5 Tipps für eine geordnete Buchhaltung

Lass uns raten, was Dir am Unternehmer:innen-Dasein am wenigsten gefällt: Wetten, dass die Antwort höchstwahrscheinlich “Papierkram…!” lautet? Dann haben wir eine gute und eine schlechte Nachricht für Dich: Du kommst nicht drum rum – aber mit ein paar kleinen Tricks machst Du Dir das Leben deutlich leichter. Wir verraten, wie Du für Monatsabschluss & Co. eine effiziente Routine entwickeln kannst.

Wenn sämtliche Belege für Einnahmen und Ausgaben vorliegen, ist der Monatsabschluss mit etwas Übung schnell gemacht. Der erste Schritt hin zur geordneten Buchhaltung ist also, sämtliche Rechnungen, Quittungen oder Bons an einem festen Ort aufzubewahren. Dieser Ort kann ein Karton, eine Mappe oder ein digitaler Ordner sein – oder alles davon. Hauptsache, Du sammelst im täglichen Betriebsablauf ohne zusätzliches Nachdenken alle Unterlagen, die später für die Buchhaltung wichtig sind.

Es gelingt Dir, alle Dokumente zu sammeln? Super. Dann kannst Du im zweiten Schritt eine verfeinerte Ablageroutine entwickeln: Ordne die Belege gleich nach Umsatz bzw. Art der Ausgabe zu. Statt also Taxiquittungen, Materialrechnungen und Verkaufsbons in einen großen Karton zu packen, bekommt jede Belegart ihren eigenen Platz – z.B. mithilfe von Fächermappen, stapelbaren Ablagekörben oder verschiedenfarbigen Kisten. 

Ob Mappe, Kiste oder Ablage: Probiere aus, was an welcher Stelle für Dich am besten funktioniert. Hauptsache, Du hast am Tages-, Monats- oder Jahresende alles schnell und übersichtlich griffbereit.

Wer die Buchhaltung immer erst auf den letzten Drücker macht – nach dem Motto: “Hilfe, morgen muss ich die Steuererklärung fürs letzte Jahr abgeben!” –, setzt sich selbst unnötig unter Druck: Denn im Hinterkopf ist der panische Gedanke an die lästigen Pflichten trotzdem immer dabei. Außerdem verbaust Du so den Weitblick in finanziellen Fragen: Etwaige Nachzahlungen an Finanzamt oder Krankenkasse können uneingeplant doppelt unangenehm werden.

Regelmäßig eingeplante, feste Buchhaltungstage steuern Dein Unternehmen wieder in ruhiges Fahrwasser: Empfehlenswert sind hier ein Tag pro Woche für laufende Struktur und ein Tag pro Monat für den Monatsabschluss. Plane diese Termine am besten fest in Deinen Kalender und Arbeitsablauf ein – so gibt es keine Ausreden mehr.

Unsere Buchhaltung ist im Wandel: Immer mehr Unterlagen entstehen in digitaler Form, doch parallel kommen viele andere Dokumente nach wie vor in Papierform dazu. Diese beiden Formen musst Du als Unternehmer:in nun zusammenbringen, ohne den Überblick zu verlieren – eine ziemliche Herausforderung.  

Die Entwicklung geht aber in Richtung digital: Statt elektronisch versendete Rechnungen o.ä. auszudrucken und abzuheften, macht es also mehr Sinn, Deine Papierdokumente einzuscannen und digital abzulegen. 

Wichtig sind dabei zwei Dinge:

• Nutze für die physische und digitale Ablage dieselbe Struktur, damit Du den Überblick behältst und Deine gewohnte Routine verfolgen kannst.
• Bewahre die Papierdokumente auch nach dem Einscannen die vorgeschriebenen zehn Jahre auf.

Hier außerdem noch ein paar Tipps, wie der Übergang ins digitale Zeitalter möglichst reibungslos gelingt:

• Wähle einen festen Zeitpunkt, wann Belege eingescannt und digital einsortiert werden – bei Eingang, jeden Abend, einmal die Woche? 
• Erkundige Dich bei Geschäftspartner:innen (Lieferanten, Bank, Versicherungen, Dienstleister etc.), ob die Kommunikation auf digital umgestellt werden kann.
• Stelle bargeldlose Zahlungen in den Mittelpunkt und versende Rechnungen digital.
• Stelle interne Abläufe um – nutze z.B. statt eines manuell gepflegten Kassenbuchs in Excel-Form eine Kassenbuch-Software wie etwa die von ready2order.

Gerade bei Klein- und Kleinstunternehmern kommt es häufig vor: Hier sind Privat- und Berufsleben oft so eng verknüpft, dass geschäftliche Zahlungen auch ab und zu über das Privatkonto abgewickelt werden. Was auf den ersten Blick manchmal einfach “praktischer und schneller” ist, wirft bei der Buchhaltung jedoch Probleme auf. Denn um Ausgaben korrekt abzurechnen (und ggf. abzusetzen), sind private und geschäftliche Vorgaben eindeutig voneinander zu trennen. 

Dafür ist kein großer Aufwand nötig: Du brauchst lediglich zwei Konten – und musst daran denken, je nach Verwendung die passende Bankverbindung anzugeben. Im geschäftlichen Bereich ist es außerdem sinnvoll,  Buchungen getrennt nach Kreditkarte oder digitalen Zahlungsanbietern auszuführen. 

Wer neu gründet, kann sich mithilfe einer Gründungsberatung u.a. einen Überblick verschaffen, was zur Buchhaltung dazugehört. Auch dauerhafte Unterstützung ist empfehlenswert: Wenn das Papierchaos zu groß scheint oder Du die grundlegende Struktur allein nicht aufbauen kannst, können professionelle Tipps schnell Abhilfe schaffen:  Das so geschaffene System muss dann nur von Dir fortgeführt werden.

Falls Du selbst keine Zeit für einen Buchhaltungstag pro Woche hast (oder der Gedanke daran Dir einfach nur Kopfschmerzen verursacht), solltest Du jemanden ins Boot holen, der dies möglich macht. Den Jahresabschluss kannst Du dann zudem von einer Steuerberatung erledigen lassen – und mithilfe einer Export-Funktion, wie sie z.B. ready2order anbietet, versendest Du alle dafür nötigen Unterlagen per Klick.

Starke Unterstützung, starke Unternehmer 

Klare Strukturen, feste Termine und kompetente Unterstützung – mit diesen Elementen schaffst Du ein solides Fundament. Und keine Sorge: Wenn Du Dir Hilfe holst, ist dies keine Geschäftsunfähigkeit – das Wichtigste ist, dass Deine Buchhaltung erledigt wird und Du Dich auf Dein Geschäft konzentrieren kannst. 

Allerdings solltest Du als Unternehmer:in regelmäßig in Deine Bücher schauen und Dir die Zahlen erklären lassen. So behältst Du den Überblick und “Papierkram…!” wird vom Hindernis zum simplen Bestandteil Deines Geschäftsalltags.

Deine Kasse kann Dir dabei übrigens noch viele weitere Aufgaben erleichtern. Hier erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.