Kassensystem Vereine: Das musst Du für Sportfest & Co. wissen

Ob Sportfest, Veranstaltung oder Sommerfest – ob Ticketverkauf, Würstchenstand oder Bierwagen: Viele Vereine haben mit Bareinnahmen zu tun. Oftmals wandern diese Gelder ganz “oldschool” in eine Geldkassette oder sogar in einen Pappkarton. Ist das legal – oder müssen Vereine für eine korrekte Buchhaltung mit einem elektronischen Kassensystem arbeiten? Wir klären die rechtlichen Grundlagen und nennen die Vorteile des automatisierten Betriebs.

Grundsätzlich gilt in Deutschland keine Registrierkassenpflicht.  Auch ein Kassenbericht ist für Vereine laut Gesetz (BGB) nicht zwingend erforderlich. Es ginge also auch ohne Kassensystem. Allerdings gibt es Pflichten, die ein klares Argument für den Betrieb einer elektronischen Registrierkasse im Verein darstellen.

• Ein Kassenbuch ist Pflicht, wenn Bar-Transaktionen stattfinden – sprich: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen korrekt und unveränderbar dokumentiert werden.
• Auch Vereine können in Form einer Kassenprüfung unangekündigt vom Finanzamt kontrolliert werden: Hier müssen einem Kassenprüfer auf Nachfrage sämtliche Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, die für dessen Prüfauftrag notwendig sind. 
• Zudem ist der Vereinsvorstand laut § 666 BGB verpflichtet, seinen Mitgliedern auf Verlangen Auskunft über „…den Stand des Geschäfts…“ zu geben – sprich: Er muss mithilfe eines Kassenberichts transparenten Einblick in die Einnahmen und Ausgaben der Vereinskasse gewähren.

Die entsprechende Grundlage in Form der Kassenbuchführung kann natürlich auch manuell erstellt werden, allerdings ist dies bei jeder Transaktion mit einigem Aufwand verbunden. Und was bei wechselnden Mitgliedern als Procedere immer wieder neu erklärt werden muss, läuft bei einem elektronischen Kassensystem automatisch im Hintergrund, und auch Kassenberichte können jederzeit per Klick vollständig abgerufen werden.

Kurz: Wer regelmäßig Vereinsfeste feiert und dabei Getränke anbietet oder Tickets für Veranstaltungen verkauft, hat es mit einer elektronischen Kasse einfach leichter.

• Vereine können bei Events und Festen ihre Einnahmen und Ausgaben effizient dokumentieren, verwalten und kontrollieren. 
• Abläufe werden automatisiert, was viel Zeit spart (und in Teilen weniger Detailwissen nötig macht, z.B. beim Kassensturz am Ende einer Veranstaltung).
• Der Kassenbetrieb wird beschleunigt (Wechselgeldfunktion, Bonierung etc.) – besonders wichtig, wenn in kurzer Zeit viele Vorgänge durchgeführt werden müssen.
• Die Buchhaltung wird für den Kassenwart deutlich vereinfacht: Rechnungen lassen sich per Klick erstellen, ebenso einfach werden Einnahmen und Ausgaben immer korrekt verbucht. Das sorgt für höhere Transparenz und Sicherheit.
• Besonders wichtig: Zeitgemäße Zahlungsarten wie Geldkarte und Mobile Payment können problemlos angebunden werden.
• Die Steuererklärung kann einfacher erstellt bzw. die nötigen Daten per Schnittstelle einfach an die Steuerberatung übermittelt werden.
• Aufzeichnungen mit einer TSE-zertifizierten, elektronischen Kasse werden vom Finanzamt als korrekt angenommen. Steuern können korrekt abgeführt werden.

• Rechtskonformität: Achte darauf, dass Dein Kassensystemanbieter für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben garantiert*.
• Manipulationssicherheit: Fällt Dein Verein unter die Registrierkassenpflicht, so müssen alle Einnahmen manipulationssicher erfasst werden. Dafür sorgt eine elektronische Registrierkasse, die alle Bewegungen automatisch und unveränderbar dokumentiert.
• Offline-Fähigkeit: Deine Kasse sollte auch ohne eine durchgehende Internetverbindung nutzbar sein, ohne dass Belege verloren gehen oder gar nicht kassiert werden kann. 
• Einfache Bedienung: Damit auch unerfahrene und wechselnde Nutzer damit klarkommen, sollte Dein Kassensystem einfach und intuitiv funktionieren.
• Zahlungsoptionen: Dein Kassensystem sollte verschiedene Zahlungsoptionen unterstützen; also neben Bargeld auch Geldkarten oder Mobile Payment annehmen.
• Barcodescanner: Wenn Du z.B. Tickets schneller per Barcode verkaufen möchtest, ist ein Barcodescanner unverzichtbar für jede Art von Veranstaltung oder Fest.
• Lagerbestand: Eine gute Kassensoftware gibt Dir den Überblick – z.B. über Getränke oder Bratwurstbestände. 
• Statistiken: Per Klick solltest Du einfach verständliche Übersichten zu Verkäufen, Ausgaben und Einnahmen abrufen können.
• Cloudbasierte Datenspeicherung: Wenn Deine Daten nicht stationär, sondern in der Cloud gespeichert sind, sind sie zum einen auch im Notfall sicher vorhanden. Zum anderen können zuständige Mitglieder die Daten z.B. auch von Zuhause aus  einsehen und bearbeiten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für mehr Effizienz bei der Verwaltung.
• Kundensupport: Achte darauf, dass Du bei technischen Fragen rund um die Uhr Unterstützung vom Kassenanbieter bekommen kannst – und zwar kostenlos.
• Wartungsarmer Einsatz: Achte darauf, dass die Einrichtung Deiner Kasse und auch Software-Updates über die Cloud und damit ohne Einsatz eines Technikers stattfinden können – sonst bist Du immer wieder an Termine gebunden, die obendrein Kosten verursachen.

