Ausnahmeregelung auch für Personen, die ein Unternehmen neu gründen wollen? Wir erklären es Dir.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung scheint sich auf den ersten Blick vor allem für all jene zu lohnen, die sich schnell selbstständig machen wollen. Der Wegfall der Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung verschlankt insbesondere den Prozess des Rechnungen-Schreibens, was gerade für Einsteigerinnen und Einsteiger interessant ist. Auch wer Privatkundinnen und Privatkunden zu seiner Klientel zählt, kann ganz beruhigt die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Privatkunden können sich nämlich eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nicht wie Geschäftskunden mithilfe des Vorsteuerabzugs wieder “zurückholen” und sparen somit bei Wegfall der Umsatzsteuer tatsächlich Geld. Und das sorgt möglicherweise für einen Wettbewerbsvorteil.

Wann lohnt sich ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Fast könnte man behaupten, der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung lohne sich prinzipiell nie. Immerhin vereinfacht die Kleinunternehmerregelung maßgeblich die Existenzgrundlage vieler Unternehmerinnen und Unternehmer. Das beginnt bei der Befreiung der Umsatzsteuer und endet beim Abwerfen großer bürokratischer Lasten: Komplizierte Umsatzsteuervoranmeldungen, aufwendige Rechnungslegungen, buchhalterische Bearbeitungszeiten – mit der Kleinunternehmerregelung ist das alles kein Thema mehr. Ist aber der Status “Kleinunternehmen” wirklich empfehlenswert? Nun, wer auf eine steuerliche Erleichterung hofft, muss sowohl die Höhe der geschäftlichen Ausgaben bedenken als auch die entsprechende Kaufkraft der eigenen Kundschaft.

Faktisch kann es auch Vorteile haben, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Das gilt vor allem dann, wenn hohe Investitionen notwendig sind, die wiederum auch die Beträge der Umsatzsteuer in die Höhe schrauben. Außerdem kann, wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, die bezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgabe erfassen. Das wiederum senkt die Steuerbemessungsgrundlage und verringert die Einkommensteuerlast. 

Und auch die geschäftlichen Ausgaben spielen eine große Rolle für die Kleinunternehmenden: Wer beispielsweise zu Beginn der Selbstständigkeit Büromöbel, Computer und vielleicht sogar ein Firmenfahrzeug auf der Einkaufsliste stehen hat und später sogar mit einem Mehr an Ausgaben rechnen muss, sollte innehalten. Die Kleinunternehmerregelung bringt Dir hier keine Vorteile. 

Die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung auf einen Blick

Ein kurzer Prozess: Der Weg zur Kleinunternehmerregelung

Wer sich als Unternehmensgründerin bzw. Unternehmensgründer gleich zu Beginn dafür entscheidet, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, kann diese ganz einfach anmelden, und zwar entweder direkt im Gewerbeschein oder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, welcher Dir vom Finanzamt übersendet wird. 

Ist Dein Unternehmen schon gegründet und Du willst eine Kleinunternehmerregelung nachträglich anmelden? Das ist absolut kein Problem; es genügt ein formloses Schreiben ans Finanzamt, in dem Du um einen Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung bittest. Das Finanzamt wird abschließend prüfen, ob Dein Unternehmen alle Voraussetzungen nach §19 UStG erfüllt.

Ein Hinweis auf der Rechnung genügt

Sobald die Kleinunternehmerregelung für Dein Unternehmen aktiv ist, sollte sie auch dementsprechend nach außen kommuniziert werden – nämlich auf allen Rechnungen. Eine fixe Formulierung oder vorgeschriebene Vorlage gibt es hierbei allerdings nicht. Gängig ist beispielsweise: Gemäß §19 UStG ist in dem ausgewiesenen Betrag auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer enthalten. Oder: Nach §19 UStG („Kleinunternehmerregelung“) wird keine Umsatzsteuer für den Rechnungsbetrag ausgewiesen.

Wichtig: Obwohl es bei der Formulierung keine Vorgaben gibt, handelt es sich bei diesem Hinweis um eine Pflichtangabe. Wer den Hinweis auf Rechnungen vergisst, kann nicht nur Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Auch Kundinnen und Kunden können indirekt für Ärger sorgen, indem sie Zahlungen im Zweifelsfall hinauszögern, solange sie auf eine vollständige Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer warten.

Wie lange ist die Kleinunternehmerregelung gültig?

Die Kleinunternehmerregelung kennt keine zeitliche Beschränkung; stattdessen richtet sie sich nach dem entsprechenden Umsatz. Sobald dieser das Höchstmaß von 22.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr auch nur geringfügig überschreitet, erlischt die Kleinunternehmerregelung nicht nur. Du bist außerdem finanzrechtlich zur Ausweisung der Umsatzsteuer verpflichtet.

Ausnahme: Wenn Du gut begründen und nachweisen kannst, dass Du nicht mit zusätzlichen Umsätzen innerhalb des vorangegangenen Kalenderjahres gerechnet hast und somit Deine Prognose unzutreffend war, hast Du eine Chance darauf, Deinen Status als Kleinunternehmerin bzw. Kleinunternehmer zu behalten.

So beendest Du die Kleinunternehmerregelung

Wenn sich die Prognosen ändern und ein Unternehmen wesentlich mehr Umsatz generiert als ganz zu Anfang, wird die Nutzung der Kleinunternehmerregelung unmöglich. Das liegt in der Regel daran, dass die Umsatzgrenze überschritten wird. So kann es schlichtweg notwendig werden zur Regelbesteuerung zu wechseln.

Bedenke, dass das Finanzamt von diesem Wechsel bis zum Jahresende informiert sein muss. Außerdem solltest Du anschließend eine Steuerberatung in Betracht ziehen.

Wichtig: Ein steter Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung ist nicht möglich. Wer sich freiwillig für die Regelbesteuerung entscheidet, hat eine Wartefrist von fünf Jahren vor sich, bis eine erneute Anmeldung als Kleinunternehmerin bzw. Kleinunternehmer möglich ist.