10 Dinge, auf die man beim Kauf eines Kassensystems achten muss

Die Registrierkasse ist das Herzstück jedes Unternehmens im Kundenverkehr. Darum ist die passende Kasse ist eine Anschaffung, die auf lange Sicht und häufig für viele Jahre getroffen wird. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst, auf die Du beim Kauf einer Kasse achten solltest.

Eine leicht zu bedienende und einfache Registrierkasse bildet das Fundament für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Und das kann im Alltag mit Kundenverkehr entscheidend sein. Ist ein System kompliziert, sind aufwändige Einführungen und Trainings zwingende Voraussetzung, dann wird die smarte Kasse schnell zum kostenintensiven Zeitfresser. Stattdessen sollten sich auch neue Mitarbeiter schnell und effizient einarbeiten können. Teste ein Kassensystem immer auf seine Bedienbarkeit, bevor Du Dich zum Kauf entscheidest.

Ein Kassensystem muss neben den „Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) auch die Anforderungen an Datensicherheit und Manipulationssicherheit erfüllen und über eine Verfahrensdokumentation verfügen, um finanzamtkonform zu sein. Seit April 2020 ist dazu auch eine sog. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zwingend vorgeschrieben. Bei uns erhältst Du dazu und zu weiteren Themen rund um die rechtlichen Anforderungen an ein Kassensystem alle wichtigen Informationen.

Wenn Du technische Fragen zu Deinem Kassensystem hast, brauchst Du schnelle Unterstützung. Ein kostenloser Telefon-Support sollte nicht nur in der Testphase Bestandteil des Kundenservices sein. Achte daher auf Bereitstellung einer Gratis-Hotline - und die Servicezeiten des Kundensupports.

Veraltete Systeme erfordern nicht selten den Einsatz eines Technikers, um Produktangaben zu verändern: Flexible Optimierungen sind so nicht möglich und häufig wird dieser Service auch zusätzlich berechnet. Der große Vorteil moderner digitaler Kassenlösungen ist, dass Du selbstständig Produkte und Preise anlegen und pflegen kannst. Dabei sollte nicht nur die individuelle Eingabe, sondern auch der Upload vorhandener Daten per CSV-Liste möglich sein. 

Eine Kasse soll den Geschäftsalltag erleichtern. Neben praktischen Funktionen zum Anlegen von Produkten, Preisen und Rabatten, sollten auch Mitarbeiterfunktionen, Statistiken, Lagerverwaltung und Rechnungserstellung vorhanden sein. Seit 2020 ist außerdem die Belegausgabepflicht in Kraft – besser bekannt als Bonpflicht. Deine Kasse muss also automatisch für jeden Vorgang einen Bon ausgeben, der die nötigen Pflichtangaben inklusive TSE-Signatur enthält.  

Deine neue elektronische Kasse sollte Dir vieles erleichtern: Hier erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.

Je nach System und Branche benötigst Du ggf. weitere Geräte, die mit Deiner Kassen zusammenarbeiten. Etwa ein Bondrucker, ein Barcode-Scanner, eine Kassenlade, Kundendisplay oder andere Zusatzgeräte sein. Prüfe vorab, ob die vorhandenen Modelle mit der neuen Kasse kompatibel sind: Hier hilft eine Liste der vorhandenen Hardware, die Du mit den Angaben des Kassenherstellers abgleichst. 

Ein hardwarebasiertes Kassensystem funktioniert meist nur mit der Hardware desselben Herstellers. Wenn Du Dich für eine cloudbasierte Lösung entscheidest, kannst Du die Kassensoftware einfach auf Deine vorhandenen Geräte – Tablet, Smartphone oder PC – aufspielen. Einzig zu beachten: Die passende Software für das richtige Gerät; also iOS-App für Apple-Geräte, Android-App für Smartphones und Tablets anderer Anbieter etwa. 

Am besten kaufst Du Dein neues Kassensystem nicht “blind”, sondern hast vor dem Übergang in den Echtbetrieb ausreichend Zeit, Dich mit der Kassen- und Verwaltungsoberfläche vertraut zu machen. Dafür empfiehlt sich eine mehrtägige Testphase, in der Du mit den ersten Daten und Vorgängen sicher experimentieren kannst.

So wichtig eine Kasse im Geschäft oder im Restaurant auch ist: Sie sollte nicht zu viel Platz einnehmen und Raum für Dich und Deine Produkte lassen. Kleine Eingabegeräte sind praktisch und bieten trotzdem den vollen Funktionsumfang. Welche Vorteile kleine Registrierkassen sonst noch haben, und warum eine mobile Kasse wie unser readyP2 für alle ideal ist, die viel unterwegs sind, erfährst Du natürlich auch bei uns.

Brauchst Du eine mobile Kasse oder eher ein stationäres Terminal? Mit einer Tablet-Kasse (z.B. unserem iPad-Kassensystem) kannst Du Deine Kunden durch das Geschäft begleiten oder am Tisch kassieren. Wenn Deine Kunden eher an der Ladentheke zahlen, kannst Du Deine Kasse und alle weiteren Geräte auch fest an einem Ort aufbauen - und hast immer alles im Blick. 

Zeit ist Geld. Darum solltest Du bei jedem monatlichen oder jährlichen Tarif darauf achten, dass alle benötigten Funktionen und Services auch tatsächlich enthalten sind, damit keine unvorhergesehenen Kosten entstehen.

Gerade Saisonbetriebe stehen oft vor der Frage, ob sie ein Kassensystem mieten oder kaufen sollten. Benötigst Du eine Kasse für ein Saisongeschäft, nur für ein oder zwei Tage, oder arbeitest Du jeden Tag mit Deinem Kassensystem? Vor allem bei gelegentlicher Nutzung sollte man nicht nur die momentanen Mietkosten einplanen, sondern langfristig kalkulieren, um die richtige Entscheidung zu treffen. 

Du bist auf der Suche nach einem kostenlosen Kassensystem? Wir haben für Dich die Vor- und Nachteile von kostenlosen Anbietern aufgelistet. 

Eine Kasse kaufen kann jeder? Klar, aber auch die wirklich richtige Kasse zu finden ist eine Frage der richtigen Vorbereitung. Je besser vorbereitet Du an die Sache herangehst, desto mehr profitierst Du am Schluss von Deiner Entscheidung. Nimm Dir ausreichend Zeit, um ein neues Kassensystem zu testen und lass Dich ausführlich, bevor Du Deine Entscheidung triffst.