Zeit sparen: So hilft Dir Dein Kassensystem dabei

Ein Unternehmen bringt viel Arbeit mit sich – aber einiges kannst Du Dir mithilfe einer elektronischen Registrierkasse erleichtern. Wir haben fünf Aufgaben zusammengestellt, die Dir ein modernes Kassensystem abnehmen kann. 

Eine elektronische Kasse wie das System von ready2order erstellt Dir am Ende des Arbeitstages vollautomatisch den Kassenabschlussbeleg (Z-Bon) auf dem alle Tagesumsätze verzeichnet sind. So erhältst Du eine korrekte Datengrundlage, um den tatsächlichen Kassenbestand abzugleichen und Fehlbestände einfacher zu identifizieren. Dabei hilft Dir auch die Benutzerstatistik: Sie zeigt, wer am betreffenden Tag mit der Kasse gearbeitet und welche Buchung vorgenommen hat.

Laut gesetzlicher Vorgabe muss jedes Unternehmen, das der Bilanzierungspflicht unterliegt oder freiwillig bilanziert, ein Kassenbuch führen. Bons digital oder analog sammeln, Kassenberichte handschriftlich oder per Excel führen – das klingt nicht nur kompliziert, sondern macht auch viel Arbeit. Und kann bei nachträglichen Korrekturen aufgrund von Stornos oder Fehlbuchungen auch unangenehme Nachfragen vom Finanzamt nach sich ziehen.

Ein elektronisches Kassenbuch, wie z.B. von ready2order angeboten, kümmert sich dagegen automatisch und finanzamtkonform um den Papierkram – und das ganz nebenbei, während Du Dein Tagesgeschäft abwickelst:

• Verbucht alle Barbewegungen automatisch und korrekt
• Immer 100% entsprechend gesetzlicher Anforderungen 
• Zeigt getrennte Mehrwertsteuer-Positionen
• Macht den aktuellen Kassenstand jederzeit abrufbar

So erledigst Du die Buchführung ohne Mehraufwand – immer finanzamtkonform, immer sicher, immer zuverlässig.

Ein elektronisches Kassensystem bereitet Deine Kassendaten gleich für die Weiterleitung auf. Statt also einmal monatlich mit Deinen gesammelten Z-Bons und sonstigen Unterlagen zur Steuerberatung zu fahren, kannst Du Deine Buchführung ganz einfach per Klick weiterleiten. Mit einem professionell aufbereiteten Datenexport im kompatiblen Dateiformat sparst Du so Zeit, Benzinkosten und jede Menge Nerven. 

Viele Kassensysteme bieten auch die Funktion Warenwirtschaft an. Hier kannst Du nicht nur Produktlisten importieren. Du kannst außerdem Soll- und Ist-Bestände abgleichen, was Dir eine gute Grundlage für die regelmäßige Inventur zur Verfügung steht. Außerdem kannst Du eine Alarmfunktion einstellen, die Dich automatisch benachrichtigt, wenn Deine Bestände eine voreingestellte Zahl unterschreiten. So entfällt die altmodische Bestandsüberwachung per Kärtchen – und Du kannst Dich gleich dem nächsten Kunden widmen.

Zudem kannst Du Dir ohne Mehraufwand Bestseller- und Ladenhüter-Listen ausdrucken lassen, um Deinen Lagerbestand zu optimieren.

Um optimal auf eine Kassennachschau vorbereitet zu sein, stellst Du am besten alle benötigten Unterlagen in einem gut sortierten Ordner mit Inhaltsverzeichnis oder auf einem ebenso gut strukturierten USB-Stick zusammen. Dazu gehören:

• Kaufbeleg Deiner Registrierkasse
• Anmeldung der elektronischen Registrierkasse beim Finanzamt
• Bedienungsanleitung bzw. Benutzerhandbuch
• Programmbeschreibung und Programmrichtlinien
• Programmieranleitung
• Datenerfassungsprotokolle über Programmänderungen (Protokolle zu Einrichtung, Freigabe, Fehlern und Änderungen)
• Verfahrensdokumentation
• bei mehreren Registrierkassen: eindeutige Identifizierung und Zuordnung
• Kontaktdaten der befugten Ansprechpersonen in Deinem Betrieb
• Kontaktdaten Deiner Steuerberatung
• Kontaktdaten Deines Kassenaufstellers.

Viele dieser Unterlagen kannst Du mithilfe der Verwaltungsoberfläche Deiner elektronischen Registrierkasse einfach ausdrucken oder erhältst sie sogar direkt vom Kassenhersteller. Bei einer offiziellen Kassenprüfung hast Du somit alles korrekt zur Hand.

Eine korrekt installierte elektronische Kasse ist außerdem mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet, die jeden Deiner Bons automatisch wie gesetzlichen vorgeschrieben signiert: So brauchst Du auch keine anonymen Testkäufe der Prüfer:innen zu fürchten.

Eine elektronische Kasse ist die gute Seele Deines Unternehmens: Unauffällig, aber zuverlässig sorgt sie im Hintergrund dafür, dass einfach alles reibungslos läuft. Unsere Gastro-Kasse bringt außerdem ein weiteres wichtiges Feature mit: Warum Funkbonieren einfach besser funktioniert, erfährst Du im entsprechenden Blogbeitrag.

So kannst Du Dich auf das konzentrieren, was Dir bei der Arbeit wirklich Spaß macht.