Reisekostenabrechnung

Was sind Reisekosten? In der Reisekostenabrechnung fasst Du alle Kosten zusammen, die während einer Auswärtstätigkeit bzw. Geschäftsreise entstanden sind. Dazu gehören die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten. Sie werden vom Unternehmen oder über die Steuererklärung erstattet.

Wer zahlt meine Reisekosten?

Häufig übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für auswärtige Tätigkeiten. Bekommst Du die Reisekosten so steuerfrei erstattet, kannst Du sie bei der Steuererklärung nicht mehr als Werbekosten absetzen. Allerdings ist der Arbeitgeber nichts dazu verpflichtet – und für Selbstständige ist es ohnehin nur anders möglich.

Wenn Reisekosten also nicht vom Arbeitgeber erstattet werden können, kannst Du sie als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen. Hier wird durch die Reisekosten das zu versteuernde Einkommen gesenkt. Um steuerlich wirklich zu profitieren, musst Du allerdings die Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro überschreiten – durchrechnen solltest Du es aber in jedem Fall.

Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Jeder, der auf Geschäftsreise geht, kann eine Reisekostenabrechnung erstellen:

• Angestellte
• Inhaber:innen 
• Geschäftsführer:innen

Eine gesetzliche Verpflichtung für Reiseabrechnungen gibt es jedoch nicht: Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihren Mitarbeiter:innen Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten zu zahlen. Werden diese intern also nicht übernommen, kannst Du die entstandenen Kosten bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Warum brauche ich eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung kann Dir viel Geld einbringen – wenn Du Deine Optionen kennst. Damit Du Deine Kosten lohnsteuerfrei erstattet bekommst bzw. damit Unternehmer ihre Reisekosten steuerlich geltend machen können, muss dem Finanzamt zunächst die entsprechende Dienstreise nachgewiesen werden. 

Diesem Zweck dient die Reisekostenabrechnung, in der alle Kosten aufgeführt und die entsprechenden Belege, Rechnungen und Quittungen hinterlegt sind. 

Reisekosten: Was gehört dazu?

Wie oben bereits angesprochen, setzt sich die Reisekostenabrechnung aus verschiedenen Teilbereichen zusammen. Diese wollen wir vorab noch einmal genauer erklären.

Fahrtkosten

Für eine Geschäfts- oder Dienstreise verlässt Du Deinen regulären Dienstort vorübergehend, um einen betrieblichen Auftrag (Dienstleistung, Fortbildung etc.) zu erfüllen. 

Darunter fallen alle Kosten, die im Zusammenhang mit Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Zielort oder Zwischenheimfahrten entstehen, wenn für diese eins der folgenden Verkehrsmittel genutzt wird:

• Privatwagen
• Mietwagen
• Flugzeug
• Bahn
• Taxi

Fahrtkosten werden in voller Höhe erstattet, wenn Du sie entsprechend belegen kannst. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln oder Mietwagen müssen dafür die Tickets oder Belege vorliegen. Wenn Du Dein privates Fahrzeug verwendest, musst Du ein Fahrtenbuch führen. Hier hast Du dann zwei Möglichkeiten zur Abrechnung:

• Kilometerpauschale (einfacher in der Abrechnung)
• Kilometersatz (aufwändiger, aber meist ertragreicher).

Übernachtungskosten

Hier geht es um die tatsächlichen Kosten, die für Deine Unterbringung in Hotels, Appartments, Pensionen etc. angefallen sind. Diese kannst Du entweder beim Arbeitgeber oder bei der Steuererklärung als Werbungskostenabzug geltend machen: Dafür solltest Du unbedingt die entsprechenden Rechnungsbelege vorlegen.

Verpflegungsmehraufwand

Für die Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit gelten ausschließlich Pauschalbeträge. Ausschlaggebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Stundenzahl, die Du am einzelnen Kalendertag von Wohnung und regulärer Arbeitsstätte abwesend bist.

Wenn Du also morgens erst ins Büro fährst und von dort aus die Dienstreise antrittst, beginnt die Abwesenheitsdauer erst mit der Abfahrt aus dem Büro. Fährst Du von zu Hause aus los, zählt die Abfahrtszeit dort. 

Wichtig: Auch wenn Deine Ausgaben für Verpflegung nachweislich höher ausgefallen sind, kannst Du keine höheren Beträge gelten machen. 

Als Ausnahme gelten hier Reisen ins Ausland: Hier gelten länderspezifisch höhere Verpflegungspauschalen, die sich von Land zu Land unterscheiden.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten gelten alle Kosten, die nicht den bereits genannten Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Fahrtkosten einer dienstlich veranlassten Reise zuordnen lassen. Dies sind beispielsweise 

• Gebühren für Maut, Fähren oder Tunnelbenutzung
• Aufwendungen als Folge eines Verkehrsunfalls
• Gepäckgebühren und Reisegepäckversicherung
• Parkgebühren
• Telefonkosten
• Trinkgelder
• Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen
• Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel für Fahrten am Reiseziel
• Schließfächer für Gepäckaufbewahrung
• Kosten für WLAN im Hotel

Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber oder das Finanzamt ist nach §3 Nr. 16 EStG steuerfrei, wenn die entsprechenden Belege vorgelegt werden können.

Was nicht als Reisenebenkosten gilt

Folgende Kosten werden grundsätzlich nicht erstattet:

• Bußgelder für Schwarzfahren, Geschwindigkeitsüberschreitungen, Falschparken etc.
• Minibar im Hotel
• Pay-TV
• Kosten für zusätzliches Gepäck (Koffer)
• Massagen u.ä. Anwendungen

Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise?

Im Steuerrecht spricht man von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, während der Du Dich von Deiner üblichen Arbeitsstätte (Büro, Werkstatt etc.) entfernen musst.

Allerdings wird nicht jede Auswärtstätigkeit auch als Geschäftsreise anerkannt – zum Beispiel gilt der Besuch bei einem Kunden innerhalb der Stadtgrenzen nicht als Dienstreise. Hier bekommst Du also keine Reisekosten ersetzt (möglicherweise ist hier aber die Erstattung von Fahrtkosten möglich).

Diese Auswärtstätigkeiten gelten in der Regel als Geschäftsreise:

• Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenzen
• Fahrten zu Messen, Schulungen, Kongressen etc.
• Fahrten zu anderen Firmenstandorten

Reisekostenformular: Muster zur Reisekostenerstattung

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, wie eine Reisekostenabrechnung auszusehen hat. Grundsätzlich sollten aber alle zugehörigen Belege sorgfältig und geordnet aufbewahrt werden. Ansonsten können Reisekosten ohne formale Vorgaben handschriftlich, in einer Excel-Tabelle, einer entsprechenden Software oder in einem individuell erstellten Vorlage abgerechnet werden. Achte hier auf übersichtliche und nachvollziehbare Darstellung, da das Finanzamt die Unterlagen sonst abweisen und die Erstattung verweigern kann.

Hier findest Du ein Beispiel für eine Reisekostenabrechnung zum Download.