* Welche rechtlichen Grundlagen gelten, wenn Vereine eine elektronische Registrierkasse führen?

Vereine müssen sich wie Betriebe an bestimmte gesetzliche Vorgaben halten, wenn es um den Einsatz einer Kassensoftware geht. Die wichtigsten Richtlinien sind:

• KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Sie schreibt vor, dass elektronische Registrierkassen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen. Diese verhindert Manipulationen an der Kasse und sorgt für eine lückenlose Aufzeichnung aller Transaktionen.
• Bonpflicht: Seit dem 1. Januar 2020 muss jeder Beleg mit einem Datum, einer fortlaufenden Nummer und einem QR-Code versehen sein.
• GoBD: Diese Verordnung legt fest, wie Geschäftsvorfälle dokumentiert werden müssen. Hierbei geht es vor allem um die Unveränderbarkeit der Daten und Aufbewahrungsfristen.
• Kassenschau: Diese unangekündigte Überprüfung der Kasse durch das Finanzamt gibt es auch für Vereine. Dabei wird geprüft, ob alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden oder ob es Hinweise auf Manipulationen gibt.

Eine seriöse Kassensoftware wie von ready2order entspricht diesen gesetzlichen Anforderungen und sorgt durch kostenlose Updates ohne Aufwand für den nutzenden Verein dafür, dass das auch so bleibt.

Elektronische Kassensysteme können für die Dauer der Nutzung gemietet oder dauerhaft angeschafft werden. Mieten klingt auf den ersten Blick oft erst einmal günstiger: Doch hier ist zu beachten, dass oft für jede Mietperiode eine Set-up-Gebühr fällig wird und Versandkosten anfallen können. Auch die Arbeitszeit, die für die wiederholte Einrichtung der Kasse anfällt, muss einkalkuliert werden.

Wird die Kasse also über das Jahr verteilt mehrfach genutzt – selbst nur ein Mal im Monat – empfiehlt sich in der Regel die Anschaffung eines eigenen Systems. Dabei gibt es die Möglichkeit, eine Registrierkasse mit installierter Kassensoftware anzuschaffen oder eine offene Kassensoftware auf dem Gerät Deiner Wahl (Smartphone, Tablet o.ä.) zu verwenden.

Bei ready2order hast Du beide Möglichkeiten:

• Unsere mobile All-in-One readyGo vereint Barcodescanner, Kasse, Kartenleser und Drucker in einem: Perfekt für platzsparenden Einsatz, der an unterschiedlichen Orten stattfindet.
• Unser stationärer readyMax ist das Herzstück Deines Vereinsheims, wenn Du immer an einem Ort kassierst. 
• Unsere ready2order App lässt sich auf allen kompatiblen Geräten wie Smartphone (Android und iOS), Tablet oder Rechner (Windows und macOS) installieren.

In der Regel genügt für Vereine unser Kassensystem-Abo: Es liefert alle Grundfunktionen für Kasse und Buchführung. Das Gastro-Abo ist nur dann nötig, wenn Du ein Vereinsheim mit Tischbetrieb im Restaurantstil betreiben möchtest.

Mit unserem Blogbeitrag findest Du außerdem heraus, welches Hardware-Setup am besten zu Deinem Verein passt.

Hier sind zwei verschiedene Arten von Kosten zu unterscheiden:

• Einmalige Kosten für die Anschaffung der Hardware
• Laufende Kosten für Software-Lizenzen oder Kartenzahlungsgebühren

Bei den einmaligen Kosten kannst Du die Kosten gering halten, indem Du eine Kassensoftware verwendest, die sich auf bereits im Verein vorhandene Hardware (z.B. ein Tablet) aufspielen lässt – das ist zum Beispiel mit dem ready2order Kassensystem möglich.

Die laufenden Kosten behältst Du im Griff, indem Du bspw. nur ein ready2order Jahres-Abo zahlst und dieses bei Bedarf mit unseren flexiblen Tages- oder Monatslizenz aufstockst, wenn Du zusätzliche Kassengeräte für Feste o.ä. brauchst. 

Du brauchst Deine Kasse nur vom Sommerfest bis zum Weihnachtsmarkt? Auch da empfiehlt sich trotzdem ein Jahres-Abo: Wenn Du Deine Kassenlizenz durchgängig behältst, fallen Aktivierungskosten und viel Arbeitsaufwand weg – mehr Details dazu erfährst Du in unserem Beitrag “Günstig kassieren im Saisonbetrieb.”

Alternativ können wir Deine Daten aber auch für Dich archivieren – bis Du sie wieder brauchst. Lass Dich am besten von unseren Sales-Experten beraten und wir finden gemeinsam heraus, was am besten zu Deinem Verein passt.