Die E-Rechnung ist da! Das musst Du wissen

Mit der Verkündung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 war der Weg frei für die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Entsprechend stellt ready2order ab sofort das strukturierte Datenformat “ZUGFeRD” nach der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 bereit. Wir erklären, wie Du die Funktion nutzen kannst und welche Übergangsfristen bzw. Ausnahmen es gibt.

Seit Einführung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 begann die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Als elektronische Rechnung gilt ab sofort nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dabei den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU bzw. der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format, z.B. in Form einer PDF-Datei oder auf Papier, übermittelt werden, fallen unter den neuen Begriff "sonstige Rechnung".

Papierbasierte Rechnungen werden somit immer mehr von digitalen Prozessen abgelöst. Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren dabei von Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz. Doch nicht für jede Transaktion muss eine E-Rechnung ausgestellt werden. Tatsächlich gibt es hier einige wichtige Ausnahmen:

• E-Rechnungen müssen nur für Leistungen zwischen Unternehmen ausgestellt werden (B2B). Der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger müssen zudem im deutschen Inland ansässig sein. Sogenannte B2C-Leistungen, also Rechnungen an Verbraucher, unterliegen dementsprechend nicht der E-Rechnungspflicht.
• Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen, deren Gesamtbetrag unter 250 Euro liegt, sind von der Pflicht ausgenommen. Sie können weiterhin als "sonstige Rechnungen" (also in Papierform oder als PDF) übermittelt werden.

• Bereits im Jahr 2011 wurden elektronische Rechnungen und Papierrechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich gleichgestellt. Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung außerdem dazu verpflichtet, E‑Rechnungen entgegenzunehmen und weiterzuverarbeiten. Und seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller in der Pflicht, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln.

• Seit dem 1. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung – mit oben genannten Einschränkungen und Ausnahmen. Da bei der elektronischen Rechnungsstellung – anders als bisher – keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr nötig ist, müssen Unternehmer nun außerdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Während der Übergangszeit können jedoch weiterhin Papierrechnungen und (mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) andere elektronische Formate wie z.B. PDFs versendet werden. 
• Ab dem 1. Januar 2027 soll der Versand elektronischer Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend werden.
• Ab dem 1. Januar 2028 wird der E-Rechnungsversand auch für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro zur Pflicht.

Wichtig zu wissen: Das genutzte Rechnungsformat kann auch nach Ende der Übergangsfrist individuell zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger festgelegt werden. Voraussetzung ist dabei, dass die richtige und vollständige Verarbeitung der erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein konformes Format möglich ist.

Aus technischer Sicht ist der Begriff E‑Rechnung nicht eindeutig und umgangssprachlich werden sowohl rein bildhafte Darstellungen (also PDFs) als auch strukturierte Datenformate als “E‑Rechnung” bezeichnet. Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU gibt es jedoch eindeutige Unterschiede zwischen den verschiedenen Formaten, die wir nachfolgend kurz zusammenfassen. 

Die Papierrechnung ist das traditionelle Format: Diese bildhaft repräsentierte Rechnung eignet sich nicht für die automatische, elektronische Verarbeitung. Selbst digitalisiert (als Scan oder Foto) liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor, d.h. sie können trotzdem nur manuell oder über zusätzliche Systeme verarbeitet in die Buchführungssoftware übernommen werden.

Eine PDF-Rechnung wird elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen. Die papiergleiche, visuelle Darstellung der Inhalte ist aber trotzdem auch eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung. Sie kann in einer Buchführungssoftware also ebenfalls nur manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) elektronisch weiterverarbeitet werden. Dasselbe gilt für weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx”.

All diese Formate – digital oder analog – sind also keine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Der wesentliche Unterschied zu den vorab beschriebenen Formaten liegt darin, dass die E‑Rechnung eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe und ohne Medienbrüche ermöglicht. Dies ist möglich, weil sie …

• als rein semantisches Datenformat konzipiert ist und damit den direkten Import von Rechnungsdaten in verarbeitende Systeme ermöglicht.
• auf einem XML-Format basiert, das der rein maschinellen Verarbeitung dient. Im Gegensatz zu bildhaften Darstellungen eignet sich dieses Format  (ohne die Verarbeitung in einem Visualisierungsprogramm) nicht für eine menschliche Sichtprüfung.

Aktuell sind in Deutschland die CEN-konformen Formate “ZUGFeRD” und “XRechnung” verbreitet.

In unserem Hilfe-Center findest Du eine Anleitung für die Erstellung von E-Rechnungen im “ZUGFeRD”-Format in Deiner ready2oder-Kasse sowie alle Hinweise, was Du dabei beachten musst.