Kostenvoranschlag

Was bedeutet Kostenvoranschlag? Ein Kostenvoranschlag ist nicht dasselbe wie ein Angebot: Beide sollen potenzielle Kundschaft über Deine Konditionen informieren. Doch während die Angaben im Angebot rechtlich bindend sind, handelt es sich beim Kostenvoranschlag um eine Kostenschätzung, bei der gewisse Abweichungen zu erwarten sind. 

Wozu einen Kostenvoranschlag erstellen?

Kostenvoranschläge sollen Auftraggeber:innen dabei helfen, den Endpreis für eine Leistung einschätzen und das zur Verfügung stehende Budget entsprechend verplanen zu können. Sie werden oft angefordert, wenn Kosten und Bedingungen verschiedener Anbieter:innen verglichen werden wollen. Häufig werden Kostenvoranschläge in der Handwerksbranche erstellt, sie sind aber auch bei vielen anderen, größeren Projekten üblich.

Mit einem Kostenvoranschlag informierst Du Interessent:innen also darüber, mit welchem geschätzten zeitlichen und finanziellen Aufwand Du die gewünschten Leistungen erbringen könntest. 

Mit einem Kostenvoranschlag überzeugst Du Deinen Kunden oder Deine Kundin von Deinem Unternehmen – und lässt Dir (im Gegensatz zum verbindlichen Angebot) noch etwas Spielraum für Ausführung und Abrechnung. Es geht beim Kostenvoranschlag nämlich noch nicht um ganz exakte Kalkulation, sondern eher um einen Überblick. 

Erhältst Du nach Abgabe des Kostenvoranschlags den Zuschlag für einen Auftrag, kannst Du Deine Schätzungen in weiterer Folge durch ein detailliertes Angebot näher ausarbeiten.

Was steht im Kostenvoranschlag?

Ein übersichtlicher Kostenvoranschlag ist nachvollziehbar und logisch aufgebaut und enthält alle relevanten Informationen. Dazu gehören unbedingt folgende Angaben:

• Beschreibung der Leistung
• Kosten (d.h. Stundensätze oder Pauschalbeträge für Meilensteine)
• Arbeitszeit (Gesamtdauer oder Termindaten für Meilensteine) 
• Materialkosten und Materialbeschreibung mit Qualitätsangaben
• Verbindlichkeit: Welche Kostenschwankungen sind üblich und inbegriffen?
• Vorgehensweise: Wie kann eine Beauftragung erfolgen? Wird dann noch ein genaueres Angebot erstellt? 
• Gültigkeit

Verschleiere dabei nicht, sondern übermittele alle Informationen in klaren Worten: So vermeidest Du spätere Unstimmigkeiten. Ein sehr günstig angelegter Kostenvoranschlag kann Dir zwar möglicherweise einen (Erst-)Auftrag sichern, doch wenn Du diese Bedingungen nicht halten kannst, wirst Du Deine Auftraggeber:innen auf lange Sicht verärgern, sodass Folgeaufträge ausbleiben. Mache also darauf aufmerksam, dass der Kostenvoranschlag noch keine Details enthält und Du bei Interesse ein exaktes Angebot erstellen kannst. 

Muster: Vorlage Kostenvoranschlag

In unserer Vorlage bekommst Du Anregungen, wie Dein Kostenvoranschlag aussehen könnte. Deine Angaben solltest Du natürlich individuell anpassen – achte hier darauf, dass Du bei jedem neuen Kostenvoranschlag alle Daten neu eingibst und nichts übersiehst. 

Hier kannst Du unsere Vorlage für einen Kostenvoranschlag als PDF downloaden.

Enthält ein Kostenvoranschlag bereits Mehrwertsteuer?

Hier kommt es immer wieder zu Streitigkeiten. Grundsätzlich ist das Thema Mehrwertsteuer im Kostenvoranschlag so geregelt:

• Kostenvoranschläge für Privatpersonen müssen immer den kompletten Rechnungsbetrag (inklusive der anfallenden Steuer!) enthalten.
• Geschäftskunden wissen meist, dass es sich bei den Beträgen im Kostenvoranschlag um Nettopreise handelt und die Umsatzsteuer noch dazukommt. Hier solltest Du aber auf den geltenden Steuersatz (7% oder 19%) hinweisen, z.B. in einem abschließenden Zweizeiler. 

