Das Kassenbuch leicht erklärt

Offiziell muss jeder Betrieb, der einer Bilanzierungspflicht unterliegt, ein Kassenbuch führen. Dies schließt auch all jene mit ein, die sich selbst freiwillig bilanzieren. Der gesetzlichen Pflicht zur Kassenbuchführung  (§22 Abs 2 Nr 2 UStG) unterliegen im Folgenden:

• alle Unternehmen, die Barausgaben haben
• alle Unternehmer:innen, die Kaufmann/Kauffrau sind
• alle Gewerbetreibenden mit mind. 60.000 Euro Jahresgewinn
• alle Gewerbetreibenden mit mind. 600.000 Euro Jahresumsatz
• alle Unternehmen, die eine Bilanz aufstellen müssen
• alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind (der Umkehrschluss gilt allerdings nicht)

Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen, die von der Kassenbuch-Pflicht befreit sind, müssen allerdings bei offener Ladenkasse eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen.

Grundsätzlich wird ein Kassenbuch in Kontoform geführt, d. h. Einnahmen und Ausgaben werden einander gegenübergestellt und ein Saldo gebildet. Eine ordnungsgemäße Buchung im Kassenbuch muss immer folgende Informationen umfassen:

• Datum des Eintrags
• fortlaufende, eindeutige Belegnummer (z. B. Rechnungsnummer)
• Buchungstext (z. B. “Briefumschläge”)
• Netto-Betrag und Währung der Einnahme bzw. Ausgabe
• Umsatzsteuer-Satz
• Umsatzsteuer als absoluter Betrag
• aktualisierter Kassenstand bzw. Saldo
• Referenz zum zugehörigen Beleg

Ziel dabei ist die sogenannte “Kassensturzfähigkeit”, also die Nachprüfbarkeit des Kassenbestandes (Soll- und Ist-Bestand) zu jeder Zeit. 

Damit das Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen alle Buchungen und erforderlichen Aufzeichnungen lückenlos, zeitgerecht in chronologischer Reihenfolge, unverändert und vollständig durch Bons nachzuweisen sein. 

Des Weiteren sind Einnahmen und Ausgaben der Kasse (gemäß §146 Abs 1 Satz 2 AO) täglich zu erfassen – unter bestimmten Voraussetzungen ist dies allerdings auch periodisch möglich. Beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen oder PC-Kassen ist es zudem wichtig, dass die Buchungen nachvollziehbar und eindeutig zugeordnet werden können. Es empfiehlt sich daher, die Umsätze voneinander getrennt aufzuzeichnen.

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