Jahresabschluss

Was ist der Jahresabschluss? Als Kaufmann bzw. Kauffrau musst Du jedes Geschäftsjahr buchhalterisch abschließen und auswerten: Dies geschieht mit dem Jahresabschluss. Er ist der rechnerische Abschluss des kaufmännischen Geschäftsjahrs und bildet (auch für Dritte) den wirtschaftlichen Erfolg sowie die finanzielle Lage Deines Unternehmens ab. 

Damit ist der Jahresabschluss die Grundlage für zukünftige Planungen und Entscheidungen im Unternehmen sowie für die Besteuerung durch das Finanzamt. 

Wer muss einen Jahresabschluss machen?

Der Jahresabschluss ist nach §§242 ff. HGB verpflichtend für alle Unternehmen, die eine doppelte Buchführung machen müssen. Kleingewerbe oder Freiberufler:innen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, erstellen als Jahresabschluss eine Einnahmenüberschussrechnung. 

Wann muss der Jahresabschluss eingereicht werden?

Wie der Name schon aufzeigt, musst Du den Jahresabschluss zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres anfertigen. So können die Entwicklungen auch gut mit dem Stand des Vorjahres verglichen werden.

Als Faustregel gilt, dass die Frist zur Erstellung des Jahresabschlusses der Frist zur Abgabe der Steuererklärung entspricht. Die Angaben zum abgelaufenen Geschäftsjahr solltest Du also spätestens am Stichtag des 31. Juli des aktuellen Jahres abgeben.

Ein Antrag auf Fristverlängerung ist aber möglich; diese gilt übrigens auch, wenn der Jahresabschluss durch eine Steuerberatung erstellt wird.

Wer erstellt den Jahresabschluss?

In der Regel ist die Buchhaltung für den Jahresabschluss zuständig. Wer keine Buchhaltungsmitarbeiter:innen beschäftigt, lagert die Erstellung an seine Steuerberatung aus.  

Wo reiche ich den Jahresabschluss ein?

Der Jahresabschluss gilt als Grundlage für die Besteuerung und muss daher natürlich beim jeweils zuständigen Finanzamt eingereicht werden. Die Datenübermittlung erfolgt auf elektronischem Wege.

Woraus besteht der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss stellt geordnete Dokumente der Einnahmen und Ausgaben zusammen (Rechnungslegung), die geprüft, bestätigt und veröffentlicht werden. Je nach Unternehmensform gelten unterschiedliche rechtliche Vorschriften, die den Umfang der Jahresabschluss-Dokumentation beeinflussen. 

Grundsätzlich setzt sich diese aus folgenden Elementen zusammen:

• Bilanz 
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 
• Anhang nach §284 HGB mit Erklärungen und Ergänzungen zu einzelnen Positionen der Bilanz bzw. GuV
• Lagebericht nach §289 HGB als zusätzliche Informationsquelle 

Kapitalmarktorientierte Unternehmen (Konzerne) handeln hier nicht nach HGB, sondern nach IFRS-Richtlinien (“International Financial Reporting Standards”; ehemals IAS für “International Accounting Standards”). 

Mittelständische Unternehmen können sich zwischen den Vorschriften des HGB und IFRS entscheiden; richtet sich der Jahresabschluss nach IFRS, muss er neben den genannten Elementen folgende Bestandteile enthalten:   

• Eigenkapitalveränderungsrechnung oder Eigenkapitalspiegel
• Kapitalflussrechnung oder Cash-Flow-Rechnung
• Segmentberichterstattung 

Eigenkapitalspiegel

Er dokumentiert die Veränderungen in einer Berichtsperiode (Wirtschaftsjahr). Diese sind für die verschiedenen Teile des Eigenkapitals gesondert darzustellen und müssen auch eine Angabe zum Vorjahresstand enthalten.

Kapitalflussrechnung

Sie bildet den Zahlungsmittelfluss ab, d.h. sie stellt die Herkunft und Verwendung der liquiden Mittel im Unternehmen dar. Ist der Kapitalfluss oder Cash Flow in einem Geschäftsjahr positiv, ergibt sich ein Jahresüberschuss – ist er negativ, ergibt sich ein Jahresfehlbetrag.

Segmentberichterstattung

Hier geht es um gesonderte Informationen zu einzelnen Teilbereichen des Unternehmens: Sie ermöglicht, auch Unternehmen mit heterogenen Geschäftsbereichen genau zu beurteilen, indem die jeweiligen finanziellen Risiken und Erfolge gesondert aufgeführt werden. 

Wie mache ich einen Jahresabschluss?

