DSFinV-K 2.0: Alle Infos zum einheitlichen Datenstandard

Die Abkürzung steht für “Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme”. Sie besagt, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem nutzen, dieselbe Struktur bei der Datenerfassung und beim Datenexport verwenden müssen. 

Sehr vereinfacht ausgedrückt definiert die DSFinV-K, wo und in welcher Form ein Datensatz bei der Buchführung eingetragen werden muss. Sie ist auch als “einheitlicher Datenstandard” bekannt. Die entsprechende Daten-Exportschnittstelle ist Teil der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).

Die DSFinV-K bestimmt, wie Deine Kassendaten aufbereitet werden müssen. 

Die Kassendaten müssen vollständig nachvollziehbar und nachprüfbar sein; das gilt für

• Kasseneinnahmen
• verbuchte Erlöse 
• Ermittlung der Umsatzsteuer 

Außerdem muss aus den erfassten Daten jeder Kassenbeleg einzeln reproduzierbar sein – sprich, jeder Bon muss bei Bedarf nochmals abgerufen werden können. 

Dazu müssen zu jedem Kassenabschluss die Stammdaten festgehalten werden. Vor einer Änderung dieser Stammdaten muss ebenfalls ein Kassenabschluss erfolgen: So wird sichergestellt, dass alle Stammdaten ebenso wie jeder einzelne Geschäftsfall eindeutig dem betreffenden Kassenabschluss zugeordnet werden können.

Über die dazugehörige Exportschnittstelle innerhalb der TSE erfolgt dann der standardisierte Export der gespeicherten und abgesicherten Kassenaufzeichnungen. 

Im Einzelnen ermöglicht die Schnittstelle

• die erfassten Daten einheitlich per DSFinV-K-Export für die Außenprüfung sowie für Kassennachschauen bereitzustellen,
• die im System erfassten Daten in ein Archivsystem auszulagern,
• die Überprüfung der in der Finanzbuchhaltung niedergelegten Kassendaten zu vereinfachen.

Die Prüfer des Finanzamts verwenden zur massenhaften Analyse von Kassendaten eine Prüfsoftware. In Deutschland ist dies die Software IDEA. Das Programm sucht mithilfe vordefinierter Kriterien (z. B. lückenlos fortlaufende Transaktionsnummern) nach Auffälligkeiten. Tritt eine Unstimmigkeit auf, prüft IDEA alle damit zusammenhängenden Informationen bis hin zum zugrundeliegenden Beleg bzw. Geschäftsvorfall.

Damit IDEA die Kassendaten verstehen und aussagekräftige Informationen zu ihrer Richtigkeit ermitteln kann, müssen diese Daten auf bestimmte Weise strukturiert sein und mittels einer DSFinV-K-Konvertierungssoftware übermittelt werden. 

Welche Vorteile bringt der Datenstandard für Unternehmer?

Nicht nur das Finanzamt kann dank DSFinV-K leichter arbeiten. Auch Unternehmer haben es jetzt leichter:

• Zukunftssicherheit: Speziell im Vergleich mit offenen Ladenkassen sparst Du Dir mit einer elektronischen Kasse viel Arbeit. Noch gibt es keine Registrierkassenpflicht in Deutschland, doch die sogenannten “Übergangsfrist für bestehende Kassensysteme” endet 2023. Je früher Du umrüstest, desto besser bist Du auf die Gesetzesänderung vorbereitet und mit Deinem elektronischen Kassensystem vertraut.
• Rechtssicherheit: Als Inhaber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung inklusive DSFinV-K-Schnittstelle musst Du nicht mehr beweisen, dass Deine Aufzeichnungen stimmen. Das Finanzamt geht bei diesen Voraussetzungen vielmehr davon aus, dass Deine Aufzeichnungen vollständig und korrekt sind. 
• Arbeitserleichterung: Mit dem neuen Datenstandard lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Bei einer Kassennachschau kannst Du dank einheitlichen DSFinV-K-Export mit wenigen Klicks jederzeit sämtliche Deiner Aufzeichnungen konform bereitstellen und dem Prüfer erläutern.

Im Juli 2019 wurden die Anforderungen an diese Struktur mit der DSFinV-K 2.0 standardisiert. Umfangreiche Informationen zur DSFinV-K findest Du auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern.

Umsetzung durch die Kassenhersteller

Die Anforderungen mussten von allen Kassenanbietern bis zum 30. September 2020 umgesetzt werden, um weiterhin finanzamtkonforme Kassen anzubieten.

Um sicher zu sein, dass auch Deine Kasse dem einheitlichen Datenstandard entspricht, solltest Du Deinem Anbieter folgende Fragen stellen:

1. TSE: Welche Form der Technischen Sicherheitseinrichtung wird angeboten? Abhängig von der verwendeten Kassensoftware kann es eine hardware- oder cloudbasierte Lösung sein.
2. DSFinV-K: In welchem Format werden Daten exportiert? Hier sollte die Antwort “CSV-Format” lauten. 
3. Meldepflicht: Wie läuft die Anmeldung beim Finanzamt ab? Welche Unterstützung gibt es vom Kassenanbieter?  
4. Belegausgabepflicht: Werden auf dem Kassenbon alle vorgeschriebenen Angaben ausgewiesen?

Die DSFinV-K ist in drei Bereiche aufgeteilt:

• Einzelaufzeichnungsmodul
• Stammdatenmodul
• Kassenabschlussmodul

1. Das Einzelaufzeichnungsmodul

Die Einzelaufzeichnungen – d. h. die einzelnen Geschäftsfälle oder Transaktionen – bilden die Grundlage der DSFinV-K. Sie werden grundlegend in zwei Datenbereiche unterteilt:

1. Bonpos
2. Bonkopf

Die Datei „Bonpos“ beinhaltet alle einzelnen Positionen eines Vorganges mit 

• Umsatzsteuersatz
• Menge des gelieferten Gegenstandes bzw. der Leistung
• Art des gelieferten Gegenstandes bzw. der Leistung
• Berechnungsmethode der Umsatzsteuer (Brutto- oder Nettomethode) 

Zusätzlich müssen die jeweiligen Detail-Dateien erstellt werden (Bonpus_USt, Bonpos_Preisfindung, Bonpos_Zusatzinfo).

Bei der Datei „Bonkopf” handelt es sich im Regelfall um die gesammelten Zahlen der einzelnen Bonpositionen. Sie stellt also quasi ein elektronisches „Rechnungsdoppel“ dar, bei dem alle Werte exakt den auf dem Bon aufgedruckten Werten entsprechen müssen.

2. Das Stammdatenmodul

Deine Stammdaten werden prinzipiell für jeden Kassenabschluss neu im Stammdatenmodul gespeichert. Änderungen können nur dann vorgenommen werden, wenn vorher ein Kassenabschluss vorgenommen wird. Zu den Stammdaten gehören einzelne Dateien, die folgende Informationen enthalten:

3. Das Kassenabschlussmodul

Das Kassenabschlussmodul übernimmt die Buchungsbeleg-Funktion und speichert die Daten des jeweiligen Kassenabschlusses digital. Diese Speicherung erfolgt wiederum in drei separaten Dateien:

• Datei „Z_GV_Typ“
• Datei „Z-Zahlart”
• Datei „Z_Waehrungen“

DSFinV-K Beispiele

Hier sind einige Geschäftsfälle aus dem Tagesgeschäft einer Bäckerei und ihre beispielhafte Darstellung gemäß der DSFinV-K:

Weitere Informationen im Detail findest Du auf der Seite des Bundeszentralamtes für Steuern.