Kleinunternehmen gründen: So klappt es

Grundsätzlich unterscheidet sich die Gründung von einem Kleinunternehmen kaum von der eines „normalen“ Gewerbes – die Definition richtet sich vielmehr nach Umsatz und Umsatzsteuerregelung. Wir erklären, welche Schritte Du für die Gründung gehen musst, welche Vorteile Du als Kleinunternehmer:in hast und warum ein Kleinunternehmen ein guter Start in die Selbstständigkeit sein kann.

Ein Kleinunternehmen ist keine eigene Rechtsform: Umgangssprachlich ist mit “Kleinunternehmen” oder “Kleingewerbe” meist ein Betrieb mit wenigen Mitarbeiter:innen gemeint, also etwa ein kleiner Laden, ein Online-Shop mit wenigen, vielleicht handgefertigten Produkten oder eine Selbstständigkeit unter Freunden, um eine besondere Dienstleistung anzubieten. Meist wird mit “Kleinunternehmen” auch ein überschaubarer Umsatz mit geringem Risiko und Verwaltungsaufwand verbunden. Das alles kann zutreffen – muss aber nicht so sein.

Kleinunternehmen vs. Kleingewerbe

Kleingewerbe und Kleinunternehmen sind nicht dasselbe – doch werden beide Begriffe oft synonym verwendet.  

• “Kleinunternehmer” ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht. Diese Unternehmen werden nach der sogenannten Kleinunternehmerregelung laut §19 Umsatzsteuergesetz (UStG) behandelt: Dort ist geregelt, dass Kleinunternehmerin:innen mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen und keine Vorsteuer geltend machen dürfen. So entsteht ein deutlich verringerter Verwaltungsaufwand – außerdem ergeben sich Preisvorteile für Privatkunden, die entsprechend auch keine Umsatzsteuer zahlen müssen. 
• Der Begriff “Kleingewerbe” kommt aus dem Handels- und Gewerberecht. Hier dürfen nur max. 60.000 EUR Gewinn bzw. 600.000 EUR Umsatz pro Jahr erwirtschaftet werden. Dafür entfallen die Eintragspflicht in das Handelsregister und die anspruchsvollen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (z.B. genügt die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) anstatt der aufwendigen doppelten) Buchführung).

Kleinunternehmer:innen mit einem Gewerbe sind demnach immer auch Kleingewerbetreibende – Kleingewerbetreibende sind dagegen nur so lange Kleinunternehmer:innen, wie ihr Umsatz unter 35.000 Euro bleibt.

Die beiden „Kleinformate“ sind also nicht dasselbe, haben aber Überschneidungen bei der Nutzung.

Was bedeutet Solopreneurship?

Der Begriff “Solopreneurship” setzt sich aus den Worten “solo” und “Entrepreneur” zusammen und ist quasi eine trendige Version des Einzelunternehmers. Um eine Rechtsform handelt es sich auch hier nicht – allerdings wird hier eine neue, besonders individuell geprägte Gründung fokussiert, die an stark an digitale Möglichkeiten sowie an aktuelle technische und gesellschaftliche Entwicklungen gekoppelt ist.

Als sogenannte Solopreneur:in geht es vor allem um Unabhängigkeit: Die Unternehmensstruktur wird bewusst schlank gehalten: Du arbeitest also ohne Angestellte und idealerweise genügt ein Laptop bzw. der bloße Zugang zum Internet über ein beliebiges Gerät, um Deine Tätigkeit auszuüben. 

Im Gegensatz zum klassischen Freelancing verkaufst Du jedoch nicht Deine Arbeitszeit für fremde Projekte, sondern arbeitest an Deinen eigenen Ideen und Produkten, die in der Regel digital oder technisch umsetzbar sind. Somit bist Du ortsunabhängig im Einsatz – damit ist Solopreneurship z.B. ideal für Weltenbummler:innen oder Influencer:innen.

1. Businessplan schreiben

Nimm Dir hier ausreichend Zeit, denn der Businessplan ist Dein roter Faden bei der Gründung. Hier geht es darum, Deine Geschäftsidee zu konkretisieren, zu prüfen und für mögliche Kreditgeber überzeugend aufzuarbeiten. Dabei kannst Du selbst Deinen Businessplan erstellen, oder mithilfe einer Beratung u.a. folgende Fragen strukturiert beantworten:

• Wer gründet? 
• Was wird angeboten?
• Wie sehen Markt- und Wettbewerbssituation aus?
• Was ist die Zielgruppe?
• Was sind Deine Strategie und Unternehmensziele?
• Wie sehen Unternehmensfinanzierung und Finanzplanung aus?
• Welche Rechtsform wird gewählt?

Als Kleinunternehmer:in kannst Du Deine Rechtsform (fast) frei aussuchen: So kannst Du etwa als Einzelunternehmen starten, mit mehreren Partnern eine GbR oder oHG formieren oder eine GmbH bzw. UG gründen – zu beachten sind die jeweiligen Umsatzregelungen.   

Wichtig: Auch wenn es die gewählte Rechtsform nicht vorschreiben sollte, empfiehlt es sich bei der Gründung mit einem oder mehreren Geschäftspartner:innen, einen Gesellschaftsvertrag abzuschließen.

