Kalkulation

Was bedeutet Kalkulation? Kalkulation im Unternehmen bedeutet, dass Du mithilfe eines Kalkulationsschemas Kosten berechnest. Kalkulationen können zu verschiedenen Zwecken durchgeführt werden – zum Beispiel, um die Kosten für ein Projekt bei der Preisgestaltung zu ermitteln, um die Kosten für einen abgeschlossenen Auftrag abschließend zu prüfen oder um Berechnungen zum Kostenvergleich verschiedener Fertigungstechniken anzustellen.

Wozu braucht man Kalkulation?

Kalkulation kommt immer dann zum Einsatz, wenn in einem Betrieb Kosten und Preise bestimmt werden sollen, etwa zur

• Ermittlung der Stückkosten von Waren, Dienstleistungen und Halbfabrikaten (d. h. erst teilweise produzierte Waren)
• Ermittlung der Produktionskosten einer Ware pro Periode 
• Ermittlung von Brutto-Netto-Verkaufspreise abhängig von Vertriebskanälen und Kundenrabattgruppen. 

Mithilfe des Kalkulationsschemas können dabei zwei Fragen beantwortet werden:

• Erwirtschaftet der Betrieb genug Gewinn?
• Kostenvoranschlag: Zu welchem Preis kann ein bestimmtes Produkt und/oder eine bestimmte Leistung der Kundschaft angeboten werden?
• Welcher Spielraum bzw. Rabatt ist dabei maximal möglich?  

Somit lässt sich die Kalkulation auch als Grundlage eines erfolgreichen Geschäftsbetriebs beschreiben. 

Kalkulation berechnen: Wie funktioniert Kalkulation?

Bei der Kalkulation werden die Kosten bestimmt, die bei der Herstellung eines Produkts oder bei der Bereitstellung einer Dienstleistung entstehen. Die Frage ist: Wie viel kostet ein Betriebserzeugnis und welchen Preis muss die Kundschaft mindestens dafür bezahlen, damit der Betrieb rentabel arbeiten kann?

Um das herauszufinden, werden den Kostenträgern, also den Produkten und Leistungen des Betriebs, die betreffenden Kosten in der Regel pro Stück oder pro Einheit zugeordnet.

Wer übernimmt die Kalkulation im Betrieb?

Im Rechnungswesen ist die Kalkulation ein Teil der Kostenrechnung und wird vom Bereich Controlling abgedeckt. 

Beispiele: Methoden zur Kalkulation in der Gastronomie

In der Gastronomie gibt es verschiedene Methoden, um die Preise auf der Speisekarte so festzulegen, dass Restaurants oder Cafés ausreichend Gewinn erzielen können. In unserem Blogbeitrag zur Kalkulation in der Gastronomie erklären wir, wie die sogenannte genaue Preiskalkulation, die einfache Aufschlagskalkulation und die Mischkalkulation funktionieren und welche Faktoren dabei berücksichtigt werden müssen. Hier findest Du auch verschiedene Beispiele für Kalkulation.

Auch ein elektronisches Kassensystem wie von ready2order unterstützt mit Echtzeit-Statistiken bei der wirtschaftlichen Kalkulation: Dafür werden verständliche Auswertungen zu Gesamtumsatz, Eigenverbrauch, Personalverbrauch, Bruch oder Schwund ebenso angezeigt wie zur betrieblichen Auslastung. 

So kannst Du kalkulieren, wann Dein Gastrobetrieb wirtschaftlich arbeitet. Außerdem bietet unser Kassensystem für die Gastronomie viele weitere Funktionen, die Deinen Betriebsablauf optimieren – und damit ebenfalls für positive Faktoren in Deiner Kalkulation sorgen. Zum Beispiel kannst Du mit dem mobilen readyGo Bestellungen direkt vom Tisch an Küche und Bar senden und auch bargeldlose Zahlungen ohne Laufwege abwickeln. Das spielt für Umsatz und Auslastung eine wichtige Rolle.

Kalkulationsmethoden: Die verschiedene Kalkulationsarten

Die Kalkulation unterteilt sich im Wesentlichen in drei verschiedene Arten, nämlich Zuschlagskalkulation, Vorkalkulation und Nachkalkulation. 

• Bei der Zuschlagskalkulation berechnest Du die Selbstkosten Deines Unternehmens. Hier addierst Du die Zuschläge für die Gemeinkosten zu den Einzelkosten für den jeweiligen Kostenträger.
• Bei der Vorkalkulation berechnest Du, welche Preise Du für die Durchführung eines Projekts oder Auftrags ansetzen musst. Dies kann z.B. bei der Quartalsplanung hilfreich sein.
• Bei der Nachkalkulation überprüfst Du die vorkalkulierten Werte nach Abschluss der Produktion bzw. des Auftrags oder Projekts. So kannst Du realistisch Deine tatsächliche Kalkulation berechnen.

Diese drei Kalkulationsarten gehören zu den Grundlagen der Kalkulation. Um die Kosten Deines Betriebs allerdings wirklich umfassend zu berechnen, kommt das ein oder andere Kalkulationsschema hinzu, welches dann noch deutlich tiefer ins Detail gehen sollte.

Kalkulation als Entscheidungshilfe

Kalkulation berechnen ist gar nicht so schwer. Wer genau kalkulieren will und im Controlling zuverlässige Werte liefern will, braucht eine genaue Datenbasis und exakte Aufzeichnungen. Für eine Kalkulation müssen folgende Daten vorliegen:

• Ergebnisse der Kostenartenrechnung (= Gliederung der Kosten nach Art, z. B. Beschaffungskosten, Lagerhaltungskosten, Fertigungskosten, Verwaltungskosten und Betriebskosten)
• Ergebnisse der Kostenträgerrechnung (= Gesamtkosten für die Herstellung bzw. Bereitstellung von Produkten bzw. Dienstleistungen) 

Außerdem benötigst Du ein Kalkulationsschema: Dies bildet die Grundlage, um Kostenbestandteile, Produkte und Dienstleistungen korrekt zusammenzuführen.

Allerdings muss jeder Betrieb davon ausgehen, dass die kalkulierten Werte nie zu 100% der Wirklichkeit entsprechen können, da immer mit Abweichungen gerechnet werden muss. Die Ursache dafür können sein

• fehlerhafte Rundung von Werten
• fehlende Werte 
• falsch eingetragene Werte
• falsch ermittelte Werte 
• nicht-berücksichtigte Faktoren beim Ermitteln von Werten.

Die Ergebnisse Deiner Kalkulation sind also nicht in Stein gemeißelt und gerade bei der Preiskalkulation solltest Du immer etwas Spielraum einrechnen. Trotz dieser Unschärfen ist Kalkulation jedoch sehr wichtig für eine erfolgreiche Geschäftsführung: Sie helfen Dir, Entscheidungen mit Zahlen zu untermauern, damit Du Dich nicht allein auf Dein Bauchgefühl verlassen musst.

Und dabei sind wir von ready2order immer an Deiner Seite: Unsere moderne Cloud-Kasse überzeugt seit 2015 als digitales Kassen- und Bezahlsystem und sorgt für schnelles Bestellen, Kassieren und Verwalten mit einfach verständlichen Statistiken für verlässliche Kalkulation – nicht nur in der Gastronomie, sondern auch für Einzelhandel und Dienstleistung.