8 gute Gründe für ein Cloud-Kassensystem

Ein Cloud-Kassensystem bedeutet Sicherheit – und mehr Freiheit für Dich: Doch was bedeutet cloudbasiert eigentlich und warum schneidet es im Vergleich mit anderen Methoden so gut ab? Wir erklären, welche Arten von Kassensystemen es gibt und schlüsseln die einzelnen Vorteile der Cloud-Kasse auf.

Abgesehen von verschiedenen Branchenfunktionen gibt es zwei Kriterien, um elektronische Kassensysteme zu unterscheiden: 

• Das erste Kriterium richtet sich danach, ob Hard- und Software flexibel kombiniert werden können oder nicht (offene bzw. geschlossene Systeme). 
• Das zweite Kriterium ist auf die Software bezogen, die entweder per Hardware oder über einen externen Server (Cloud) aktualisiert und gewartet wird.

Beide Kriterien sind kombinierbar, wobei geschlossene Systeme in der Regel hardwarebasiert arbeiten und offene Kassensysteme sowohl hardware- als auch cloudbasierte Software nutzen können.

Geschlossene & offene Kassensysteme

Geschlossene Kassensystemen sind die althergebrachte Variante: Hier läuft die Software ausschließlich auf einer bestimmten Hardware; beides wird in der Regel auch nur zusammen verkauft. Sprich: Vorhandene Laptops, Smartphones oder andere Geräte können nicht an das System angeschlossen werden. Es ist also immer eine Neuanschaffung nötig; dafür harmonieren Hard- und Software aber meist gut miteinander, sodass kaum Fehler auftreten. Updates erfolgen durch kompatible Zusatzsoftware, die ebenfalls extra gekauft und aktiv aufgespielt werden muss.

Bei offenen Kassensystemen sind Hard- und Software unabhängig voneinander. Die Software läuft in den meisten Fällen auf Linux oder Windows und damit auf diversen Geräten (PCs, Smartphones, Drucker etc.) mit demselben Betriebssystem. Beim Kauf ist darauf zu achten, dass Deine vorhandene Hardware mit der Software kompatibel sind: Prüfe dafür die Liste der unterstützten Geräte. Updates erfolgen hier entweder hardware- oder cloudbasiert.

Hardwarebasierte & cloudbasierte Kassensysteme

Hardwarebasiert bedeutet, dass sich Software und Kassendaten außerdem auf einem festen Speichermedium wie einem USB-Stick befinden. Das ist zwar auf den ersten Blick logisch, aber Fehlerbeseitigung oder Updates können bei dieser Konfiguration nur vor Ort durch einen Techniker vorgenommen werden. Das Resultat: hohe Kosten und umständlicher Service im Bedarfsfall.

Ein cloudbasiertes Kassensystem wie von ready2order arbeitet online d.h. auf einem Server im Netz. Updates werden automatisch, schnell und flächendeckend auf alle angeschlossenen Kassen aufgespielt. Du bist also ohne Aufwand oder Extrakosten im auf dem Laufenden. Zusätzliches Plus: Dank Cloudspeicherung sind Deine Daten nicht nur sicher. Sondern Du hast auch von überall Zugriff, und kannst da arbeiten, wo Du Deine Kasse brauchst – also nicht nur im Betrieb, sondern auch unterwegs oder im Büro zuhause. 

Cloudbasierte Systeme sind außerdem plattformunabhängig: Die Software kann also auf jedem kompatiblen und internetfähigen PC, Tablet oder Smartphone installiert werden.

Alle Vorteile eines Cloud-Kassensystems haben wir nachfolgend noch einmal genauer für Dich aufgelistet.

#1 Automatische Updates

Mit einer cloudbasierten Kasse hast Du einen sicheren Stand gegenüber dem Finanzamt – und zwar ganz ohne, dass Du Dir über mögliche Gesetzesänderungen den Kopf zerbrechen musst. 

Ob GoBD oder TSE: Bei einem cloudbasierten System werden entsprechende Updates ganz einfach per Fernwartung vom Kassenhersteller aufgespielt: Du musst Dich also nicht um einen Techniker oder manuelle Wartungsarbeiten kümmern. So arbeitest Du ohne Extrakosten oder zusätzlichen Aufwand immer finanzamtkonform.

Übrigens: Auch neue Funktionen oder Updates vom Hersteller erhältst Du so ganz bequem.

#2 Geringe Anschaffungs- und Wartungskosten

Cloudbasierte Kassensysteme sind mit diversen Geräten kompatibel: Achte bei der Anschaffung lediglich darauf, dass die Software mit dem Betriebssystem und dem Modell Deiner vorhandenen Geräte kompatibel ist, d. h. dass beides zusammenpasst. So kannst Du Dein Smartphone, Tablet oder Laptop zur Kasse umfunktionieren und hast keine Anschaffungskosten, die über den Beitrag für die Software-Lizenz hinausgehen. 

Auch bei Updates musst Du keine neue Hardware anschaffen oder einen Techniker bezahlen: ready2order als Kassenanbieter kann per Fernzugriff schnellen Support leisten, ohne dass jemand extra bei Dir vorbeikommen muss.