Vermeide auch Verwechslungen mit der “echten Rechnungen“ – zum Beispiel mit dem eindeutigen Hinweise “Keine Rechnung”. So beugst Du Missverständnissen vor, die sonst ggf. im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerzahllast entstehen können. Denn: Bei Unklarheiten ist im Zweifelsfall die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Finanzamt auf die Zahlung der entsprechenden Umsatzsteuer besteht.

Wie viel kostet ein Kostenvoranschlag?

Grundsätzlich und wenn möglich, sollte ein Kostenvoranschlag kostenlos sein. Denn Auftraggeber:innen lieben es zu sparen: Wenn Dein Kostenvoranschlag bereits etwas kostet, läufst Du Gefahr, dass andere Unternehmer:innen, die letztlich womöglich sogar teurer sind als Du, den Kostenvoranschlag jedoch kostenlos erstellen, trotzdem den Zuschlag erhalten. 

Allerdings gibt es Branchen, in denen für den Kostenvoranschlag üblicherweise etwas bezahlt wird – dazu gehören z.B. große Bauprojekte oder Kostenvoranschläge für Autoreparaturen, die oft einige Stunden Vorarbeit erfordern. Hier ist es naheliegend, dass der Kostenvoranschlag verrechnet wird. So oder so ist es wichtig, immer vorab auf die möglichen Kosten hinzuweisen. So machst Du einen guten Eindruck bei möglichen Auftraggeber:innen.

Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag?

Auftraggeber:innen möchten sich mithilfe des Kostenvoranschlags einen möglichst realistischen Eindruck darüber verschaffen, welche Kosten für die Ausführung einer bestimmten Leistung anfallen werden. Oft halten sie den Kostenvoranschlag dann für ein rechtsverbindliches Dokument, auf das sie sich jederzeit berufen können. Das stimmt jedoch nicht: Der Kostenvoranschlag ist – wie auch das freibleibende Angebot – nicht rechtlich bindend.

Formen des Kostenvoranschlags

Beim üblichen Kostenvoranschlag handelt es sich nicht um eine exakte Kalkulation von Kosten, sondern um eine unverbindliche Vorabschätzung, was ein bestimmter Auftrag höchstwahrscheinlich kosten wird. Diese Schätzung sollte möglichst realistisch sein und auf Erfahrungswerten basieren, doch tatsächlich überschreiten die finalen Kosten (aufgrund von Mehraufwand o.ä.) oft den Preis, der im Kostenvoranschlag genannt wurde. Wichtig ist, dass Du diese Überschreitung rechtzeitig kommunizierst.

Die gesetzlichen Vorgaben dazu regelt das BGB. Wird der im Kostenvoranschlag angegebene Preis außerdem deutlich überschritten, haben die Auftraggeber:innen auch das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

Eine Ausnahme ist zudem die sogenannte “Festpreisvereinbarung”. Hier darf nicht mehr als die im Kostenvoranschlag vereinbarte Summe in Rechnung gestellt werden. Diese verbindliche Regelung ist gut für Auftraggeber:innen – stellt für Dich als Unternehmer:in allerdings ein Risiko dar, denn Kosten für unvorhersehbaren Mehraufwand oder Verzögerungen werden nicht abgedeckt. 

Was, wenn der Kostenvoranschlag überschritten wird?

Der Kostenvoranschlag ist eine Kostenschätzung, d.h. als Unternehmer:in musst Du die ursprünglich geplanten Kosten bei Mehraufwand oder Verzögerung nicht unbedingt einhalten, sondern kannst realistisch abrechnen. Allerdings ist generell zu sagen, dass es besser für Dein Image ist, wenn die Kosten nicht (dramatisch) überschritten werden.

Bei der Überschreitung unterscheidet man daher zwei Formen:

• wesentliche Überschreitung
• unwesentliche Überschreitung

Wesentliche Überschreitung

Es gibt keine „Regel“, ab wann von einer wesentlichen Überschreitung gesprochen werden kann. Sogar Gerichtsurteile über Streitfälle unterscheiden sich hier teilweise deutlich: Manche Gerichte beurteilten eine Überschreitung der im Kostenvoranschlag angegebenen Summe um 10% als „wesentlich“, andere sahen diese Grenze erst ab 20% erreicht. 

