Café eröffnen: 10 Schritte zur erfolgreichen Gründung

Das Konzept entscheidet, ob ein neues Café erfolgreich wird: Wir haben die wichtigsten Voraussetzungen, Wissen und Tipps für den Start in die Selbstständigkeit zusammengefasst, die Du vor der Eröffnung Deines eigenen Cafés beachten solltest.

Am Anfang steht die Vision:

Wenn Du erfolgreich eine Firma gründen möchtest, benötigst Du mehr als Kaffee und Kuchen. Für die Existenzgründung braucht es ein stimmiges Konzept. Bei Dir sollen die Kunden etwas bekommen, was Dich von möglichen Mitbewerbern deutlich abhebt – sei es eine besondere Speisekarte, eine besondere Atmosphäre, eine einzigartige Einrichtung, spezieller Service oder etwas anderes, was Dein Café auszeichnet.

Dafür musst Du nicht alles anders machen. Auch bereits bestehende, erfolgreiche Cafés können als Inspirationsquellen dienen. Konzentriere Dich dabei stets auf Deine Stärken. So kannst Du mit vollem Engagement und Motivation starten.

Zu wem passt Dein Angebot? Zielst Du eher auf Laufkundschaft oder Stammgäste ab? Sind es Studierende und Schüler, Familien oder Gäste mit gehobenen Ansprüchen? Haben sie die finanziellen Mittel, um Dein Café zu besuchen?

Gerade am Anfang ist es eine gute Idee, zunächst auf eine bestimmte Kundschaft oder eine Marktnische zu setzen. So kannst Du Dich mit einem guten Alleinstellungsmerkmal (USP) leichter von der Konkurrenz abheben und leichter Fuß fassen. Außerdem besteht so die Möglichkeit, gezielte Marketing-Maßnahmen einzusetzen. Später kannst Du Deine Zielgruppe ausweiten oder anpassen.

Wenn Du Deine Zielgruppe definiert hast, überlegst Du Dir im nächsten Schritt, wo diese Gäste zu finden sind. Denn dort musst Du Dein Café ansiedeln.

Wie werden die Leute auf Dein Café aufmerksam? Die ersten Maßnahmen für das klassische Marketing sind:

• Kostenloser Eintrag auf Google Maps
• Eintragung auf Bewertungsplattformen, wie Yelp, Qype oder Foursquare
• Facebookseite mit Deinem aktuellen Angebot
• Kooperationen mit Food- und Stadt-Blogs
• Flyer
• Events und spezielle Veranstaltungen
• Eröffnungs- und Jubiläumsfeier
• Anzeigen in Zeitschriften, Magazinen, Stadtführern usw.
• Gutscheine und Coupons als Maßnahmen im Empfehlungsmarketing
• Rabatte, Sonderaktionen, Treue- und Bonuskarten
• Günstige Start- oder Tages- bzw. Wochen-Angebote
• Werbeartikel oder Merchandise-Produkte
• Teilnahme an Food-Messen und Märkten

Je nachdem wie groß Dein Budget ist, bietet sich hier eine Vielzahl an Möglichkeiten. Auch der Online-Auftritt ist sehr wichtig: Erstelle eine attraktive Website für Dein Café oder vermarkte Dich in den sozialen Netzwerken. Hast Du einmal ein stimmiges Konzept entwickelt, ist es wichtig, die eigenen Vorstellungen auch nachhaltig  mit Leben zu füllen und weiterentwickeln - etwa indem Du daran denkst, Mitarbeitern, Lieferanten oder besonders geschätzten Kunden Weihnachtsgrüße zukommen zu lassen.

Kapitalaufbringung und Kosten stehen ganz oben auf der Planungsliste. Mit welchen Kosten hast Du bei Deiner Café-Eröffnung zu rechnen? Das sind beispielsweise

• Ablöse für die Geschäftseinrichtung fällig
• Kosten für Behörden und Genehmigungen
• Umbau- und Renovierungskosten
• Einrichtung bzw. Betriebsausstattung des Cafés
• Wareneinkauf auf Vorrat
• Laufende Kosten wie Personal, Miete, Strom, Wasser und Instandhaltung

Auch nach der Eröffnung brauchst Du ein finanzielles Polster, da Dein Geschäft in der Regel erst einmal anlaufen muss – während Du gleichzeitig laufende Kosten für Miete/Pacht, Personal und Ware decken musst. Eigenkapital ist hier von Vorteil, doch in vielen Fällen reicht das nicht langfristig aus. Hier kann ein Gründerkredit eine wertvolle Starthilfe sein. sinnvollerweise solltest Du auf jeden Fall ein eigenes Geschäftskonto eröffnen, schon für eine korrekte Buchhaltung. Solltest Du bereits im Voraus planen, mit Angestellten zu arbeiten, solltest Du außerdem beachten, unter welchen Umständen Mindestlohn in der Gastronomie gezahlt werden muss. 