1. Erstellung: Zuerst werden die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Anschließend werden Anhang und Lagebericht ausgearbeitet.
2. Prüfung: Nach Zusammenstellung wird der Jahresabschluss einem Wirtschaftsprüfer bzw. einer Wirtschaftsprüferin vorgelegt – bei Aktiengesellschaften wird diese:r durch den Aufsichtsrat bestellt. 
3. Feststellung: Wird der Jahresabschluss durch die Prüfer:innen bzw. durch den Aufsichtsrat gebilligt, gilt er als festgestellt. 
4. Übermittlung: Anschließend wird der Jahresabschluss elektronisch ans Finanzamt übermittelt 
5. Veröffentlichung: Nach der Feststellung müssen die Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden, um sie über das Internetportal des Unternehmensregisters öffentlich zugänglich zu machen. 

Bei der Veröffentlichung gelten jedoch unterschiedliche Richtlinien: Laut §325 ff. HGB sind die jeweilige Unternehmensform, die Bilanzsumme, die Mitarbeiteranzahl und die Umsatzerlöse ausschlaggebend, ob ein Jahresabschluss veröffentlicht werden muss. Grundlegend gilt jedoch, dass Kapitalgesellschaften, eingetragene Genossenschaften, und bestimmte Personengesellschaften (z.B. GmbH & Co. KG) dazu verpflichtet sind.

Welche Regeln gelten für den Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss muss...

• sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge aufführen 
• den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Bilanzierung entsprechen (korrekte Buchungssätze)
• übersichtlich sein
• keine Saldierungen zwischen Aktiva und Passiva vornehmen (d.h. Soll und Haben dürfen noch nicht gegeneinander aufgerechnet worden sein)
• vom persönlich haftenden Gesellschafter unterzeichnet sein
• zehn Jahre aufbewahrt werden.

Sonderregelungen zum Jahresabschluss

Grundsätzlich gilt, dass alle Kaufleute bei Geschäftseröffnung eine Eröffnungsbilanz und am Ende eines Geschäftsjahres (d.h. nach maximal 12 Monaten) eine Bilanz inklusive GuV erstellen müssen. Doch hier gibt es jedoch auch Ausnahmen.

Befreiung für Einzelkaufleute

Einzelkaufleute können sich von der Erstellung des Jahresabschlusses befreien lassen, wenn zeitnah zum Abschlussstichtag deutlich wird, 

• dass in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren maximal 600.000 Euro Umsatzerlös und je maximal ein Jahresüberschuss von 60.000 Euro erwirtschaftet werden konnte. 

Jahresabschluss in der GmbH

Als GmbH musst Du die sogenannte “Veröffentlichungspflicht” beachten: Dies bedeutet, dass jeder Jahresabschluss binnen eines Jahres nach dem betroffenen Geschäftsjahresende im Bundesanzeiger publiziert und damit der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden müssen. 

• Mittelgroße und große GmbHs müssen hier ihre Bilanz, die GuV, den Anhang und den Lagebericht sowie Beschlüsse der Gesellschafterversammlung im Zusammenhang mit der Ergebnisverwertung veröffentlichen.
• Kleinst-GmbHs müssen ihre GuV nicht im Bundesanzeiger veröffentlichen. 
• Kleine GmbHs dokumentieren ihren Jahresabschluss mit einer verkürzten Gewinn- und Verlustrechnung. Der Beschluss über die Gewinnverwendung und der Anhang müssen nicht veröffentlicht werden.

Wer die vorgeschriebene Veröffentlichung versäumt, kann dafür mit einem Ordnungsgeld von maximal 25.000 Euro belangt werden.

Jahresabschluss für Kapitalgesellschaften

Bei Kapitalgesellschaften stellt der Anhang einen besonderen Bestandteil der Dokumentation dar. Darin werden verschiedene Positionen der Bilanz noch einmal eingehender erläutert, um u.a. die aktuelle Ertragslage eines Unternehmens noch einmal z verdeutlichen. Außerdem muss ein Lagebericht angefügt werden.

• Bei großen und mittleren Kapitalgesellschaften muss beides von den gesetzlichen Vertreter:innen in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufgestellt und den Abschlussprüfer:innen vorgelegt werden. 
• Bei kleineren Kapitalgesellschaften entfällt die Prüfungspflicht; außerdem haben sie sechs Monate Zeit, um Jahresabschluss und Lagebericht zu erstellen.
• Bei Aktiengesellschaften muss der Vorstand Jahresabschluss und Lagebericht nach der Aufstellung unverzüglich dem Aufsichtsrat vorgelegt werden. Die Hauptversammlung kann dann über die Verwendung des Bilanzgewinns entscheiden. 
• Genossenschaften haben fünf Monate Zeit, um Jahresabschluss und Lagebericht zu erstellen.

Warum muss ich einen Jahresabschluss machen?

Der Jahresabschluss ist verpflichtend, weil er die Grundlage für die Steuerfestsetzung durch das Finanzamt dient.

Aber auch für Dich als Unternehmer:in hat er Vorteile: Durch die Jahresabschlussanalyse hast Du nämlich die Chance, die wirtschaftlichen Entwicklungen Deines Unternehmens ganz genau zu verfolgen. So kannst Du Bonitätsprüfungen entspannter entgegenblicken und Geschäftsentscheidungen fundierter treffen und behältst generell einen guten Überblick.