Fest steht allerdings, dass Du Deine Auftraggeber:in ab einer Überschreitung von 10% informieren musst, damit er seine Rechte in Anspruch nehmen kann. Dazu gehören:

• genaue Information über den Grund und die Zusammensetzung der Kostenüberschreitung 
• außerordentliche Kündigung (Wichtig: Bereits erbrachte Leistungen müssen trotzdem bezahlt werden)
• Schadensersatzforderung bei Verschulden auf Deiner Seite
• Schadensregulierung, wenn aus der Verzögerung weitreichende Folgen für Folgearbeiten entstehen 

Unwesentliche Überschreitung

 In der Regel werden Überschreitungen von unter 10% der veranschlagten Summe als unwesentlich eingestuft. Das bedeutet für Dich als betreffende Unternehmer:in, dass Du Deine Auftraggeber:innen im Vorfeld nicht über die Überschreitung informieren musst und die Rechnung wie gewohnt stellen kannst.

Da der Unterschied zwischen wesentlicher und unwesentlicher Überschreitung eines Kostenvoranschlags bisher nicht gesetzlich geregelt ist, sorgen auch 10% bisweilen für Ärger bei Auftraggeber:innen: Daher solltest Du nach Möglichkeit immer mit realistischen Schätzungen arbeiten, Schwankungen klar kommunizieren und im Zweifel lieber etwas mehr ansetzen. 

Unternehmen legen in der Regel viel Wert darauf, dass sich die tatsächliche Rechnungssumme und der Betrag aus dem Kostenvoranschlag möglichst wenig voneinander unterscheiden:

• Ein zu niedriger Voranschlag kann die Kundschaft verärgern und – je nach Höhe – auch zu einer außerordentlichen Kündigung führen.
• Unvorhergesehene Zwischenfälle können allerdings auch beim absoluten Profi dafür sorgen, dass ein veranschlagter Betrag nicht gehalten werden kann. In diesem Falle solltest Du frühzeitig kommunizieren und die Kundschaft über alle Gegebenheiten aufklären.
• Um immer auf der sicheren Seite zu sein, kannst Du auch einen etwas höheren Kostenvoranschlag stellen und Deine Kunden dann mit einem möglicherweise niedrigeren Preis „überraschen“.

Fehler bei der Berechnung

Was passiert jedoch, wenn der Grund für die Überschreitung kein unvorhergesehener Mehraufwand oder gestiegene Materialpreise, sondern ein erkennbarer Berechnungsfehler ist? Nehmen wir dafür etwa an, dass die Einzelpreise der einzelnen Positionen auf dem Kostenvoranschlag nicht korrekt zusammengerechnet wurden:

Die Gesamtsumme ist zu korrigieren, wenn sich durch Auslegung feststellen lässt, dass nicht der ziffernmäßig genannte Endbetrag gemeint war, sondern dass Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in von den Einzelbeträgen ausgehen wollten: Um Dich hier abzusichern, kannst Du den Kostenvoranschlag mit einem entsprechenden Zweizeiler ergänzen. 

Andernfalls gilt, wenn die Leistung zum angegebenen Preis…

• für das Unternehmen zumutbar ist, dann brauchen Auftragnehmer:innen nicht auf den Fehler hinzuweisen. Auch wenn der Fehler bei Vertragsschluss erkannt wird, handeln Auftraggeber:innen nicht ohne Weiteres rechtsmissbräuchlich, wenn sie an der Endsumme festhalten wollen.
• für das Unternehmen unzumutbar ist, müssen Auftraggeber:innen auf den Fehler hinweisen, wenn er bei Vertragsschluss erkannt wird. In der Regel können sie also nicht auf Durchführung zum angegeben Preis bestehen.

Wie lang ist ein Kostenvoranschlag gültig?

Hier gibt es keine gesetzliche Regelung. Daher solltest Du bei Deinem Kostenvoranschlag eine Frist für die Gültigkeit festlegen. Hier empfiehlt sich eine eher kurze Laufzeit: So kannst Du besser kalkulieren, ob Du genug Kapazitäten freihast und welche Rohstoff- bzw. Einkaufspreise für Materialien gelten.

Tipps: So erstellst Du einen Kostenvoranschlag

• Erstelle den Kostenvoranschlag möglichst gratis bzw. kommuniziere mögliche Kosten vorab
• Nutze eine übersichtliche und klare Struktur
• Kalkuliere so, dass Du den Kosten- und Zeitrahmen möglichst exakt einhalten kannst
• Setze eine Frist für die Gültigkeit 
• Kommuniziere alle weiteren Schritte zur Auftragserteilung
• Versichere Dich, dass Auftraggeber:innen alle Details klar sind und biete die Möglichkeit zur Rücksprache an
• Bleibe proaktiv und freundlich in Kontakt mit Deiner potenziellen Kundschaft, ohne Druck aufzubauen