#3 Beliebig erweiterbar

Du hast jederzeit die Möglichkeit, Dein Cloud-Kassensystem mit kompatiblen Geräten zu erweitern. Das bedeutet, Du kannst jederzeit weitere Smartphones oder Tablets als Kassengeräte anschließen, wenn Du neue Mitarbeiter einstellst oder den Betrieb erweiterst. Außerdem kannst Du weitere Hardware wie ein Kartenlesegerät zur Kartenzahlung oder einen Drucker kaufen und verknüpfen – achte auch hier bei Neuanschaffungen lediglich vorab auf die Kompatibilität mit Deinem Kassensystem.

#4 Ortsunabhängiger Datenzugriff – wenn das Finanzamt kommt

Deine Kassendaten werden nicht separat, sondern zentral in der Cloud gespeichert – und sind daher von überall abrufbar. Sprich: Wenn Du mobil an verschiedenen Einsatzorten tätig bist, auch mal von zuhause arbeitest oder Deine Mitarbeiter:innen mit mehreren Kassengeräten unterwegs sind, werden alle Daten online sicher an einem Ort gesammelt.

So hast Du die Möglichkeit, alle Daten und Statistiken jederzeit einzusehen – vom Büro aus oder per Fernzugriff ganz schnell noch einmal abends auf dem Sofa. Das macht Deine Buchhaltung flexibel und Du hast jederzeit Übersicht darüber, wer gerade arbeitet, wer wie viel verkauft oder welche Produkte am häufigsten verkauft werden.

Ebenfalls wichtig: Bei einer Kassennachschau hast Du Dein Datenerfassungsprototoll (Signatur bzw. TSE) in einem standardisierten Dateiformat jederzeit abrufbar, falls das Finanzamt unangekündigt bei Dir auftaucht. 

#5 Höchste Datensicherheit

Datensicherheit steht bei cloudbasierten Registrierkassen an erster Stelle: Schließlich dürfen Deine sensiblen Kassendaten für niemanden als für Dich selbst zugänglich sein. Mit ready2order bist Du hier auf der sicheren Seite: Wir speichern Deine Kassendaten in einem großen Rechenzentrum in Deutschland. Warum bewusst dort? Die Datenspeicherung in Deutschland unterliegt strengen Gesetzen und Vorgaben und ermöglicht so größtmögliche Sicherheit.

Insgesamt profitierst Du mit dem cloudbasierten System von ready2order von folgenden Vorteilen:

• Cloud-Daten sind im Gegensatz zu Daten auf einem Medium (USB-Stick u.ä,) gegen physischen Diebstahl oder Missbrauch geschützt 
• Einzeln zuweisbaren Mitarbeiterberechtigungen schützen vor Manipulation durch Dritte.
• Garantierter Schutz vor Hackerangriffen durch offizielle Sicherheitsstandards.
• Alles sicher gespeichert – auch bei Brand, Überschwemmung oder anderen Notfällen in Deinem Betrieb.

#6 Produktpflege mit wenigen Klicks

In veralteten Kassensystemen ist es mitunter möglich, dass für jede Preisänderung und jede Sortimentserweiterung ein Techniker gerufen werden muss, der das Update für alle relevanten Kassengeräte durchführt – ein undenkbar komplizierter Vorgang in unserer schnelllebigen Welt.  

Mit einem modernen Cloud-Kassensystem ist Produktpflege dagegen eine Sache von wenigen Klicks. Ob Neuprodukt oder Preisupdate: Alle Änderungen können einzeln direkt in der Software angelegt oder gesammelt als Liste via CSV- oder Excel-Datei hochgeladen werden. 

Nach dem Import sind alle Änderungen sofort und automatisch in Deinem POS sichtbar – auch auf den Kassengeräten, mit denen Deine Mitarbeiter:innen vielleicht gerade unterwegs sind. 

#7 Auch ohne Internetverbindung zuverlässig

Wer viel mobil unterwegs ist, hat nicht immer Internet zur Verfügung: Die ready2order Kassensoftware arbeitet daher auch offline zuverlässig, damit Du Deinen Kunden jederzeit Rechnungen ausstellen und Deine Geschäftsvorgänge rechtskonform buchen kannst.

Doch auch wenn es ohne Internet geht: Wir empfehlen, Dein Cloud-Kassensystem möglichst regelmäßig mit dem Internet zu verbinden, da das Finanzamt bei übermäßigem Offline-Betrieb misstrauisch werden kann.

#8 Hardwareunabhängig, flexibel und platzsparend

Da Du selbst entscheidest, mit welcher Hardware Du die Cloud-Kassensoftware verbinden willst, bist Du bei der Wahl des Kassengeräts sehr flexibel. In einem Kiosk, einer klein-aber-feinen Boutique oder auf einem Marktstand musst Du also kein sperriges Kassenterminal auf Deinen kleinen Tresen quetschen: Hier kannst Du Dich einfach für eine kleine iPad-Kasse entscheiden oder Dein Smartphone nutzen.

Dasselbe gilt, wenn Du im Laden ein großes Kassenterminal wie den readyMax benutzt, für Deine Buchhaltung aber den Laptop zuhause nutzen willst. Einfach anmelden – und auf alle Daten zugreifen.

Klein, aber oho!

Du willst mehr über platzsparende Kassiermöglichkeiten in allen Branchen wissen? Dann informiere Dich jetzt, wieso eine kleine Registrierkasse ein echter Alleskönner sein kann.