Digitales Kassenbuch führen: Infos & Tipps aus der Praxis
Ein digitales Kassenbuch ist rechtssicher, einfacher und schneller als ein Jassenbuch auf Papier oder in Excel. Erfahre jetzt mehr:
- Was ist ein Kassenbuch?
- Wann brauchst Du ein Kassenbuch?
- Wie funktioniert ein Kassenbuch?
- Rechtliche Anforderungen
Was ist ein Kassenbuch?
Im Kassenbuch werden alle Barzahlungen eines Unternehmens auf Basis des täglichen Kassenberichts erfasst. Der Kassenbericht dokumentiert die Einnahmen und Ausgaben des Tages und dient der Übersicht und Nachvollziehbarkeit der Barumsätze. So werden auch im Kassenbuch alle Bareinnahmen, Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen erfasst. Daraus wird der Kassenbestand rechnerisch ermittelt: Dieser muss mit dem tatsächlichen Barbestand in der Kasse übereinstimmen, sonst besteht ein Fehlbetrag.
So nutzt Du das Kassenbuch von ready2order
Anleitungen, Tipps und Tricks
In unserem Hilfe-Center findest Du alle Anleitungen zum Thema Kassenbuch. Von der Grundeinstellung über Einträge erstellen und stornieren bis zum Datenexport und dem Umgang mit Trinkgeld:
Nutze die Übersicht oder die Suchfunktion, um Antwort auf Deine Fragen zu finden.
Alle Infos zum Kassenbuch im Überblick
Manuellen Eintrag im Kassenbuch erstellen
Trinkgeldzahlungen im Kassenbuch ausweisen
Wer muss ein Kassenbuch führen?
In Deutschland ist jedes Unternehmen verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, sobald es laut §238 ff. HGB buchführungspflichtig ist. Grundsätzlich betrifft das:
- Gewerbliche Unternehmer bzw. Kaufleute, aber auch Land- und Forstwirte nach §141 AO
- Unternehmen mit doppelter Buchführung bzw. Bilanzierung (OHG, GmbH und AG)
- Ins Handelsregister eingetragene Unternehmen (unabhängig davon, ob freiwillig oder verpflichtend eingetragen)
Maßgeblich bei der Pflicht zur Kassenbuchführung sind vor allem Umsatz- und Gewinnzahlen pro Kalender- bzw. Wirtschaftsjahr.
Welche Ausnahmen von der Kassenbuchpflicht gibt es?
Wer buchführungspflichtig ist, muss auch ein Kassenbuch führen. Das ist abhängig vom Umsatz. Ausgenommen von der Pflicht zur Kassenbuchführung sind daher:
- Unternehmen sowie Land- und Forstwirte mit einem Gesamtumsatz im Sinne des §19 Abs. 2 UStG von weniger als 800.000 € im Kalenderjahr ODER einem Gewinn von weniger als 80.000 € im Wirtschaftsjahr
- Einzelkaufleute, die im Sinne des §241a HGB in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren weniger als jeweils 800.000 € Umsatzerlöse UND jeweils weniger als 80.000 € Jahresüberschuss aufweisen
- Neugründungen, die nach §241a HGB bereits am ersten Abschlussstichtag nach Gründung weniger als 800.000 € Umsatzerlös UND weniger als 80.000 € Jahresüberschuss aufweisen.
- Aufgrund der genannten Umsatz- und Gewinngrenzen sind daher in der Praxis auch die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer ausgenommen.
Natürlich kannst Du auch dann freiwillig ein Kassenbuch führen, wenn Du unter eine dieser Kategorien fällst:
Denn so hast Du alle Zahlen automatisch korrekt im Griff.
In welcher Form muss ich das Kassenbuch führen?
Die Form eines Kassenbuchs ist nicht vorgeschrieben. Allerdings müssen Aufzeichnungen nach §146 Abs. 1 Satz 2 AO zeitnah, nach §145 Abs. 1 Satz 2 AO nachvollziehbar und vor allem nach §146 Abs. 4 AO nicht nachträglich veränderbar sein.
- Kassenbuch auf Papier: Es gibt Vordrucke von Kassenbüchern, die Du verwenden kannst. Wichtig ist, für die Einträge Kugelschreiber o.ä. zu verwenden. Einträge mit z.B. Bleistift lassen sich ausradieren und nachträglich verändern, erfüllen also nicht die Vorgabe der Manipulationssicherheit.
- Auch Excel-Tabellen lassen sich zumindest digital im Nachhinein verändern. Sie müssen also ausgedruckt, datiert und unterschrieben aufbewahrt werden. In rein digitaler Form erfüllt ein Excel-Kassenbuch die Anforderungen des Finanzamts nicht.
- Mit einem digitalen Kassenbuch bist Du immer auf der sicheren Seite: Es ist direkt in Dein Kassensystem integriert, so dass alle Einträge automatisch, zeitnah und auch Nachträge manipulationssicher erfolgen.
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Macht Buchhaltung endlich einfach
Unser Kassenbuch ist automatisch mit Deinem ready2order Kassensystem verbunden. Wähle einfach ein Produkt in der Kasse aus oder scanne den Barcode oder QR-Code und kassiere wie immer: Alle Bareinnahmen werden parallel und automatisch in Echtzeit im Kassenbuch erfasst. Auch Stornierungen werden ohne Zusatzaufwand direkt übernommen.
Bareinnahmen, Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen kannst Du einfach manuell per Klick hinzufügen. Alle Transaktionen werden dabei zu 100% korrekt und rechtssicher verbucht. Und mit wenigen Klicks exportierst Du alle relevanten Daten im DATEV-Format, genau wie sie Dein Steuerberater braucht. Das spart Zeit und damit auch Geld.
