Kassensystem für Kleinunternehmer: Was brauche ich?

Viele tatkräftige Macher:innen haben mal klein angefangen: Kleinunternehmen sind der perfekte Weg, um die Selbstständigkeit auszutesten und frische Ideen auf den Markt zu bringen. Dabei steht meist nicht viel Startkapital zu Verfügung: Eine Registrierkasse für Kleingewerbe sollte also auch nicht viel kosten. Außerdem sollte sie flexibel und intuitiv bedienbar sein. 

In diesem Beitrag erfährst Du, was eigentlich hinter dem Begriff “Kassensystem” steckt – mit allen Vorteilen für Kleingewerbe und den wichtigsten Funktionen, auf die Du achten solltest.

Ob Registrierkasse für Kleinunternehmer, Point-of-Sale (POS) oder Kassensystem für Großbetriebe: Ein modernes, digitales Kassensystem besteht aus Kassenhardware und Kassensoftware – d.h. aus einem Kassengerät und einem passenden Softwareprogramm. 

Dabei wird zwischen offenen und geschlossenen bzw. hardware- und cloudbasierten Kassensystemen unterschieden. Das klingt kompliziert, ist aber ganz einfach zu unterscheiden.

Eher überholt: Geschlossene und hardwarebasierte Systeme 

Bei einem geschlossenen Kassensystem läuft die Kassensoftware nur auf einem bestimmten Kassengerät. Daher wird beides wird in der Regel auch nur zusammen verkauft. Bei hardwarebasierten Kassensystemen befinden sich Software und die gespeicherten Kassendaten außerdem auf einem physischen Medium wie einem USB-Stick oder einer SD-Karte: Fehlerbeseitigung oder Update-Installationen können also nur vor Ort durch einen Techniker vorgenommen werden können. 

Ob geschlossen oder hardwarebasiert: Beide Systemarten sind eher als altmodisch zu betrachten, da sie ihren Nutzer:innen wenig Freiraum gewähren und überdies oft mit hohen Kosten für Anschaffung und Wartung einhergehen. 

Die Nutzerfreundlichen: Offene und cloudbasierte Systeme 

Moderne Varianten – wie etwa die ready2order App – sind offen und cloudbasiert, um ihren Verwender:innen möglichst viel individuellen Spielraum bei der Kassenwahl und Nutzung zu geben. 

Bei einem offenen Kassensystem haben Nutzer:innen nämlich die freie Wahl bei der Kassenhardware: Die Kassensoftware lässt sich auf vorhandenen Smartphones, Tablets, PCs, Laptops oder – natürlich – auch auf einem kompatiblen Neugerät nach Wunsch verwenden.

Die Cloudbasierung bringt noch mehr Freiheit – und Sicherheit: Eine entsprechende Software arbeitet online in der Cloud (d.h. auf einem Server im Netz). Updates können automatisch, schnell und flächendeckend auf alle angeschlossenen Kassen aufgespielt werden. Du bist also ohne jedes Zutun oder Extrakosten Deinerseits immer auf dem Laufenden. Zusätzliches Plus: Dank Cloudspeicherung sind Deine Daten nicht nur sicher. Sondern Du hast auch von überall Zugriff, und kannst da arbeiten, wo Du Deine Kasse brauchst – also nicht nur im Betrieb, sondern auch unterwegs oder im Büro zuhause. 

Noch gibt es keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Gemäß der Registrierkassenverordnung muss zwar jedes Unternehmen, das Bareinnahmen verbucht, eine Registrierkasse haben, doch noch ist auch eine offene Ladenkasse erlaubt.

Bis 2023 müssen in Deutschland allerdings alle elektronischen Kassensysteme mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein, denn dann endet die sogenannte “Übergangsfrist für bestehende Kassensysteme”. Mehr Infos dazu findest Du in unserem Blogbeitrag zur Registrierkassenpflicht in Deutschland.

