Selbstständig: Was Du über Steuern wissen musst

Jede natürliche Person, die mit einer Tätigkeit Gewinne erzielt, muss Steuern an den Staat entrichten. In diesem Betrag haben wir für Dich zusammengestellt, welche Steuern Du als Unternehmer zahlen musst. 

• Einkommensteuer (für Kapitalgesellschaften: Körperschaftsteuer und Kapitalertragsteuer)
• Gewerbesteuer 
• Umsatzsteuer
• Lohnsteuer
• ggf. Reichensteuer
• ggf. Kirchensteuer

Die Einkommensteuer fließt Bund, Ländern und Gemeinden gemeinschaftlich zu, daher gehört sie zu den Gemeinschaftssteuern. Die Erhebung erfolgt auf Basis einer Einkommensteuererklärung.

Wer zahlt Einkommenssteuer? 

Jedes erwirtschaftete Einkommen einer natürlichen Person unterliegt der Einkommensteuer. Die Höhe des Steuersatzes wird abhängig von dem Gewinn berechnet, der innerhalb eines Gewerbes erwirtschaftet wird. Der Steuersatz steigt dabei langsam an je höher das zu versteuernden Einkommens ist.

Hinweis: Die Gesetzgebung sieht einen Grundfreibetrag von 9.000 Euro für Alleinstehende und 18.000 Euro für Verheiratete vor. Alles, was darüber liegt, wird der Einkommensteuer unterworfen. Im ersten Jahr orientiert sich das Finanzamt an Angaben, die Du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angibst.

Wann reiche ich die Steuern ein? 

In der Einkommenssteuererklärung gibst Du alle Deine Einkünfte und Beschäftigungsverhältnisse an. Die Einkommensteuer reichst Du immer bis zum 31. Juli des Folgejahres ein. Das gilt dann, wenn Du die Steuererklärung selbst erledigst. Solltest Du einen Steuerberater beauftragen, hast Du für die Abgabe in der Regel bis zum Februar des übernächsten Jahres Zeit. 

Unser Tipp: Mit dem Steuerberaterzugang von ready2order hat Deine Steuerberatung über Dein Kassensystem direkten Zugriff auf alle nötigen Unterlagen. So sparst Du Dir einen wichtigen Arbeitsschritt.

Was ist die Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine Methode der Gewinnermittlung bei der einfachen Buchhaltung. Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall hier nur auf ein Konto gebucht, d. h. er wird entweder als Einnahme oder als Ausgabe gewertet. Daher wird die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) auch als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bezeichnet.

Als Unternehmer kannst Du die Einnahmenüberschussrechnung selbst mit Hilfe einer Software (zum Beispiel ELSTER) machen oder einen Steuerberater zu Rate ziehen.

Was ist eine Bilanz?

In der Bilanz sind sämtliche Geschäftsvorfälle aufgeführt, die im Laufe eines Jahres in einem Unternehmen anfallen. Sie ist wesentlich komplexer als die EÜR und umfasst neben der Gewinn- und Verlustrechnung auch einen Lagebericht. 

Darin enthalten sind Prognosen, Chancen und Risiken sowie Angaben zur Vermögenslage und Erträgen. Forschungsberichte, Umweltberichte und Zweigniederlassungsberichte gehören ebenfalls dazu sowie Angaben zur eigenen unternehmerischen Sozialverantwortung (Corporate Social Responsibility). 

Zur Bilanzerstellung verpflichtet sind Unternehmen, die auch der doppelten Buchführungspflicht unterliegen. Das sind z. B. Kaufleute, Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit hohem Gewinn und Umsatz, Kapitalgesellschaften, GmbHs, AGs, KGs u. a.

Für die folgenden Gruppen besteht keine Bilanzierungspflicht:

• Kleingewerbetreibende
• Einzelunternehmen mit niedrigem Gewinn und Umsatz
• Personengesellschaften mit niedrigem Gewinn und Umsatz
• Freiberufler

Hinweis: Unternehmen, die freiwillig bilanzieren, dürfen ihren Gewinn nicht über die EÜR ermitteln.

Wann sind die Einkommensteuervorauszahlungen fällig?

Die Vorauszahlungen für das kommende Jahr werden vorab in vier gleich große Raten aufgeteilt, die vierteljährlich zu zahlen sind. Die entrichtete Vorauszahlung wird mit den Angaben der nächsten Steuererklärung abgeglichen und verrechnet.

Hinweis: Prüfe in jedem Quartal, ob die gewählte Vorauszahlung tatsächlich zutrifft. Dafür kannst Du diesen Einkommensteuer-Rechner auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen nutzen. Falls nicht, stelle einen Antrag auf Herabsetzung oder Anpassung bei deinem Finanzamt. 