Übrigens: Wenn Du Dir einen Test-Account für unsere Kasse anlegst, kannst Du auch unser Kassenbuch kostenlos testen!
Kassenbuch vs. EÜR: Was ist besser?
Sofern Du als Unternehmer die oben genannten Umsatz- und Gewinnzahlen nicht überschreitest, kannst Du statt Kassenbuch auch eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) führen.
Nach §238 HGB genügen dann vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen über Deine Geschäftsvorgänge führen.
Klingt irgendwie nach ähnlichen Vorgaben wie beim Kassenbuch? Stimmt. Doch so ist es im HBG und in den Steuergesetzen vorgegeben.
Was sind Einnahmen und Ausgaben und wie funktioniert die EÜR?
- Einnahmen sind tatsächliche Zuflüsse von Geldmitteln z.B. in Form von Betriebseinnahmen, Sachentnahmen, aufgelösten Rückstellungen, Einnahmen durch den Verkauf von Anlagevermögen etc.
- Ausgaben sind tatsächlich getätigte Auszahlungen, also z.B. Einkäufe von Waren und Rohstoffen, bezogene Dienstleistungen, Gehälter und Löhne, Abschreibungen (AfA), laufende Betriebskosten des Geschäftslokals, etc.
Im Journal (eine Tabelle mit allen Einnahmen und Ausgaben, Datum, Beleg, Firma, etc.) werden alle Posten in Form von Brutto- und Nettobeträgen dokumentiert und der passenden Kategorie zugeordnet. Wenn die Daten an einen Steuerberater geschickt werden, kann es sein, dass diese noch für seine bevorzugte Software angepasst werden muss (z.B. ins DATEV-Format).
Warum doch ein Kassenbuch?
Auch wenn (bisher) keine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, empfehlen wir, eines zu führen - am besten in digitaler Form. Das sind die Gründe:
- Du behältst auch bei vielen Barzahlungen den Überblick über den Kassenbestand.
- Barzahlungen über die Kasse werden automatisch ins Kassenbuch übernommen und Buchungen direkt und korrekt zugewiesen
- Du musst jederzeit Belege vorweisen können: Über die interne Suche findest Du blitzschnell alle Einträge plus Referenzbeleg. So musst Du nichts mehr in Papierform ablegen und hast trotzdem alles zur Hand.
- Beim Daten-Export erhält Dein Steuerberater auch sämtliche Kassenbuch-Daten gleich im korrekten Format. Das erspart ihm viel Zeit und Dir die entsprechenden Kosten.
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Alle wichtigen Funktionen für Deinen Betrieb sofort verfügbar: Bestellen, Kassieren, Lagerhaltung, Verwaltung und mehr.
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Einfache und automatische Datenerfassung, passgenau ins Kassensystem integriert – für schnelle digitale Buchführung.
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Zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung: Damit Deine Belege manipulationssicher sind und Du finanzamtkonform arbeitest.
Praktische Tipps zum Kassenbuch
Welches Eintragsdatum ist richtig?
Zeitnahe Erfassung aller Barbewegungen ist entscheidend, wenn die Kassenprüfung kommt: Der Erfahrung nach sind Prüfer vom Finanzamt zufrieden, wenn Deine Buchhaltung geordnet und strukturiert ist. Ist hier nicht alles sauber geführt, gehen sie tiefer ins Detail und prüfen Deine Unterlagen genauer.
Von unseren über 16.000 Kunden wissen wir, dass besonders eine zeitnahe Erfassung von Einnahmen oder Ausgaben im Kassenbuch für die Prüfer eine Rolle spielt. Mit einem digitalen Kassenbuch läuft das automatisch. Außerdem kannst Du Einträge (z.B. eine Auszahlung aus der Kasse) rückwirkend manuell ins Kassenbuch aufnehmen. Dabei musst Du lediglich eins beachten: Das Eintragsdatum ist im Sinne des Gesetzes der Tag der Eintragung, das gilt auch bei rückwirkenden Einträgen.
Wie verbuche ich Trinkgeld im Kassenbuch?
Trinkgeld muss nur dann nicht aufgezeichnet und versteuert werden, wenn es bar vom Kunden direkt an den jeweiligen Kellner bzw. die Servicekraft geht.
Gibt es eine Sammelkasse, aus der das Trinkgeld am Ende verteilt wird, d.h. wenn es physisch in die Kassenlade wandert, dann wird das Trinkgeld auch im Kassenbuch dokumentiert.
Beispiel: Dein Gast verzehrt Kaffee und Kuchen für 20 €, zahlt bar und möchte dabei 5 € Trinkgeld geben. Dafür wählt der Kellner die “Barzahlung” in der Kasse aus und – bei aktiviertem Trinkgeldrechner – den Endbetrag 25 € aus. Die Kasse erkennt das Trinkgeld so automatisch: Damit erscheint im Kassenbuch zwar nur eine Eingangsbuchung, aber zwei getrennte Posten für Produktwert in bar und Trinkgeld. Wenn nun am Ende der Schicht das Trinkgeld ausgezahlt wird, d.h. wenn es die Kasse wieder verlässt, wird entsprechend ein Eintrag für die Auszahlung erstellt.
Tipp: Wie Du die Trinkgeldabfrage aktivierst, erfährst Du hier. Auch die Trinkgeldauszahlung kannst Du automatisch über das System durchführen lassen. Hier findest Du eine Anleitung, wie das Schritt für Schritt funktioniert.