Auch auf langfristige Sicht solltest Du Dir Gedanken über die Finanzierung machen – vor allem, wenn Du bereits eine Expansion, eine Investition oder eine sonstige betriebliche Umstrukturierung bzw. Veränderung planst.

Unser Tipp: Ein Kreditrechner verschafft Dir in wenigen Klicks Überblick über Bedarf, Budget und  Laufzeit einer möglichen Finanzierung.

Nach der Kostenaufstellung kannst Du die Preise für die Produkte festlegen. Wir erklären, wie Preiskalkulation in der Gastronomie funktioniert. Denke hier auch an zusätzliche Einnahmequellen. Beispielsweise kannst Du Produkte wie besondere Kaffeebohnen oder hausgemachte Speisen auch verpackt anbieten.

Gerade in der Gastronomiebranche gibt es viele Vorschriften, Verordnungen und Auflagen, die beachtet werden müssen. Beispiele für nötige Behördengänge sind:

• Genehmigungen
• Gewerbeanmeldung vornehmen und Geschäftskonto eröffnen
• Hygienevorschriften
• Bauvorschriften
• Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
• Rechtsvorschriften (etwa, wer Trinkgeld versteuern muss) 
• Versicherungen (z.B. Berufshaftpflichtversicherung): In diesem Beitrag erfährst Du, welche Gastro-Versicherungen Du abschließen musst und welche empfehlenswert sein können.
• Kassenführung (KassenSichV, TSE etc.)

Unser Tipp: In Gründerkursen kannst Du Dich informieren, was Du alles beachten musst.

Die wichtigsten Dokumente, die Du für eine Café-Eröffnung brauchst, haben wir in dieser Infografik zusammengefasst:

Der Service entscheidet, ob Deine Gäste wiederkommen. Der Fokus bei der Personalauswahl sollte daher auf Kundenorientierung und Freundlichkeit gegenüber den Gästen liegen. Dabei musst Du nicht nur auf ausgebildete Kräfte aus der Dienstleistungsbranche setzen. Auch geeignete Studenten oder Quereinsteiger können eingestellt werden.

Das Allerwichtigste dabei ist, dass Deine Mitarbeiter den Umgang mit Gästen beherrschen. Eigenschaften wie Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Spaß an der Arbeit sind Faktoren, die einen guten Mitarbeiter ausmachen. Außerdem sollte Dein Personal mit dem Angebot Deines Cafés vertraut sein.

Unser Tipp: Denke rechtzeitig daran, Dir eine Registrierkasse oder passende Kassensoftware mit Bondrucker zu besorgen. So hast Du genug Zeit, um Deine Produkte und Verwaltungsdaten für eine korrekte Buchhaltung einzupflegen und auch Deine Mitarbeiter mit der Kasse vertraut zu machen.

Eine gute Vorbereitung und ein überzeugender Businessplan bilden die Grundlage Deines Erfolgs. Dennoch birgt jede Gründung potenzielle Probleme und Risiken. Fehlen etwa betriebswirtschaftlichen Kenntnisse, kann dies zu gravierenden Fehleinschätzungen und bald zu finanziellen Schwierigkeiten führen.

Stell' Dich zudem darauf ein, dass Dein Geschäft Zeit braucht, um richtig ins Rollen zu kommen. Überlege Dir am besten vorab einen Plan, welche Maßnahmen Du treffen kannst, wenn die Eröffnung nicht ideal verläuft. Ausreichende finanzielle Polster und weitere Marketingideen in der Hinterhand tragen dazu bei, dass Du diese Phase überbrücken kannst.

Die Eröffnung eines Cafés setzt eine detaillierte Geschäftsplanung voraus. Nimm Dir daher genügend Zeit und informiere Dich bei anderen Gründern, Deinem Steuerberater oder bei Kursen, die auf Selbständigkeit und Gastronomie-Gründung vorbereiten. Neben den üblichen Rahmenanforderungen und Alltagsaufgaben, kommen mit jedem Schritt neue Herausforderungen auf Dich zu - etwa beim Ausbau Deiner kulinarischen Fähigkeiten oder bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Wichtig bleibt vom ersten bis zum letzten Tag, dass Du Dein Ziel pragmatisch, konzentriert und konsequent verfolgst, dann sollte Deinem Traum vom eigenen Café nichts mehr im Wege stehen.

Weitere Tipps zu Konzept, oder wie Du einen Firmennamen finden kannst und vieles Weitere findest Du auch in unserem Beitrag über starke Gastro-Konzepte und unserem Guide für alle, die ein Restaurant eröffnen wollen.