Körperschaftsteuer: Einkommensteuer für Kapitalgesellschaften

Während natürliche Personen Einkommenssteuer zahlen, wird die Körperschaftssteuer auf juristische Personen d. h. Kapitalgesellschaften wie GmbH, KG etc. angewendet. De Körperschaftsteuer wird mit 15% des zu versteuernden Einkommens berechnet. Einen Freibetrag gibt es nicht.

Kapitalertragsteuer für Kapitalgesellschaften

Kapitalertragssteuern oder Abgeltungssteuern fallen auf Kapitalerträge im Privatvermögen an. Die Abgeltungssteuer ist eine automatisch ans Finanzamt abgeführte Steuer von 25 %, ggf. zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer (§ 32d EstG) 

 Kapitalerträge sind Gewinne aus Geldanlagen. Dazu zählen:

• Zinsen vom Girokonto, Sparbuch
• Wertzuwächse durch den Verkauf von Aktien 
• Dividenden aus Aktien o. ä. 
• Erträge aus Zertifikaten für Fonds oder Rohstoffe

Hinweis: Seit 2009 müssen die Kapitalerträge nicht mehr in der Steuererklärung angegeben werden, wenn die Abgeltungssteuer bereits gezahlt wurde. 

Was ist der Solidaritätszuschlag? 

Der sogenannte “Soli” wurde 1991 eingeführt und ist seit 1995 als feste Abgabe zur Finanzierung der deutschen Einheit etabliert. Seit Januar 2021 ist er für 90% der Lohn- und Einkommensteuer zahlenden abgeschafft. Für weitere 6,5% entfällt er in Teilen. Laut Finanzministerium sind rund 88% aller Gewerbetreibenden vom Soli befreit.

Wer als Single mehr als 73.000 Euro verdient, muss den Soli noch ganz oder teilweise zahlen. Familien mit Kindern müssen ebenfalls einen Teil des Solidaritätszuschlags zahlen, sobald ihr Gesamteinkommen über 151.000 Euro brutto liegt.

Für Kapitaleinkünfte alleinstehender Personen gilt ein Freibetrag von 801 Euro, für Verheiratete beläuft er sich auf 1.602 Euro. Wird dieser Wert überschritten, müssen neben der Abgeltungssteuer von 25% weiterhin 5,5% Solidaritätszuschlag gezahlt werden. 

Die Gewerbesteuer gehört zu den Gemeindesteuern. Sie wird von den Gemeinden auf den Gewinn eines Unternehmens erhoben. Personengesellschaften und Einzelunternehmen erhalten einen bestimmten Freibetrag, der nicht versteuert werden muss. Darüber hinausgehende Gewinne unterliegen der Gewerbesteuer.

Wer zahlt Gewerbesteuer? 

Alle Gewerbetreibenden, die in der Industrie, als Händler, Handwerker sowie als Dienstleister tätig sind, zahlen Gewerbesteuern. Ausgenommen sind nach § 18 Einkommensteuergesetz freie Berufe sowie Tätigkeiten in Betrieben der Forst und Landwirtschaft. Die Gewerbesteuer wirkt ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro. Alles unter diesem Wert wird nicht versteuert. 

Hinweis: Für Kapitalgesellschaften gilt der Freibetrag von 24.500 Euro nicht. 

Gewerbesteuer wird im Rahmen der Jahreserklärung festgesetzt und quartalsweise ausgezahlt. Die Verrechnung erfolgt im Rahmen der Jahressteuererklärung.

Der Gewinn wird zuerst mit der Steuermesszahl von 3,5% und danach mit einem Hebesatz multipliziert. 

Beispiel:

74.500 Euro Jahresgewinn - Freibetrag von 24.500 Euro = 50.000 Euro 

Zu versteuerndes Einkommen x 3,5% x Hebesatz (z.B. 200%, 360%, 500%)

50.000 Euro x 3,5% = 1750 Euro

1750 x 360% = 6300 Euro 

Hinweis: Jede Kommune arbeitet mit eigenen Hebesätzen, welche die Höhe der Gewerbesteuer beeinflussen. Die Gemeinden können also unterschiedlich hohe Gewerbesteuerbeträge von den ansässigen Unternehmen fordern. 

Unternehmen sollten sich daher über die Hebesätze in unterschiedlichen Regionen informieren, um möglicherweise Geld zu sparen (oft sind sie in ländlichen Regionen weitaus niedriger als in Städten). Mögliche Mehrkosten durch längere Transportwege sollten Unternehmer in ihrer Rechnung dabei ebenfalls berücksichtigen.  

Private Verbraucher und Unternehmen werden bei dem Erwerb von Gütern und Leistungen mit der Umsatzsteuer belastet. Sie greift bei sämtlichen Lieferungen, die ein Unternehmer im Inland ausführt. 