Gesetzlich ist die Registrierkasse für Kleinunternehmen also nicht unbedingt vorgeschrieben. Doch wenn Du mehr als eine der folgenden Fragen mit “ja” beantworten kannst, könnte ein Kassensystem allerdings hilfreich für Dich sein.

Checkliste: Brauche ich eine elektronische Registrierkasse?

• Will ich bei Gesetzesänderungen gleich auf der sicheren Seite sein?
• Kümmere ich mich allein um Organisation und Papierkram?
• Will ich mein Geschäft ortsunabhängig verwalten?
• Will ich mein Team, Umsätze und Statistiken, Bestellungen oder Waren automatisch verwalten?
• Würden Funkbonierung oder mobiler Betrieb mein Geschäft erleichtern?
• Will ich meine Buchhaltung möglichst papierfrei und mit Schnittstelle zur Steuerberatung führen?

Antworten gesammelt? Dann auf zu den Vorteilen!

Vielleicht hast Du es schon beim Durchgehen der Checkliste geahnt: Eine Registrierkasse für Kleinunternehmer kann unschätzbare Vorteile mit sich bringen. Denn mit einem elektronischen Kassensystem kannst Du nämlich Geld, Zeit und Nerven sparen. Wir erklären, wieso.

1. Garantierte Rechtssicherheit

Ob Bonpflicht, Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), GoBD oder KassenSichV – ein moderner Kassenanbieter wie ready2order sorgt dafür, dass Deine Kasse immer 100% finanzamtkonform arbeitet und lückenlos mit den neuesten gesetzlichen Regelungen Schritt hält.

Ohne elektronische Registrierkasse musst Du beweisen, dass mit Deiner Buchführung alles stimmt – mit einem digitalen Kassensystem für Kleinunternehmen hingegen geht das Finanzamt davon aus, dass Deine Unterlagen korrekt sind. Du bist also bei möglichen Kassenprüfungen und auch bei der Buchhaltung auf der sicheren Seite. 

2. Einfache Manipulationssicherheit

Eine elektronische Registrierkasse im Kleingewerbe signiert alle Bons wie vorgeschrieben mit einer fortlaufenden Nummer: Das sichert Dich auf buchhalterischer Seite wie beschrieben ab – und macht es außerdem leicht, Deinen Mitarbeiter:innen zu vertrauen. Denn so können Einträge im Kassenbuch nicht durch Dritte verändert werden.

3. Mehr Umsatz 

Durch die angeschlossene Warenwirtschaft hast Du mithilfe Deines Kassensystems immer alles auf Lager, um die Wünsche Deiner Kunden zu erfüllen – und vielleicht sogar mehr als das. Deine Registrierkasse benachrichtigt Dich rechtzeitig, wenn ein Produkt zur Neige geht, und mithilfe der Kundenverwaltung kannst Du nachvollziehen, was Deine Stammkunden glücklich macht und wann sich welche Artikel verkaufen. So hast Du Bestseller immer auf Vorrat und kannst mit der ein oder anderen gezielten Zusatzempfehlung mehr Umsatz machen.

Für mehr Umsatz sorgen auch zusätzliche Zahlungsarten: Mit einem modernen Kassensystem kannst Du nicht nur Bargeld, sondern auch Kartenzahlungen oder Zahlungen per Apple Pay oder Google Pay annehmen – damit Dir auch bei leerem Portemonnaie kein Verkauf entgeht.

4. Vereinfachte Buchhaltung

Ein gutes Kassensystem für Kleinunternehmen ermöglicht Dir, Deine Finanzen in digitaler Form zu managen. Dafür stellt es alle nötigen Berichte und Unterlagen im finanzamtkonformen Dateiformat zur Verfügung – diese kannst Du dann einfach per Klick an Deine Steuerberatung exportieren. Unser neues Kassenbuch unterstützt Dich außerdem tatkräftig im Tagesgeschäft – so geht keine Buchung verloren.