2. Gewerbe anmelden

Nicht jedes Kleinunternehmen muss angemeldet werden. Eine Gewerbeanmeldung oder einen Gewerbeschein brauchst Du z.B. nicht, wenn Du in einem der folgenden Bereiche tätig bist:

• Freiberuflichkeit
• Land- und Forstwirtschaft sowie Garten- und Weinbau (“Urproduktion”)
• Verwaltung des eigenen Vermögens (z. B. Vermietung oder Verpachtung eigener Gebäude und Grundstücke)
• Fischerei
• Bergbau

Andernfalls erklären wir in diesem Beitrag, wo und wie die Gewerbeanmeldung erfolgt.

3. Anmeldung beim Finanzamt

Im Gegensatz zur Anmeldung beim Gewerbeamt ist die Anmeldung beim Finanzamt verpflichtend: Denn um Rechnungen zu stellen, brauchst Du eine Steuernummer. 

Um diese zu beantragen, füllst Du – z.B. online im ELSTER-Portal – den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. 

Hier musst Du Folgendes beachten, um ein Kleinunternehmen zu gründen:

• Trage in Abschnitt 7.1., Zeile 132 als Summe Deiner geschätzten Umsätze im Jahr der Betriebsöffnung und im Folgejahr einen realistisch geschätzten Betrag von max. 22.000 Euro ein. 
• Bestätige unter Abschnitt 7.3., Zeile 134, dass Du die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllst und dass Du sie in Anspruch nehmen willst. 

Die Kleinunternehmerregelung lohnst sich meist vor allem für Einzelunternehmen oder den Einstieg in die Selbstständigkeit – besonders, wenn Du nur saisonal tätig oder nebenberuflich selbstständig bist und entsprechend niedrige Umsätze erzielst. Du als Kleinunternehmer:in hältst Du den Verwaltungsaufwand klein:

• EÜR statt doppelter Buchführung bzw. Bilanzierungspflicht
• Meist formlose Gründung (je nach Rechtsform)
• Keine Umsatzsteuervoranmeldung
• Geringe Investitions- und Betriebskosten
• Geringes Risiko 
• Mögliche Wettbewerbsvorteile

Wettbewerbsvorteile? Ja, denn da Du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen musst, zahlen Deine Kunden einen niedrigeren Preis als bei einem Mitbewerber, der nicht unter die Kleinunternehmerreglung fällt. Die Gründung eines Kleinunternehmens lohnst sich also besonders dann, wenn Du im B2C-Geschäft tätig sein willst – also ein “Business to Customer” führst, bei dem Du Deine Leistungen oder Produkte ausschließlich an Privatkunden verkaufst.

Kleinunternehmen gründen ohne Eigenkapital – geht auch!

Wir haben einige Möglichkeiten zum Gründen ohne Eigenkapital für Dich zusammengestellt: Hier brauchst Du vor allem Disziplin, das richtige Konzept und eine gute Strategie.

Nachdem Du Deine Finanzierung gesichert, Deine Steuernummer und ggf. Deinen Gewerbeschein erhalten hast, kannst Du loslegen! Auf allen Rechnungen musst Du ab sofort angeben, dass für Deinen Betrieb die Kleinunternehmerregelung gilt und Du daher keine Umsatzssteuer ausweist.

Buchhaltung korrekt führen

Wenn Du Produkte oder Leistungen verkaufst, kann Dir Deine Kasse viele der täglichen Aufgaben und auch den dahinterstehenden Papierkram erleichtern. In diesem Beitrag erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.

Als Kleinunternehmer:in brauchst Du zudem keine doppelte Buchhaltung führen – hier genügt die EÜR am Ende des Geschäftsjahres. Außerdem musst auf den von Dir gestellten Rechnungen keine Umsatzsteuer aufführen und keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen.

Dass Du selbst keine Umsatzsteuer verlangst, führt jedoch umgekehrt dazu, dass Du für Deine Aufwendungen ebenfalls keine Umsatzsteuer absetzen darfst. Wenn Du für Dein Unternehmen also einen neuen Laptop kaufst, zahlst Du Umsatzsteuer an den Verkäufer – diese kannst Du aber nur dann in der Steuererklärung geltend machen, wenn Du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

Übrigens: Wer als Kleinunternehmer:in erfolgreich gründen will, dem sei ein Kassensystem ans Herz gelegt. In diesem Beitrag erfährst Du, warum Registrierkasse und Kleingewerbe nicht nur in Sachen Buchhaltung unbedingt zusammengehören.

Umsatzgrenze überschritten – was nun?

Als Kleinunternehmer:in darf Dein Umsatz wachsen – aber nur bis zu einer Umsatzgrenze. Bleibt Dein Jahresumsatz im Jahr 2021 unter der 22.000-Euro-Grenze (zzgl. Steuern), darfst Du auch im nachfolgenden Geschäftsjahr 2022 von der Kleinunternehmerregelung profitieren.

Wenn sich die Prognosen ändern und Dein Unternehmen auf Dauer mehr als 50.000 Euro Umsatz generiert, kannst Du die Sonderregelung nicht mehr beanspruchen und musst zur Regelbesteuerung wechseln. In diesem Fall musst Du das Finanzamt bis zum Ende des laufenden Geschäftsjahres informieren. Wir empfehlen außerdem, eine Steuerberatung in Anspruch zu nehmen.

Wichtig: Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung ist einfach, doch umgekehrt geht es nicht problemlos. Auch wenn Deine Umsätze wieder sinken, hast Du eine Wartefrist von fünf Jahren vor Dir, bis eine erneute Anmeldung als Kleinunternehmer:in möglich ist.