Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Um die wichtigste Frage – Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland? – gleich vorweg zu beantworten: Nein, die gibt es nicht. Oder richtiger: Noch nicht. 

Grundsätzlich gilt, dass Betriebe in Deutschland nicht dazu verpflichtet sind, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden: Du kannst also frei entscheiden, ob Du eine elektronische oder eine offene Ladenkasse verwenden möchtest. Was mehr Vorteile für Dich bietet, haben wir in diesem Beitrag für Dich beantwortet.

Info: Im Gegensatz zu Deutschland gilt die Registrierkassenpflicht in Österreich!

Wer bereits eine elektronische Registrierkasse verwendet, muss in Deutschland die sogenannte “Übergangsfrist für bestehende Kassensysteme” beachten: Diese begann am 1. Januar 2020 und endet zwei Jahre später, also am 31. Dezember 2022. In diesem Zeitraum müssen alle elektronischen Registrierkassen mit der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden.

Elektronische Kassen, die noch keine TSE besitzen

• und nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden
• und nicht mit einer TSE aufrüstbar sind 
• und den Regelungen der GoBD entsprechen müssen,

müssen bis zum 1. Januar 2023 durch eine TSE-fähige Kasse ersetzt werden.

Eine offene Ladenkasse bleibt von dieser Regelung unberührt: Du kannst sie weiterhin nutzen und brauchst keine elektronische Kasse anschaffen – noch nicht. Doch es ist mehr als denkbar, dass die Finanzämter sich den Einblick bei einer möglichen Kassennachschau weiter erleichtern wollen. 

Die elektronische Registrierkasse deswegen als “Kontrollinstrument” der Steuerbehörde zu betrachten, ist daher aus Unternehmersicht nachvollziehbar – aber nicht zutreffend. Denn ein digitales Kassensystem vermindert nicht nur den Zeitaufwand rund um Buchhaltung und Co.

Welche Vorteile die elektronische Kasse bietet und welche rechtlichen Grundlagen jedes Kassensystem erfüllen muss? In diesem Beitrag findest Du alle Antworten auf diese Fragen.

Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Kassenführung 

Eine effiziente, rechtskonforme Kassenführung ist notwendige Voraussetzung für ein florierendes Geschäft und zugleich zwingende Grundlage für ein entspanntes Verhältnis zum hiesigen Finanzamt. Was aber heißt ordnungsgemäße Kassenführung überhaupt? Es gilt: 

1. Daten der Registrierkasse müssen jederzeit zu lesen und abzurufen sein.
2. Unternehmensrelevante Unterlagen müssen nach Aufbewahrungspflicht 10 Jahre aufbewahrt werden.
3. Alle Geschäftsvorfälle, d.h. alle Transaktionen, müssen in Form von Belegen gemäß der Einzelaufzeichnungspflicht aufgezeichnet werden.

Und das war auch schon alles? Leider nein. Dein Kassensystem muss auch die “Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen  und Unterlagen  in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” erfüllen,  kurzum: die GoBD.

Wie gesagt: Eine Pflicht, auf elektronische oder digitale Kassen umzusteigen, gibt es derzeit in Deutschland nicht. Dennoch bedeuten offene Ladenkassen mehr Aufwand und weniger Rechtssicherheit als digitale Kassensysteme, die viele Anforderungen automatisch erfüllen.

Mühsam, händisch, aufwendig: Offene Ladenkassen

Offene Ladenkassen erfüllen für viele Unternehmer:innen das Bedürfnis nach Freiheit. Doch was sich ein klein bisschen weniger "kontrollierbar" anfühlt, bringt viel Arbeit mit sich, die Zeit kostet: Wer eine offene Ladenkasse führt,

• muss Bons händisch ausstellen.
• muss jeden Tag ein manuelles Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren.
• muss alle Transaktionen im Tagesgeschäft ebenfalls manuell im Kassenbericht erfasst werden
• muss zur Ermittlung der Tageseinnahmen den Kassenendbestand zählen, den Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen sowie Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen.
• muss alle relevanten Unterlagen für die Steuerberatung aufwändig sammeln und sortiert übergeben.
• muss Warenausgänge und Lagerveränderung händisch notieren.

Auch Z-Bons zum Tagesabschluss sind mit einer offenen Ladenkasse mühsam zu erstellen. Ein lückenlos erstellter Z-Bon enthält:

• Name des Kasseninhabers (also des Geschäfts oder Unternehmens)
• Tagesdatum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons
• Fortlaufende Z-Bon-Nummer, diese wird automatisch vom Kassensystem vergeben
• Tägliche Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuer-Satz
• Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen
• Cash oder Card-Zahlungsverkehr
• Am Ende des Tages muss die Kasse immer auf Null gesetzt werden

Bei so viel Papierkram und Rechnerei sind menschliche Irrtümer vorprogrammiert, doch bei Unstimmigkeiten droht hier schnell eine Nachschätzung durch das Finanzamt.

Einfach rechtskonform arbeiten: Elektronische Registrierkassen

Ein rechtskonformes, elektronisches Kassensystem wie von ready2order erfüllt alle Ansprüche des Finanzamts automatisch – kein Papierkram, kein Spielraum für Irrtümer:

• Zukunftssicherheit: Die letzten Jahre haben frischen Wind in elektronische Aufzeichnungssysteme gebracht. Auch wenn die KassenSichV keiner expliziten Registrierkassenpflicht entspricht, deutet vieles darauf hin, dass die Zukunft von elektronischen Kassensystemen dominiert wird. Je früher Du also umsteigst, desto besser bist Du auf weitere Neuerungen vorbereitet und schon gut mit Deinem elektronischen Kassensystem vertraut.
• Rechtssicherheit: Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst Du außerdem Planungs- und Rechtssicherheit. Als Inhaber:in eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) musst Du nicht mehr beweisen, dass Deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass Deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst Du sämtliche Deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern.
• Arbeitserleichterung: Mit dem neuen Datenstandard DSFinV-K lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Die Bereitstellung von konformen Daten ist nun also um einiges einfacher für Dich und nicht mehr mit Arbeit verbunden.
• Mehr Umsatzmöglichkeiten: Moderne Kassensysteme sind nicht nur auf Barzahlung vorbereitet, sondern punkten mit diversen Zahlungsarten wie Kartenzahlung, NFC, GooglePay oder ApplePay.

Pflicht oder nicht: Wenn Du Dir jetzt also eine elektronische Registrierkasse anschaffst, bist Du mitsamt Deinem Team längst eingearbeitet und kannst alle Formalia mit einem Fingerschnippen abhaken, wenn die Registrierkassenpflicht kommen sollte.