5. Mehr Arbeitskraft

Ein Kassensystem nimmt Dir über den einfachen Kassiervorgang hinaus viele Aufgaben ab: Ob Buchhaltung, Kassenbuch oder Tagesabschluss, ob Dienstplanung, Warenwirtschaft oder Statistikerstellung – statt mühsam mit Zettel und Stift zu hantieren, Bons für die Steuerberatung zu sammeln oder nach Feierabend noch lange mit Organisation und Verwaltung zu kämpfen, kannst Du mithilfe einer modernen Registrierkasse vieles per Klick erledigen – auch zwischendurch und auch abends vom Sofa zuhause.

So kannst Du Deine Kräfte besser einteilen, hast Zeit zum Erholen – und kannst Deine volle Begeisterung in das stecken, was Du an der Selbstständigkeit wirklich liebst.

Die offene und cloudbasierte Registrierkassen-App von ready2order wurde ganz besonders für kleine Unternehmen entwickelt. Unser Kassensystem eignet sich 

• für den stationären Betrieb ebenso wie für den mobilen Einsatz
• für Einzelunternehmer:innen ebenso wie für mehrere Mitarbeiter:innen
• für den Einsatz mehrerer Geräte an einem oder mehreren Standorten.

Damit unsere Kasse ideal zu Deiner Branche passt, unterscheiden wir zwischen Basis-Abo mit allen wichtigen Standardfunktionen und dem Gastro-Paket für Gastronomiebetriebe mit Tischbetrieb. 

ready2order Basis-Abo: Kann, was Du brauchst

Unser ready2order Basis-Abo umfasst die wichtigsten Funktionen, die eine Registrierkasse im Kleingewerbe mitbringen sollte, dazu gehören u.a.

• Warenwirtschaft mit einfacher Produktverwaltung
• Intuitive Bedienoberfläche für einfache Verkaufsabwicklung inkl. Stornos
• Auswertungen und Statistiken zum Umsatz (in Echtzeit)
• Einfache Buchhaltung durch Datenaufbereitung und Steuerberater-Export 
• Datenbanksystem für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten
• Einfache Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen

Damit ist es das ideale Kassensystem für Kleinunternehmen, u.a. in den Bereichen

• Einzelhandel (auch Kiosk und Marktstand)
• Handwerksunternehmen
• Kosmetiksalons, Friseure und Massagesalons
• Floristik
• Taxiunternehmen
• Tankstellen

Das Basis-Abo genügt auch für Bäckerei, Foodtruck und Imbiss (ohne Tischbetrieb).

Das ready2order Gastro-Paket: Für den Überblick am Tisch

Unser Gastro-Paket erweitert die Basisvariante um alle wichtigen Zusatzfunktionen für die Gastronomie (Restaurant, Bar, Café, Eiscafé) mit Tischbetrieb:

• Tischübersicht
• Getrennte Rechnungen
• Außer-Haus- und Happy-Hour-Funktion
• Beilagenmanagement und Menügangauswahl
• Funkbonierung in Küche/ Bar
• Multi-Login für mehrere Zugänge

Was unterscheidet ready2order von anderen Anbietern?

Es gibt viele Kassenanbieter, doch mit ready2order kannst Du als Kleinunternehmen:in nicht nur schnell, flexibel und immer rechtskonform arbeiten – sondern bekommst auch einen fairen Preis. 

Die Cloudbasierung unseres Systems ist dabei ein besonderes Plus: Alle Kassendaten werden sicher auf externen Servern in Deutschland gespeichert. So ist nie mehr “plötzlich alles weg”, sondern immer alles da – z.B. bei Brand, Überschwemmung oder im Steuerunterlagen-Notfall. 

Von uns erhältst Du ein zuverlässiges Kassensystem mit allen wichtigen Funktionen: Unsere Kassensoftware läuft auf Deinem kompatiblen Wunschgerät, ist branchenangepasst und startet zügig, damit Du ohne lange Einarbeitung schnell Umsatz machst. Außerdem sind wir bei technischen Fragen an Deiner Seite. Lass Dich jetzt beraten und finde Dein Kassensystem für Kleingewerbe.