Inventur

Was bedeutet Inventur? Die Inventur ist die Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden in Deinem Unternehmen. Während der Inventur werden diese gezählt, gemessen oder gewogen bzw. durch Unterlagen der Buchhaltung dokumentiert. Die Bestandsaufnahme wird in der Regel einmal jährlich am Ende des Geschäftsjahres durchgeführt und in einem entsprechenden Verzeichnis (Inventar) aufgelistet.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Zur Inventur verpflichtet sind...

Von der Inventurpflicht befreit sind alle Unternehmer,:innen die ihren Gewinn mittels der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, also z. B. freiberuflich Tätige. 

Wann wird die Inventur durchgeführt?

Meist wird die Inventur zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt. Manche Branchen verlegen ihre Inventur jedoch auf einen anderen Zeitpunkt. 

Diese Methoden sind möglich:

1) Stichtagsinventur

Bei der „klassischen“ Inventur erfolgt die Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden am Bilanzstichtag; dies ist in der Regel am 31. Dezember.

2) Zeitnahe Stichtagsinventur

Hier handelt es sich um eine Sonderform der Stichtagsinventur. Hierbei bekommt das Unternehmen vom Finanzamt einen Spielraum von 10 Tagen um den Stichtag eingeräumt. 

Wer sich für diese Form entscheidet, muss allerdings die Veränderungen des Inventars zwischen dem eigentlichen Stichtag und der Bestandsaufnahme erfassen und diese Veränderungen wertmäßig fortschreiben bzw. zurückrechnen.

3) Stichprobeninventur

Hier werden nur ausgewählte und repräsentative Stichproben genommen, aus denen mit anerkannten, mathematisch-statistischen Verfahren der Gesamtbestand hochgerechnet wird. Dabei muss der Aussagewert der Stichprobeninventur dem einer vollständigen Inventur entsprechen.

4)  Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur können Unternehmen die Bestandserfassung im Geschäftsjahr zeitlich verteilen. Dafür muss das bestehende Bestandsverzeichnis während eines Geschäftsjahres permanent fortgeschrieben werden, damit alle Zu- und Abgänge dokumentiert werden – z.B. mithilfe eines Warenwirtschaftssystems. Mindestens einmal jährlich muss außerdem eine körperliche Bestandsaufnahme erfolgen, damit der Sollbestand mit dem Istbestand verglichen werden kann. Dabei müssen nicht alle Bestände auf einmal dokumentiert werden; so kann z. B. ein Artikel im Januar erfasst werden und andere erst im Februar oder März.

5) Vor- oder nachverlegte Inventur

Hier erfolgt die körperliche Bestandsaufnahme 

• an einem beliebigen Tag innerhalb der letzten 3 Monate vor dem Bilanzstichtag
• an einem beliebigen Tag innerhalb der ersten 2 Monate nach dem Bilanzstichtag

Das Inventar ist auf den Tag der tatsächlichen Bestandsaufnahme datiert, doch der am Tag der Inventur ermittelte Bestand wird wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet. 

Die Form der nachverlegten Inventur wird oft im Handel genutzt, damit der Vorgang nicht während des Weihnachts- und Umtauschgeschäfts erfolgen muss – außerdem sind etwa im Januar die Lagerbestände und damit der Aufwand am geringsten.

Wie wird die Inventur durchgeführt?

Um am Inventurtag möglichst wenig Arbeit zu haben, sollte die Inventuraufnahme vorab gut vorbereitet werden, z. B. indem Lager- bzw. Verkaufsflächen aufgeräumt und sortiert werden. In unserem Blog haben wir konkrete Tipps für die Inventur im Einzelhandel zusammengestellt.

Bei der eigentlichen Durchführung der Inventur unterscheidet man dann drei Verfahren.

1) Körperliche Inventur

Hier geht es um die Vermögensgegenstände, die ganz klassisch durch Wiegen, Messen oder Zählen ins Inventar aufgenommen werden. Ist die exakte Aufnahme unmöglich bzw. wirtschaftlich unzumutbar (z.B. bei Sand oder Kies), ist eine Schätzung mit anschließender Bewertung zulässig.

2) Buchinventur

Hier werden die immateriellen Vermögensgegenstände und Schulden dokumentiert; dazu gehören Bankguthaben und Verbindlichkeiten. Als Grundlage dienen die Aufzeichnungen aus der Buchhaltung wie Kontoauszüge oder Rechnungen.

3) Anlageninventur

Hier werden die beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens aufgeführt, also Maschinen, Firmenfahrzeuge und Büroausstattung. Im sogenannten Anlagenverzeichnis wird dabei für jeden Gegenstand eine Anlagenkarte gepflegt, die folgende Angaben umfassen muss:

• Bilanzwert am Bilanzstichtag
• Herstellungs- oder Anschaffungstag
• Genaue Bezeichnung des Gegenstands
• Höhe der Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten
• Jährliche Abschreibung
• Nutzungsdauer
• Tag des Abgangs

Durchführung und Aufbewahrung

Die Inventuraufnahme ist außerdem nicht damit getan, die Bestandslisten auszufüllen. Auch die Organisation, Durchführung und Kontrolle der Inventur muss mit den entsprechenden Formularen nachgewiesen werden. Diese Protokolle, die Aufnahmebelege und Inventuranweisungen müssen – ebenso wie das Inventar – zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Die Inventur ist der Vorgang zur Bestandsermittlung, während das Inventar als schriftliche Aufstellung oder das Verzeichnis über alle Schulden und Vermögensgegenstände das Ergebnis der Inventur darstellt. 

Bei der Inventur sichtest Du das Inventar Deines Unternehmens und sortierst es in vorgegebene, übergeordnete Bereiche ein:

• Vermögen (Anlagevermögen, Umlaufvermögen)
• Schulden (langfristige Schulden, kurzfristige Schulden)
• Eigenkapital (Vermögen abzüglich Schulden)