Wer zahlt Umsatzsteuern? 

Alle Unternehmen, deren jährlicher Umsatz über 22.000 Euro liegt, zahlen Umsatzsteuern. Der allgemeine Steuersatz beträgt 19%, der ermäßigte Satz liegt bei 7%. 

Kleinunternehmen, sowie Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten und Hebammen sind ausgenommen. Sobald der Umsatz eines Unternehmens geringer ausfällt, ist es ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit. 

Hinweis: Auf Deinen Rechnungen musst Du als Kleinunternehmer darauf hinweisen, dass Du von der Umsatzsteuer befreit bist. Umsatzsteuerpflichtige müssen die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.

Wann reiche ich die Umsatzsteuervoranmeldung ein?

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen in der Regel zum Zehnten des Folgemonats angemeldet und bezahlt werden. Durch eine Dauerfristverlängerung lässt sich die Zahlung um einen Monat verschieben, was für Unternehmer eine Entlastung sein kann. 

Hinweis: Für unternehmensbezogene Einkäufe zahlst Du Vorsteuer. Achte darauf, dass diese auf den Rechnungen, die Du bezahlen musst, als Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Diese Vorsteuer kannst Du später mit der Umsatzsteuer verrechnen, die Du an das Finanzamt abführen müssen.

Wenn Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst und keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst, hast Du jedoch keinen Anspruch auf Verrechnung mit Vorsteuer.

Umsatzsteuer für Kapitalgesellschaften

Für Kapitalgesellschaften gelten für die Umsatzsteuer ein Freibetrag von 22.000 Euro Umsatz sowie die gleichen Steuersätze wie für Einzelunternehmen.

Was bedeuten Ist-Versteuerung und Soll-Besteuerung? 

Bei der Soll-Besteuerung wird nach „vereinbarten Entgelten“ besteuert. Es handelt sich daher um eine Vorleistung: Du führst die Umsatzsteuer ab, noch bevor Deine Kunden die Rechnungen bezahlt haben. 

Bei der sogenannten "Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten" bzw. Ist-Versteuerung leitest Du die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt weiter, wenn das Geld auf Deinem Konto eingegangen ist.

Wie beantrage ich die Ist-Versteuerung? 

Du kannst die Ist-Versteuerung mit einem einfachen Brief beim Finanzamt beantragen. Der Antrag wird genehmigt, wenn

• Dein Gesamtumsatz nicht mehr als 600.000 Euro (seit 2015) beträgt.
• Du von der Buchführungspflicht befreit bist,
• Umsätze aus einer freiberuflichen Tätigkeit erzielst. 

Die Lohnsteuer ist eine Art der Einkommensteuer. Das Geld gelangt dabei nicht erst auf das Konto des Arbeitnehmers, sondern wird vom Arbeitgeber direkt an das Finanzamt abgeführt. 

Wer zahlt Lohnsteuern? 

Arbeitgeber und Geschäftsführer, die sich selbst ein Gehalt auszahlen, zahlen Lohnsteuern. Selbstständige müssen die Einkommensteuer auf Basis des Ertrags der selbstständigen Tätigkeit abführen.  

Welche Lohnsteuerklassen gibt es in Deutschland?

Mitarbeiter müssen Dich über ihre Lohnsteuerklassen informieren, damit Du die Lohnsteuer korrekt an das Finanzamt abführen kannst. 

Hinweis: Die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung erfolgt auf einem amtlich vorgeschriebenen Formular in elektronischer Form. Nutze dafür das ELSTER-Portal.

Was ist eine Nullmeldung? 

Falls innerhalb eines Monats keine Arbeit für einen bestimmten Mitarbeiter anfällt, musst Du zwar keine Lohnsteuer abführen, aber Du musst dies dem Finanzamt melden. Hierbei handelt es sich um die sogenannte Nullmeldung.

Pauschalierungsregelung

Für Aushilfskräfte oder Teilzeitkräfte kannst Du eine pauschale Lohnsteuer anmelden. 

Hinweis: Für den Fall, dass Du ausschließlich Minijobber beschäftigst, die einheitlich mit 2% besteuert werden, kannst Du eine Ausnahmeregelung nutzen. In diesem Fall brauchst Du keine monatliche Lohnsteueranmeldung einreichen. 

Unternehmer mit besonders hohen Verdiensten zahlen Reichensteuern. Ab einem Einkommen von 250.731 Euro wird ein Aufschlag von 3% auf den Spitzensteuersatz von 42% gerechnet. Bei Eheleuten gilt ein Betrag von 501.468 Euro jährlich. Seit 2007 steht die Reichensteuer im Steuergesetz.